Требования, принципы создания документации системы менеджмента качества в соответствии ГОСТ Р ИСО 9001: 2008

В системах менеджмента качества (СМК) организаций документооборот является неотъемлемой частью. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности в области менеджмента качества.

Требования к документации в системе СМК определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни, идентификации проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов.

С целью эффективного функционирования и независимости от такого субъективного фактора, как личности работника, выполняющего определенные функции, СМК требует определенного уровня документирования, и это значит, что эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. Все элементы, требования и положения, принятые для системы качества должны быть документированы в систематической, понятной форме и должны ограничиваться областью их применения, следуя этой документации можно четко воспроизвести всю деятельность компании [8].

Документирование системы качества, выполненное в систематической и последовательной манере, придает системе качества официальный статус, и должно:

• — предъявлять перечень четких требований к персоналу;
• — облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;
• — распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации;
• — одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;
• — способствовать эффективным изменениям;
• — обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;
• — облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

Документация СМК — это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы.

Различают: предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований [32].

Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества распространяется на:

• — основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация;
• — вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы;
• — документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения.

Таким образом, выстраивается документация СМК, которую чаще всего представляют в виде пирамиды, состоящей из 4-х уровней (рис. 1.3.1.). Описание процессов и операций позволяет составить основу для документирования системы менеджмента качества.

Рис. 1.3.1. Иерархия документации системы менеджмента качества.

• 1 уровень. Руководство по качеству, которое является общим описанием СМК в соответствии с требованиями внедряемого международного стандарта, и применяемых в ней (СМК) методов планирования, управления, обеспечения и улучшения качества. Выбор структуры РК является решением самой организации. Небольшие организации могут посчитать необходимым, включить обязательные процедуры в состав РК, а для крупных организаций может потребоваться более сложная иерархия документации.
• 2 уровень. Документированные процедуры, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001:2008. Под процедурами следует понимать документы, устанавливающие способ проведения деятельности или процесса. К таким документам можно отнести карты процессов, стандарты предприятия, инструкции, положения, методики. Написание процедур желательно поручать тем специалистам, которые выполняют эти работы, для получения точных, лаконичных документов. Важно, чтобы процедуры имели своего адресата и отвечали на вопросы: кто, что, когда, каким образом делает, как подтверждается выполнение и фиксируется результат. Для этого нужно разработать документ, определяющий структуру, порядок разработки и выпуска процедур СМК [9].

Требуемые в стандарте обязательные процедуры представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет действия, относящиеся к следующим пунктам стандарта:

• — процедура по управлению документацией;
• — процедура по управлению записями по качеству;
• — процедура по проведению внутренних проверок;
• — процедура по управлению несоответствующей продукцией;
• — процедура по корректирующим действиям;
• — процедура по предупреждающим действиям.
• 3 уровень. Рабочие и контрольные инструкции (рабочие инструкции, инструкции по проведению испытаний, инструкции по эксплуатации оборудования). Данная документация описывает шаг за шагом, как может быть выполнена конкретная простая операция производства, сборка, установка оборудования, поддержание его в рабочем состоянии и т. п.; как может быть проконтролировано качество, какие средства могут быть использованы, какое измерительное оборудование может быть применено.

Так же сюда относят записи. «Запись — документ, отражающий полученные результаты или предоставляющий свидетельства осуществленной деятельности». Определив и «задокументировав» процессы, организация выделяет для себя записи, которые могут быть необходимы для того, чтобы демонстрировать соответствие своих процессов, продукции и СМК. К записям можно отнести отчеты, акты, протоколы, журналы, контрольные листы и пр. Объем необходимой документации и виды ее носителей определяются организацией в зависимости от вида и размеров организации, сложности продукции, требований потребителя, квалифицированного персонала [21].

4 уровень. Нормативная документация и техническая литература.

