Организация планирования организационных систем

Разработка ОС — сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:

• — специалистов по решаемой проблеме — для постановки и исследования проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;
• — системотехников — для проектирования и внедрения системы;
• — экономистов — для оценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшего варианта её построения;
• — программистов и электронщиков — для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами;
• — специалистов по базам данных и базам знаний — для создания информационной основы системы;
• — юристов — для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.

Формирование комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 — 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС.

Пока ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании. Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.

В разработке системы должны участвовать:

• — организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами);
• — организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);
• — НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ;
• — организации (подразделения), входящие в состав ОУ.

Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:

• 1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.
• 2. Стадия проектирования (планирования). Включает этапы: разработки технического (ТП) и рабочего (РП) проектов или технорабочего (ТРП) проекта.
• 3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.

На этапе НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС. Реализация плана мероприятий должна окупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы.

На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.

На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, техническому, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:

• — основание для создания ОС;
• — постановку и описание решаемой проблемы;
• — результаты проведения НИР;
• — назначение и цель создания ОС;
• — требования к ОС и средствам её обеспечения;
• — мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС;
• — показатели эффективности функционирования системы (источники ожидаемой эффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта) ;
• — стадии создания ОС (перечень стадий, этапов и видов работ, график их выполнения);
• — порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .

На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составу реализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента: общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.

Общесистемная документация должна содержать:

• — пояснительную записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители и сроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристика ОУ и основных проектных решений) ;
• — план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения) ;
• — смету затрат на создание и эксплуатацию системы;
• — расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта) .

В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать: описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т. д.

На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация проекта по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:

• — технологическую схему обработки информации;
• — формы документов и описание маршрутов их движения;
• — инструкции по внесению изменений в информационную базу;
• — перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;
• — инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач;
• — рабочие программы, блок схемы алгоритмов;
• — описания контрольных примеров;
• — описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других технических средств;
• — технологические инструкции по обработке данных;
• — уточнённый расчёт экономической эффективности системы.

Особой частью РП должны явиться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.

Создание ОС требует, как правило:

• — формирования новых организационно-функциональных структур;
• — введения новых документов и документопотоков;
• — формирования новой информационной базы;
• — разработки нового программного обеспечения;
• — установки и обслуживания дополнительных технических средств.

Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии.