Закономерности планирования и построения организационных систем

Всякая теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС. Среди них можно выделить следующие:

• 1. Формирование ОС — это многоэтапный процесс.
• 2. Необходимым условием для начала планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённой общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.
• 3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках"старых"ОС. Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий (или ЦКП) и готовятся постановления (или приказы), обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль за реализацией комплекса мероприятий (или ЦКП) осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.
• 4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения"дерева целей", которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого"дерево"как бы"накладывается"на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ.

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.

5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично. Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей (или организаций-исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую (из старой в новую). Последнее обстоятельство требует учёта ущерба, который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из"старой"ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС. Конечно, необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда, однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС, то она становится очевидной.

Оптимальный выбор исполнителей, т. е. состава ОУ, — задача достаточно сложная. С ростом числа потенциально возможных исполнителей (n) количество их сочетаний растёт, как 2ⁿ, поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС, как правило, не представляется возможным. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём. При этом часто допускаются ошибки, снижающие эффективность создаваемой ОС.

Некоторые из этих ошибок исправляет практика, другие же сопровождают всю"жизнь"созданной ОС.

Выбор состава ОУ — длительный процесс, условно разбиваемый на два этапа. На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители, т. е. те, кто своей деятельностью способен (судя по имеющейся информации) оказать заметное влияние на решение проблемы. На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те, которые удовлетворяют определённым требованиям. Для первого и второго этапов нужна информация, которую получают как на основе исследования самой проблемы, так и путём изучения конкретных условий её решения. Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей (кандидатов на включение в состав ОУ) является построение"дерева целей", нижний уровень которого (уровень мероприятий) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей. Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом. Понятие"проблемный объект"используется и другими авторами Лейбкинд А. Р., Руднева Е. В., Рудник Б. Л. Проблемы методологии и разработка комплексных программ. М.: Наука, 2004., правда, в несколько ином смысле.

6. Планирование СУ производится после того, как выбраны границы (состав) ОУ. Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС.

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии:

• 1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ. Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт, туризм и т. д.), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ.
• 2. На второй стадии объект получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс. организационный системный параметрический аналитический
• 3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и собственный СУ.

Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С. Е. Каменицера, В. В. Соломатина, А. А. Модина и др.). Так, по мнению А. А. Модина,"создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств" Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ. М.: Наука, 1997.

Подобным образом высказываются и другие авторы."Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д.). Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным — управляющая система как фактор надстройки" Лагоша Б. А., Маркович В. Г., Дегтярёва Т. Д. Методы и модели совершенствования организационных структур. М.: Наука, 2005.

На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления. Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС.

• 1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности (проблемы).
• 2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в последовательности"проблема — ОУ — СУ", что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ (состава) ОУ, построение (синтез) СУ.
• 3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой — определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй — выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.
• 4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.
• 5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ.
• 6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.