Этапы разработки и принятия управленческих решений в ОГАОУ ДПО ИРО

Процесс принятия решений отражается на всех аспектах управления. Управленческая деятельность в части формирования и реализации решений в ОГАОУ ДПО ИРО состоит из следующих этапов:

• 1. Подготовка управленческого решения
• 2. Определение целей
• 3. Обеспечение процедур принятия и принятие управленческого решения
• 4. Планирование управленческого решения
• 5. Выполнение управленческого решения
• 6. Контроль за выполнением решения

Распределение полномочий при этапах принятия решений.

• 1. Директор — подготовка управленческого решения
• 2. Директор — обеспечение процедур принятия и принятие управленческого решения
• 3. Директор и зам. директора — планирование управленческого решения
• 4. структурные подразделения — выполнение управленческого решения
• 5. Директор — контроль за выполнением решения

Процесс принятия управленческих решений:

1. Подготовка к разработке управленческого решения Получение информации о ситуации Современные технологии принятия управленческих решений, в том числе возможности экспертного оценивания, позволяют при выработке и принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР), учитывать основные аспекты взаимодействия «ситуация — ЛПР» за счет возможности использования качественных и количественных оценок как формализуемых, так и неформализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного характера. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий.

Получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной.

Целесообразной при получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации.

2. Определение целей При принятии важных решений, последствия реализации которых могут сыграть значительную роль, цели, к достижению которых стремится организация, необходимо представлять четко. Разработаны и используются методы формирования деревьев цели, позволяющих определить иерархическую структуру системы целей, и деревьев критериев, позволяющих оценить степень достижения целей.

Четкое определение цели является неотъемлемой составляющей процесса управления. Большое значение имеет определение приоритетности целей, поскольку опыт показывает, что при реальном управлении приходится осуществлять выбор.

Формирование целей организации может осуществляться непосредственно руководителем, а может вырабатываться коллективно советом заместителей директоров.

3. Обеспечение процедур принятия и принятие управленческого решения Для адекватной оценки того или иного аспекта ситуации нередко оказывается целесообразным формирование индексов, или индикаторов, характеризующих состояние ситуации в зависимости от изменения значений факторов, определяющих ее развитие.

Наиболее важным применением методов оценки является сравнительная оценка объектов, представленных на конкурс или тендер; сравнительная оценка при решении вопроса о финансировании проектов, программ, работ; сравнительная оценка альтернативных вариантов решений.

Определение приоритетов играет основополагающую роль при стратегическом планировании, при разработке стратегии и тактики развития предприятия и т. д.

а) Анализ ситуации Имея необходимую информацию о ситуации и зная цели, к достижению которых стремится организация, можно приступать к анализу ситуации. Основной задачей анализа ситуации является выявление факторов, определяющих динамику ее развития.

Чтобы иметь возможность установить динамику развития ситуации под воздействием тех или иных факторов, необходимо перейти к количественным методам, вводя в рассмотрение количественные представления факторов в виде переменных, значения которых могут изменяться в том или ином диапазоне в зависимости от внешних или внутренних воздействий.

Для выявления факторов, определяющих развитие ситуации, могут быть использованы специально разработанные методы, такие, как факторный и корреляционный анализ, многомерное шкалирование и др.

При наличии индексов либо переменных целесообразно также определение пороговых значений, превышение или приближение к которым должно вызывать соответствующие управленческие решения и действия со стороны ЛПР.

б) Диагностика ситуации При анализе ситуации важно выделить ключевые проблемы, на которые необходимо в первую очередь обратить внимание при целенаправленном управлении процессом, а также характер их влияния. В этом и состоит задача диагностики ситуации.

На основании проведенного анализа ситуации определяются наиболее чувствительные моменты, которые могут привести к нежелательному развитию событий, и возникающие в связи с этим проблемы. Решение этих проблем необходимо для предотвращения нежелательного развития ситуации.

Необходимо правильно оценить состояние ситуации принятия решения, характер ее изменения, с тем чтобы были приняты решения и предприняты действия, обеспечивающие достижение желательного состояния ситуации.

Адекватному пониманию ситуации способствует определение:

• · основных возникающих проблем;
• · закономерностей, в соответствии с которыми происходит ее развитие;
• · механизмов, с помощью которых может быть оказано целенаправленное воздействие на ее развитие;
• · ресурсов, необходимых для приведения этих механизмов в действие;
• · активных составляющих ситуации, как внешних, так и внутренних, которые могут оказать существенное, а подчас и решающее воздействие на ее развитие.

