Теоретическая часть. 
Контроль за исполнением документов

Основные принципы организации контроля исполнения документов

Контроль — это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

В процессе контроля исполнения документов можно выделить:

• — контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• — контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления, в небольшой организации — секретариатом или секретарем.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений, решения вопросов и содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

При организации контроля исполнения важно соблюдать основные этапы:

• — постановка документов на контроль;
• — проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• — предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• — снятие документа с контроля;
• — направление исполненного документа в дело;
• — учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• — информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на регистрационно-контрольной карточке, которая заполняется при регистрации. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока исполнения документа. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3−5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа в письменном виде. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены.

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2−3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную карточку также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо, входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами. Руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении, количество исполненных документов в срок, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.