Функции и виды контроля. 
Содержание контроля

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций; контроль как принцип управления; контроль как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений. В данной главе контроль характеризуется как заключительный этап разработки и реализации решения.

Реализация — это наиболее сложный, трудоемкий и длительный этап процесса принятия решений. Поэтому конечный результат его в огромной степени определяется качеством его работы менеджера по организации и контролю выполнения решений.

В современных условиях усложнение хозяйственной деятельности организаций, увеличение их масштабов становится более сложным и одновременно более значимым этап реализации. По мнению многих ученых и практиков, центр тяжести в деятельности руководства организациями постепенно перемещается из сферы выработки решений, в сферу организации и контроля их выполнения.

Выбранный вариант управленческого решения не реализуется автоматически. Для его осуществления менеджер должен выполнить большой комплекс организационно — управленческих действий посредством личного распорядительства.

Содержание этих действий: распределение ресурсов, расстановка исполнителей, определение очередности выполнения отдельных стадий реализации решения, создание эффективных стимулов для исполнителей и т. д.

Этап реализации состоит из следующих крупных стадий:

• а) разработка плана реализации решения;
• б) управление реализацией;
• в) контроль выполнения решений;
• г) оценка результатов реализации;

Каждая стадия состоит из определенного набора организационно — управленческих процедур.

Разработка плана реализации решения.

• а) определения комплекса необходимых работ;
• б) определение необходимого объема ресурсов;
• в) определение состава исполнителей;
• г) распределение работ, ресурсов и исполнителей по объектам, задачам и срокам;

Управление реализацией:

• а) поведение инструктивно — методических мероприятий с исполнениями;
• б) личного распорядительства в ходе выполнения решений;
• в) оказание помощи исполнителя при возникновении трудностей.

Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует о том, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на ситуацию по получении тревожного сигнала, когда судьба решения находится в критической точке. Проблема может оцениваться по критериям, не отражающим действительное состояние дел (например, в строительстве в качестве критерия используется показатель — освоение средств, вместо количества и качества выполненной работы). Причинами отклонений реализации решений могут быть безответственное отношение исполнителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения, но не обходимо на завершающем этапе его реализации.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Контроль — это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализацией принятых управленческих решений.

При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и их отклонение от установленных стандартов; с другой — процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения.

Процесс контроля:

• — установление норм и правил, контрольные точки.
• — создать систему мониторинга.
• — собственный контроль фактическому плану (норме).
• — анализ причины отклонений.

Корректирование мероприятий.

Цель контроля — обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных заданной и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях:

Диагностика состояние дел;

Ориентирование;

Стимулирование;

Корректировка действий;

Распространение передового опыта;

Осуществление авторского надзора;

Педагогическая функция;

Правоохранительная функция.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения. Ориентирующая направлена на указание ориентиров, то есть тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания. Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

Надо иметь виду глубокое заблуждение руководителей, считающих, что, чем чувствительнее санкция за упущение в работе, тем подчиненные лучше будут работать, часто это побуждает к более изощренным формам сокрытия недостатков. Контроль важно нацеливать не на выявление недостатков, но и резервов, на убеждение работников в недооценки и игнорирование потенциальных возможностей.

Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что положение фактически есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя.

Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации? Прежде всего, ему нужно ознакомиться с результатами контроля, сопоставить их с исходным решением, если необходимо — внести коррективы и помочь подчиненным перестроить работу.

Такой подход, возможно, ущемляет честолюбие руководителя, зато он полезен для решения проблемы. Руководитель должен выбрать, что ему дороже: судьба принятого решения, или иллюзорного удовлетворение которые не все задачи одинаково хорошо решают. Передовой опыт изучается по ряду критериев:

Повторяемость успехов в работе, их устойчивость;

Законность методов достижения лучших результатов;

Конкретность условий, в которых методы работы достигают цели, а так же противопоказания, при которых они неприемлемы.

Опыт может переноситься механически. Таким образом, в ходе контроля можно не только проверять, но и рекомендовать более рациональные методы выполнения работы, то есть распространять положительный опыт.

Авторский надзор — одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проверяет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущение, обсуждает, с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

Как говорилось ранее, контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существенных норм права.

Известны различные виды контроля и признаки их квалификации. В качестве последних могут выступить особенности субъекта контроля, характер задач, взаимоотношение субъекта контроля с подконтрольным объектом, используемые методы и техника контроля, и др.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительны контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедится, что работа развивается в правильном направлении. На этом этапе контролируется, как правило, человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль поступающей и исходящей из организации информации — самостоятельная управленческая задача, которой ни один руководитель не вправе пренебрегать.

Текущей контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в соответствии с принятыми решениями. Как правило он осуществляется не посредственно начальником и основан на измерении фактических результатов проделанной работы.

Основным инструментом осуществления контроля является обратная связь, она позволяет установить наметившиеся отклонения в ходе выполнения работ и принять корректирующие решения.

Заключительный контроль заключается после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность не посредственно влиять на вход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведение последующих работ.

Еще одна функция заключительного контроля является его определяющая роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам контроля.

При организации контроля необходимо учитывать следующее:

Выполнение контрольных функций должно поручатся лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, а так же рассмотреть предложения по их устранению;

Работники, осуществляющие контроль, не должны связаны единым материальным интересами с подконтрольным, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

К сожалению, не каждое предприятие или организация имеет четкую систему внутрихозяйственного контроля. Между тем она должна обеспечить организационные, технические и экономические условия, гарантирующие принципиальность контроля. Одновременно контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, он должен включать в себя разнообразные формы и способы самоконтроля.