Адекватная диагностика ситуации во многом способствует принятию эффективных управленческих решений.

4. Планирование управленческого решения Особую роль при принятии решений играют проблемы, связанные с оценкой ожидаемого развития анализируемых ситуаций, ожидаемых результатов реализации предлагаемых альтернативных вариантов решений.

Не прогнозируя ход развития событий, невозможно управлять. Поскольку при использовании экспертной информации большое значение имеют не только количественные, но и качественные оценки, традиционные методы расчетов прогнозов далеко не всегда могут быть применены.

5. Выполнение управленческого решения Выполнение управленческого решения, управляющих воздействий и т. д. может осуществляться либо непосредственно, либо с помощью специальных экспертных процедур.

Процедуры выполнения управленческого решения могут предусматривать как специальную организацию и проведение экспертиз с использованием методов типа «мозговой атаки», методов Цвикки и т. д., так и создание автоматизированных систем выполнения управленческого решения в сложных, но достаточно структурируемых случаях.

При выполнении управленческих решений должны в полной мере использоваться информация о ситуации принятия решения, результаты анализа и оценки ситуации, результаты ее диагностики и прогноза развития ситуации при различных альтернативных вариантах возможного развития событий.

а) Отбор основных вариантов управленческих воздействий После того как разработаны альтернативные варианты управленческих воздействий, представленные в виде идей, концепций, возможной технологической последовательности действий, возможных способов реализации предлагаемых вариантов решений, должен быть осуществлен их предварительный анализ с целью отсева заведомо нежизнеспособных, неконкурентоспособных вариантов или вариантов, заведомо уступающих другим, также предложенным для рассмотрения.

При отборе основных вариантов управленческих воздействий необходимо учитывать как их достаточно высокую сравнительную оценку, так и отсутствие дублирования, чтобы спектр альтернативных вариантов решений, отобранных для более глубокой проработки, был достаточно полным и в то же время неизбыточным.

Должны учитываться также специфические особенности ситуации, установленные в процессе ее диагностики.

б) Разработка сценариев развития ситуации Одной из основных задач при разработке сценария является определение факторов, характеризующих ситуацию и тенденции ее развития, а также определение альтернативных вариантов динамики их изменения.

Разработка сценариев развития ситуации проводится преимущественно с использованием технологий ситуационного анализа и экспертного оценивания, дающих возможность учитывать и анализировать как количественную, так и качественную информацию.

Следует отметить, что, как правило, приходится рассматривать наиболее вероятные альтернативные варианты ожидаемых изменений ситуации как при наличии управляющих воздействий, так и при их отсутствии.

Анализ нескольких альтернативных вариантов развития ситуации, как правило, оказывается более информативным и способствует выработке более эффективных решений.

в) Экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий Экспертизы по сравнительной оценке альтернативных вариантов управляющих воздействий должны, с одной стороны, дать оценку реализуемости рассматриваемых воздействий и достижения с их помощью поставленных целей, а с другой — позволить проранжировать их с использованием сформированной оценочной системы в соответствии с различным уровнем ожидаемого достижения цели, необходимыми затратами ресурсов и наиболее вероятными сценариями развития ситуации.

6. Контроль за выполнением решения Обеспечение эффективной деятельности организации предполагает непрерывный контроль за ходом реализации принятых планов действий.

Современные управленческие технологии, использующие компьютерное сопровождение, дают возможность одновременно отслеживать ход реализации значительного числа мероприятий в области маркетинга, производства, поставок и т. д.

Непрерывно действующий либо с интервалами, диктуемыми характером запланированных мероприятий, мониторинг позволяет своевременно фиксировать наметившиеся отклонения в ходе реализации плана.

Причиной необходимости корректировки плана может стать и изменившийся прогноз развития ситуации.

Анализ результатов развития ситуации после управленческих воздействий Анализ должен определить:

• · слабые и сильные места принятых решений и планов их реализации;
• · дополнительные возможности и перспективы, открывающиеся в результате происшедших изменений;
• · дополнительные риски, которым может быть подвергнуто достижение намеченных целей.

Эффективный управляющий должен сделать соответствующие выводы и учесть их при принятии последующих решений.

Если результаты анализа заставляют серьезно задуматься о возможном развитии ситуации и возникают сомнения в правильности поставленных целей, то возможно переосмысление и изменение стратегии организации.