Данный обширный раздел документации по качеству может быть представлен несколькими подразделами, в том числе:

• 1) Отраслевые/общетехнические нормы и стандарты (организационно-методические); общие технические нормативные; по градостроительству, зданиям, сооружениям; на инженерное оборудование зданий, сооружений и внешние сети; на строительные конструкции и изделия; мобильные здания и сооружения, инвентарь и оснастку; по экономике; справочники, учебники, методики для описания признанных нормативных положений.
• 2) Стандарты, регламентирующие общие требования к качеству. Все работы по обеспечению качества основаны на использовании стандартов Международной организации по стандартизации (ISO), признанных в 1988 году в бывшей СССР в качестве национальных стандартов. В рамках систем управления качеством используют серию международных стандартов ISO 9000 и эквивалентную ей серию EN 29 000.
• 3) Проектно-сметная документация. Управление проектно-сметной документацией включает в себя процедуры по приемке, согласованию и внесению изменений в проектно-сметную документацию.
• 4) Организационно-распорядительная документация. В состав внутренней распорядительной документации входит:
  • — положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  • — приказы и распоряжения, подписанные генеральным директором и уполномоченными им заместителями;
  • — протоколы производственных совещаний, утвержденные генеральным директором и уполномоченными им заместителями;
  • — резолюции на внутренних служебных документах, подписанные генеральным директором и уполномоченными им заместителями;
  • — все входящие документы.

На протяжении всего периода внедрения СМК необходимо проводить доработку документации, начиная от «Руководства по качеству», заканчивая формами бланков для заполнения.

Основное назначение документированной системы качества — предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов.

Основной принцип СМК: нужный документ в нужное время в нужном месте [15].

Согласно стандарту ИСО наличие процедуры по управлению документацией является обязательным требованием и подразумевает: постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение ответственности, выполнение этих действий, проверку результатов на предмет соответствия требованиям, проведение улучшающих действий.

Цель управления документацией — обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

Для того, чтобы документ был управляемым, он должен содержать некоторый объем формальной информации, позволяющей осуществлять такое управление. Эта информация может включать:

• — название документа;
• — номер документа (необязательный элемент, но сопутствует управлению);
• — указание статуса издания и редакции и дату издания или редактирования;
• — подтверждение рассмотрения и утверждения. Наиболее часто для такого подтверждения оригинал документа подписывается соответствующим должностным лицом. Если принят иной способ подтверждения, то это следует указать в документе:
• — нумерация страниц;
• — перечень поправок для идентификации всех редакций;
• — информация о владельце.

Работа по управлению документацией включает: планирование выпуска или изменения документа; разработку и обеспечение адекватности до издания; согласование и утверждение; выпуск и идентификацию; рассылку и обеспечение доступа; усовершенствование; хранение; аннулирование и изъятие.

Логика построения документов [32]:

• — документирование — это всего-навсего отражение процессов;
• — информация упоминается только один раз.

Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано.

Документация должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией. Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Если требования к документации по ИСО выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

При правильном подходе формализация и документирование деятельности могут реально дать организации дополнительные выгоды. Проведение этих мероприятий — обязанность любой организации, планирующей создать СМК, удовлетворяющую требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008 [14].

Таким образом, хотелось бы отметить, что на руководство предприятия ложатся основные обязанности по внедрению, поддержанию и улучшению системы менеджмента качества. Руководитель должен выполнить цикл мероприятий от постановки целей до создания среды для работников, в которой они могли бы быть полностью вовлечены в достижение целей предприятия.

На российском рынке существует множество помех, которые мешают внедрению систем менеджмента качества на предприятиях. В большинстве случаев причиной становится непрофессионализм руководителей, нежелание и непонимание надобности внедрения системы, а также масса других факторов. Чтобы добиться высоких показателей производства, выдержать конкуренцию и быть преуспевающей компанией, нужно внедрять не стандарт, а системы менеджмента качества на основе стандарта и постоянно ее улучшать. Знание основных шагов внедрения СМК и возможных рифов поможет более быстро и эффективно внедрить СМК.

Теоретико-методологические основы системы менеджмента качества служат основой для анализа и оценки системы управления качеством на предприятии ООО «Нефтекамский завод шин ЦМК».