Учет, хранение и использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий документов Суда их подлинникам в подразделениях Суда используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и другие печати.

Для проставления отметок о регистрации документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы, [2].

Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Суда, производится с разрешения Председателя Суда или первого заместителя Председателя Суда (лиц, их замещающих) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и ГОСТ Р 51 511−2001.

Служебные записки на изготовление печатей и штампов с приложением их образцов (предварительно согласованных с Первым отделом) и с соответствующими решениями по ним вышеуказанных должностных лиц передаются в Хозяйственное управление для исполнения.

Изготовленные печати и штампы и соответствующие документы (решения Руководства Суда на их изготовление, необходимые сертификаты соответствия и накладные) передаются в Первый отдел для их учета в журнале (ПРИЛОЖЕНИЕ П) и последующей выдачи под расписку должностным лицам, ответственным за их использование и сохранность.

Оттиск печати Суда проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с надписью «Междуреченский Городской Суд» в Суде имеют номер, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати.

Управление кадров и государственной службы использует металлическую (выжимную) и малую мастичную печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для удостоверений и специальных пропусков.

Для других подразделений Суда могут изготавливаться простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики).

Судьям и работникам аппарата Суда, допущенным в установленном порядке к государственной тайне, для опечатывания рабочих папок, сейфов (хранилищ) с секретными документами и входных дверей режимных помещений, а также другим работникам аппарата Суда (при необходимости) для опечатывания хранилищ и входных дверей служебных помещений выдаются личные номерные металлические печати.

Лица, ответственные за использование и сохранность печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, назначаются приказом по Суду. Указание об этом содержится в их должностных регламентах.

Проверка наличия печатей и штампов проводится один раз в год комиссией Суда по проверке наличия секретных документов.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны храниться ответственными за их использование и сохранность лицами в опечатывающихся сейфах (железных шкафах). Передача печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации другим лицам запрещается.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут передаваться ответственными за их использование и сохранность лицами (при убытии в отпуск, командировку или при болезни) другим должностным лицам, уполномоченным приказом первого заместителя Председателя Суда на временное исполнение их обязанностей.

Порядок передачи других печатей и штампов ответственными за их использование и сохранность лицами при убытии в отпуск, командировку или болезни определяется руководителем подразделения Суда.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут выдаваться работниками Первого отдела из резерва на основании приказа первого заместителя Председателя Суда судьям Суда при убытии их в служебную командировку для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий решений Суда и других документов, связанных с рассмотрением судебных дел при проведении выездных судебных заседаний, их подлинникам.

В случае утраты печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей или штампов лицо, ответственное за их использование и сохранность, докладывает об этом руководителю подразделения Суда, в котором произошла утрата, и ставит в известность Первый отдел. Руководитель подразделения Суда письменно докладывает об утрате печати или штампа Председателю Суда или первому заместителю Председателя Суда.

В соответствии с их решением при утрате печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проводится служебная проверка, по результатам которой издается приказ по Суду.

При утрате других печатей или штампов в соответствии с решением первого заместителя Председателя Суда утраченная печать (штамп) списывается с книг учета Первого отдела. При необходимости в установленном порядке заказывается новая печать (штамп).

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Первый отдел, где они уничтожаются по акту и списываются с книг учета Первого отдела.

Судьи при выходе в отставку и работники аппарата Суда, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов, при увольнении со службы или назначении на другую должность обязаны сдать их в Первый отдел.