Стратегия оптимизации коммуникационной политики организации

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОПТИМИЗАЦИИ КОММУНИКАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ

Как было описано выше, при разработке коммуникативной политики компании необходимо применять системный подход. В случае налаживания связей внутри рассматриваемого предприятия необходимо применять инструменты, которые раньше не использовались. На основе проведенного анализа и выявленных проблем предлагаем следующую стратегию оптимизации коммуникационного процесса внутри компании.

Таблица 1. «Условия эффективной коммуникации».

Схематически стратегию оптимизации внутренней коммуникации можно представить следующим образом:

Рисунок 5 «Стратегия оптимизации коммуникационной политики».

Рассмотрим предложенное подробнее:

На сегодняшний день в компании имеется несколько программ электронного документооборота. Но имеющуюся систему нельзя назвать эффективной. Ввиду многообразия «выбора» разные сотрудники используют разное программное обеспечение, что в свою очередь создает путаницу. Будет правильнее объединить имеющиеся ПО в одно исчерпывающее. Совместно с новой программой электронного документооборота необходима разработка регламента по взаимодействию, в котором так же будет прописана иерархическая структура передачи информации.

Важную роль для эффективной работы играет своевременное и качественное получение информации. Информации доступной каждому сотруднику, для которого она является необходимой. Наиболее правильное доведение через руководителя среднего звена, т. е. начальника отделения.

Осуществлять коммуникации внутри отделения следует несколькими способами, такими как:

• — личная беседа с сотрудниками;
• — проведение совещаний.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Не стоит упускать из внимания такой способ общения между руководителями организации и рядовыми сотрудниками как внутренние СМИ. Такой вид взаимодействия поможет обратить внимание сотрудников на ключевые задачи и проблемы Общества, оценить работу отделений, выделить отличившихся сотрудников, а каждому рядовому исполнителю почувствовать себя частью большой команды.

Ключевым пунктом налаживания взаимодействия внутри компании является внутренний имидж компании. Доказано, что доверие организации заслуживается через правдивые сообщения о положении дел, т. е. не только положительных тенденций, но и отрицательных. Включение в работу дополнительных неформальных источников распространения информации поможет способствовать созданию благоприятного имиджа.

Так же росту доверия к организации могут способствовать:

• — своевременная и регулярная коммуникация;
• — демонстрация доверия;
• — привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

И наконец — создание электронной базы знаний, является важным нововведением, позволяющим быстрее «включиться» в работу вновь принятым сотрудникам и совершенствовать свои знания постоянным.

Для развития коммуникаций внутри компании также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать следующие социально-психологические умения у сотрудников:

• · поддерживание общения, стимулирование активности сотрудников;
• · психологическая точность определения «точки» завершения общения;
• · максимальное использование социально-психологических характеристик коммуникативной ситуации;
• · формирование и «управление» социально-психологическим настроением сотрудников;
• · преодоление психологических барьеров в общении;
• · отсутствие излишнего напряжения;
• · психологическое «соответствие» собеседнику;
• · мобилизация на достижение поставленной коммуникативной задачи.

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

Во-первых, сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей.

Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

Для решения первой задачи могут быть использованы собрания, совещания, на которых необходимо четко сформулировать суть принимаемого решения и возможные пути достижения поставленной цели. Особое внимание следует уделить гипотетическим проблемам, трудностям и путям их преодоления. Необходимо обеспечить обмен мнениями, с тем, чтобы выявить, насколько усвоены поставленные задачи, а также обнаружить те возможные препятствия и трудности, которые не были учтены при постановке задачи.

Необходимо иметь в виду, что конфликтная ситуация в коллективе может свести на нет все усилия по реализации решения, и потому задача руководителя исключить условия, которые могут привести к возникновению деструктивного конфликта, когда стороны не приходят к общему мнению.

Сознательное сопротивление и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и строгий выговор, и даже увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.

Попробуем структурировать внесенные предложения и далее привести их кратко:

• 1. Внедрение иной программы документооборота, позволяющей наладить горизонтальную коммуникацию и технической возможностью добавления комментария к документам с созданием регламента по взаимодействию;
• 2. Внесение изменений в организационную структуру отделений с включением должности специалиста по документообороту;
• 3. Разработка и распространение ежемесячной внутренней газеты Общества;
• 4. Проведение еженедельных совещаний внутри отделений с целью постановки задач и выявлением проблем;
• 5. Проведение ежеквартальных селекторных совещаний со всеми сотрудниками отделений и филиала с целью постановки правильных задач и целей Общества перед сотрудниками.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри компании должны принести положительный эффект при преодолении коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.