Как правило, представители других организаций и учреждений заранее договариваются о приёме, согласовывая дату и время посещения. Приём должен состояться в строго назначенное время. Если по уважительным причинам руководитель задерживается, то посетителям следует предложить чай, кофе, заинтересовать их презентационными материалами, газетами, журналами и т. п. Время ожидания не должно превышать 10−15 минут.
Для организации приёма представителей сторонних организаций секретарь должен выяснить заранее, какие документы и материалы понадобятся для проведения встречи, и подготовить необходимое количество экземпляров.
Особым образом следует подготовиться к делегации, прибывшей в организацию для проведения переговоров, участия в совещаниях, конференциях и пр. Необходимо выяснять у руководителя даты приезда и отъезда делегации, своевременно разработать программу её пребывания, куда могут входить, помимо собственно совещаний или переговоров, такие мероприятия, как официальный приём в ресторане, культурные мероприятия: посещение театров, музеев, выставок, обзорные экскурсии по городу, выезды на базу отдыха и пр. Для организации приёма гостей формируется рабочая группа из числа сотрудников организации. Как правило, секретарь участвует в работе этой группы.
«При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации. Во время первой встречи сувениры дарит хозяин принимающей стороны. Далее обмен становится обязательным».
Накануне приёма делегации следует проверить подготовку помещения для переговоров, наличие демонстрационного оборудования, достаточного количества столов и стульев, информационных и рекламных материалов, канцелярских принадлежностей и т. д.; закупить напитки и продукты для организации кофе-брейка; обеспечить всех участников делегации визитными карточками и бейджами. Рекомендуется также подготовить именные бейджи.
В течение визита секретарь должен постоянно координировать работу всех служб, обеспечивающих организацию приёма делегации.
В командировочных удостоверениях членов делегации секретарь делает отметку: проставляет даты прибытия и убытия и заверяет их печатью (штампом).
