Ситуационный анализ. 
Контроль как функция управления

Ситуация 1.

Вопросы:

• 1) Соотнесите используемые процедуры контроля с характеристиками эффективного контроля?
• 2) Опишите виды контроля в данной ситуации?
• 3) Насколько эффективен такой вид контроля и почему?

Ответ на вопрос № 1: Данный контроль является стратегически направленным, т.к. он отражает общие приоритеты организации (каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В связи с тем, что существует риск убытков из-за мошенничества различных сотрудников, контроль осуществляется регулярно и жестко). Он ориентирован на результаты (перед организацией стоят следующие задачи: контроль за правильностью оформления документов и их отчетами, пресечь мошенничество в фирме.), соответствие делу (данный контроль измеряет только самые необходимые аспекты деятельности организации: опоздания и прогулы, заполнение бланков, отчеты, охрана коммерческой тайны), своевременность (только что полученные результаты проверяются и устраняются все проблемы и ошибки). Однако мне кажется, что этот способ контроля является не простым и не экономичным, т.к. он занимает огромное количество времени и денег (на видеонаблюдение, бланки, проверки и т. д.).

Ответ на вопрос № 2: Предварительный (осуществляется перед началом работы) — оповещение нанимаемых сотрудников информацией о б условиях работы, о применяемой системе контроля, о порядке отчетности все это также оговаривается в трудовом договоре. Текущий (осуществляется в процессе проведения работы) — каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Итоговый (осуществляется после проведения работ) — Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.

Ответ на вопрос № 3: Мне кажется, что данный контроль является эффективным, хотя и чересчур жестким по отношению к сотрудниками организации. Однако, если учитывать, что при поступлении на работу сотруднику рассказывают о той системе контроля, которая его ждет здесь, можно сделать вывод, что персонал сознательно идет на такую работу. Именно благодаря столь жесткой системе, пресекаются все ошибки, кражи и махинации.

Ситуация 2.

Вопросы:

• 1) Каковы плюсы и минусы представленной системы контроля?
• 2) В чем проявляются взаимосвязи функции контроля с другими функциями управления?
• 3) Является ли представленный контроль эффективным и почему?

Ответ на вопрос № 1: Плюсами данной системы являются: информирование сотрудников о наличии системы контроля, ведем контроль выполнения распорядка дня менеджерами, табель учета рабочего времени, причем, двойной: непосредственно руководителем и службой внутреннего контроля, проводится систематическая инвентаризация. Разрабатываем маркировки товара, принцип, как в аэропорту — металлодетектор. В торговой сети установлены современные многофункциональные кассовые терминалы на базе ПК, они регистрируют все кассовые операции и предотвращают несанкционированные действия кассиров. Минусы: осуществляется видеоконтроль, постоянная мобильная связь с менеджерами и специалистами, контролируем работу с информацией пользователей ПК. Очень жесткий контроль за работой оборудования. На наших объектах пропускной режим. Используются негласные методы контроля и жесткий контроль за пользование информацией, а также за телефонной сетью.

Ответ на вопрос № 2: Благодаря внедренной системе контроля в конце года мы подводим итоги нашей работы. Проведя общее совещание, мы определяемся с дальнейшем направлением развития на следующий год, устанавливаем новые приоритеты (взаимосвязь контроля и планирования, контроля и организации).

Ответ на вопрос № 3: Мне кажется, что да, потому что именно этой системе контроля фирма сумела выстроить современное торговое предприятие, в сети которого успешно работают 13 магазинов, в том числе в круглосуточном режиме. А также в этом году планируется открытие еще двух супермаркетов. Параллельно фирма готовимся к сертификации менеджмента предприятия. Потерь, обусловленных введением контроля, у них нет: сотрудники не чувствуют себя дискомфортно, а фирма тем временем процветает.

Ситуация 3.

Вопросы:

• 1) Какие виды контроля и в чем представлены в этом примере?
• 2) Соответствует ли данный контроль правилам эффективного контроля?
• 3) Какова роль обратной связи в процессе осуществления контроля?

Ответ вопрос № 1: Предварительный контроль (осуществляется перед непосредственной работой) — контроль топ-менеджеров — тщательный анализ информации о кандидате. Принимая людей на такую работу, я уже много знаю о человеке: где он живет, семейное положение, чем занимается, стараюсь лично собрать информацию о нем с предыдущих мест работы. Поэтому, наверное, за все годы у нас не было серьезных происшествий и многие менеджеры работают у нас довольно долго. Текущий контроль (осуществляется в процессе работы) — учет рабочего времени и рационального использования рабочих ресурсов. У меня в компании офис-менеджер фиксирует в специальном журнале приход и уход, командировки, встречи. Финансовый контроль ведется с помощью большого выбора различного современного программного обеспечения, которое позволяет до цента контролировать денежные потоки, склад, документы. Итоговый контроль (проводится по окончанию всех работы) — составляются отчеты о достигнутых целях, освоенных сегментах рынка. Составляются планы и прогнозы на следующий год.

Ответ на вопрос № 2: Я считаю, что данный способ контроля соответствует всем правилам эффективного контроля, а именно простата, гибкость, своевременность, соответствие делу, стратегическая направленность и экономичность, т.к. все затраты на проведение контроля окупаются.

Ответ на вопрос № 3: Благодаря частым совещаниям, на которых мы вместе с моими заместителями обсуждаем не только достижения нашей фирмы, но и обстановку в рабочем коллективе, руководитель может отследить работу сотрудников с точки зрения удовлетворенности. Каждые из руководителей отделом делится тем, как его подчиненные справляются с работой, каковы их жалобы и предложения. После чего мы принимаем корректирующее решение и сглаживаем образовавшиеся проблемы. В конечном итоге мы работаем в тесной взаимосвязи с нашими сотрудниками.