Составление описей дел, нарядов и производств

На все завершенные в делопроизводстве Суда дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел, нарядов и производств. На наряды временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Учет их ведется по Сводной номенклатуре, [9].

Описи дел, нарядов, производств составляются отдельно: на дела, наряды и производства постоянного хранения; наряды, производства временного хранения и наряды по личному составу.

Описи дел, нарядов и производств составляются ежегодно работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве отдела хранения по установленной форме и представляются в отдел хранения через год после завершения нарядов в делопроизводстве подразделений Суда.

Описи дел, нарядов и производств составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делом, нарядом и производством в отдел хранения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении Суда.

При составлении описи дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие требования:

• — заголовки дел, нарядов и производств вносятся в опись в соответствии со Сводной номенклатурой;
• — каждое дело, наряд и производство вносится в опись под отдельным порядковым номером; если дело, наряд и производство состоит из нескольких томов, то в опись вносится каждый том под отдельным номером;
• — систематизация документов в описи и порядок присвоения номера описи устанавливаются отделом хранения;
• — графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке;
• — Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, нарядов и производств, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. д.

При заполнении в описи графы «Индекс дела, наряда и производства (тома, части)» указываются регистрационные номера, которые соответствуют индексам в Сводной номенклатуре. Графа «Заголовок дела, наряда и производства (тома, части)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке, без сокращений.

Если в опись включается дело, наряд и производство, состоящее из нескольких томов, то пишется общий заголовок и записываются номера томов; после каждого номера тома излагается его содержание, например: Уголовное дело по обвинению Черенкова В. И. и Макарова Н. И. в хищении предметов, имеющих особую ценность, — ст. 164 УК РФ.

Том 1. Обвинительное заключение.

Том 2. Протокол судебного заседания.

Том 3. Речи государственного обвинителя и защиты.

Том 4. Материалы, приобщенные к делу в ходе судебного следствия, и приговор.

Переписка с Генеральной прокуратурой, Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Российской Федерации по правовым, организационным и другим вопросам.

Том 1. Материалы по координации действий Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Министерства внутренних дел и Министерства юстиции Российской Федерации по борьбе с преступлениями и иными правонарушениями.

Том 2. Материалы по разработке единой системы учета и отчетности о преступности.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел, нарядов и производств (в количестве не более пяти), подлежащие внесению в опись, но по каким-либо причинам не внесенные в нее, могут быть внесены в опись под литерными номерами или в конец годового раздела. Аналогичные изменения вносятся в годовые разделы сводной описи нарядов постоянного хранения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью (в круглых скобках) количество документов, числящихся по описи, а также оговариваются особенности их нумерации в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается руководителем подразделения Суда.

Описи подразделений Суда служат основой для составления годовых разделов сводных описей документов Суда постоянного хранения, а также годовых разделов сводных описей документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.