Применение CASE-средств для описания документооборота

Применение CASE-средств для описания документооборота

Цель лабораторной работы

Целью проведения работы является закрепление теоретических знаний по моделированию процессов обработки документов, совершенствование практических навыков использования пакетов UFO-toolkit и BPwin на примере технологической карты прохождения приказа на предприятии.

Задание. Реализовать в инструментальном программном средстве моделирования бизнес-процессов UFO-toolkit рассмотренный выше процесс прохождения договора на предприятии как технологическую карту в виде УФО-модели. Сохранить его в файле с именем вида Фамилия2, где Фамилия совпадает с фамилией студента, выполняющего лабораторную работу.

Ход работы:

Приказ — это правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам: Совершенствования структуры и организации работы предприятия; Планирования; Отчетности; Финансирования; Кредитования; Внешнеэкономической деятельности; Реализации продукции и оказания услуг; Другим вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

Приказы по основной (производственной) деятельности издаются на основании и во исполнение:

Действующего законодательства;

Распорядительных документов вышестоящих органов управления (нормативных документов государственных органов);

В связи с производственной необходимостью;

В инициативном порядке.

Рис. 1. Контекстная диаграмма

приказ распорядительный руководитель.

Подготовка и оформление проекта Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: Подготовкой проекта Приказа и Оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица — Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

Подготовка проекта Приказа.

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа. Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа. Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

Оформление проекта Приказа

Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38−90 /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30−97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ. Ру/).

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции прохождение приказа на предприятии

Рис. 3. Контекстная диаграмма Подготовка проекта приказа

Подписание проекта Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

Согласованием проекта Приказа;

Передачей проекта Приказа в службу ДОУ;

Проверкой правильности оформления проекта Приказа;

Корректировкой проекта Приказа;

Проставлением реквизита «гриф ограничения доступа к документу»;

Подписанием проекта Приказа.

Согласование проекта Приказа. Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с: Руководителями структурных подразделений; Юристом; Главным бухгалтером; Другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита «виза» в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее «на Бланке Приказа»). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа («Замечания прилагаются» рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

Передача проекта Приказа в службу ДОУ. После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права — далее «его заместитель»).

Проверка правильности оформления проекта Приказа. Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию.

Корректировка проекта Приказа.В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

Проставление реквизита «Гриф ограничения доступа к документу». При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит «гриф ограничения доступа к документу».

Подписание проекта Приказа. Приказ подписывает (проставляет реквизит «подпись» на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Рис. 4. Контекстная диаграмма Подписание проекта приказа:

Регистрация Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: Регистрацией Приказа и Проставлением реквизита «Отметка о контроле».

Регистрация Приказа.

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация Приказа — это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов «индекс» и «дата» (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и / или карточках). Приказ регистрируется только один раз — в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы: Индекс и дата; Автор (разработчик); Кто подписал; Заголовок и / или краткое содержание; Приложения; Резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); Расписка исполнителя в получении Приказа; Срок исполнения; Отметка о контроле; Ход исполнения; Отметка об исполнении; Номер дела; Перенос данных на машинный носитель.

Проставление реквизита «Отметка о контроле».

Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит «отметка о контроле» на левом поле Приказа напротив реквизита «заголовок к тексту».

Рис. 5. Контекстная диаграмма Регистрация приказа:

Исполнение и контроль исполнения Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: Размножением Приказа; Заверением размноженных копий Приказа; Рассылкой Приказа (копий) исполнителям; Постановкой Приказа на контроль; Проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; Исполнением Приказа; Проверкой и регулированием исполнения Приказа; Докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; Согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; Изменением сроков и порядка исполнения Приказа; Завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

Рассылка Приказа (копий) исполнителям. Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа).

Постановка Приказа на контроль. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов. Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля — обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями. Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

Исполнение Приказа. Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

Проверка и регулирование исполнения Приказа. Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа — это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календарная дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока — если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

Завершение исполнения Приказа.

Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или в его исполнение составлен другой документ.

Рис. 6. Контекстная диаграмма Исполнение и контроль исполнения Приказа

Перенос исполненного Приказа в дело

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

Возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ;

Записью об исполнении Приказа;

Снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.

Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ.

Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

Запись об исполнении Приказа.

Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и / или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле «краткие сведения об исполнении» реквизита «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и / или карточках).

Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело.

Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и / или карточках). Подшивка Приказа в дело (формирование дел) — это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.