• 3. Проблемы информационной системы и перспективы развития
• 3.1 Проблемы ОГАОУ ДПО ИРО и пути их решения

В последнее десятилетие информационно-коммуникационные технологии стали одним из важнейших факторов, влияющих на развитие общества. Их радикальное воздействие касается государственных структур и институтов гражданского общества, экономической и социальной сфер, науки и образования, культуры и образа жизни людей.

Формирование информационного общества, в котором информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные — материальные и энергетические, приводит к необходимости корректировки всех сфер человеческой деятельности, включая и сферу образования. В связи с этим информатизация образования является приоритетным направлением государственной политики в Российской Федерации, что выражается в реализации в настоящее время ряда Федеральных законодательных документов.

Вместе с тем, отсутствие четких и ясных формулировок стратегии в этой области, а также недостаточное взаимодействие всех структурных подразделений в достижении единой цели не позволяет в настоящее время совершить решительный прорыв в широком использовании новых информационных технологий в учебной и административной работе системы образования, создать условия для его эффективного функционирования в открытом информационном обществе.

Эти обстоятельства, а также опыт, полученный при выполнении программ компьютеризации и информатизации, приводят к необходимости разработки новых организационных форм и методов выполнения работ по целенаправленному и эффективному использованию передовых достижений в сфере информационных технологий для повышения эффективности деятельности системы образования в целом.

В ИРО разработана концепция информатизации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом РФ «Об образовании», Федеральными законами «Об информации, информатизации и защите информации» N 24-ФЗ от 20.02.1995, «О связи» N 126-ФЗ от 07.07.2003, «Об участии в международном информационном обмене» N 85-ФЗ от 04.07.1996, «О персональных данных» ФЗ № 152, «О государственной тайне» № 5485−1 от 21−07−1993, а также рядом федеральных и отраслевых программных документов.

Внедрение и развитие информатизации столкнулись с рядом проблем регионального уровня и уровня учреждения. Основными из них являются:

• 1. Отсутствие нормативной правовой базы информатизации системы образования в Иркутской области.
• 2. Отсутствие стандартов построения образовательной информационной системы.
• 3. Отсутствие единого информационного пространства.
• 4. Квалификация части пользователей не соответствует современным требованиям.
• 5. Низкое качество профессиональной подготовки специалистов на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий.
• 6. Инертность мышления ряда сотрудников.
• 7. Отсроченный результат процессов информатизации.

В соответствии с Концепцией информатизации ИРО главная цель информатизации состоит в глобальной рационализации интеллектуальной деятельности за счет использования новых информационных технологий, радикальном повышении эффективности качества подготовки специалистов с новым типом мышления, соответствующим требованиям постиндустриального общества. Эта цель по своей сути является долгосрочной и потому постоянно сохраняет свою актуальность.

Стратегической целью информатизации является создание единого информационного пространства для:

• · Повышения качества образовательных услуг;
• · Повышения профессиональной компетентности руководящих и педагогических работников;
• · Повышения уровня и инновационного потенциала научно — методического обеспечения учебного процесса;
• · Повышения эффективности деятельности ИРО.

На основании вышеперечисленного в ИРО проводятся следующие работы:

• 1. Исследование проблем обеспечения всех видов безопасности обучаемых в условиях использования ИТ и компьютерной техники;
• 2. Разработка автоматизированных систем управления процессами и методического обеспечения (автоматизированные учебники, курсы, практикумы и т. д.);
• 3. Создание методик преподавания в условиях применения АСУ;
• 4. Анализ и Контроль качества с использованием ИТ.
• 3.2 Основные направления ОГАОУ ДПО ИРО
• 1. Направление I. Оснащение средствами информатизации, включающее
• 1.1. Совершенствование организационно — правовой базы информатизации.
• 1.2. Разработка комплекта локальных актов, регулирующих организационно-правовые аспекты взаимодействия ИС с информационными системами других сфер деятельности.
• 1.3. Разработка стандартов построения образовательной информационной системы, включая создание, переработку и хранение информации и знаний, в рамках областной информационной системы, с учетом существующих стандартов.
• 1.4. Наращивание и регулярное обновление материально-технической базы информатизации, в том числе оснащение лицензионным программным обеспечением.
• 1.6. Обеспечение высокопроизводительного устойчивого выхода в Интернет.
• 1.7. Обеспечение возможности интеграции с компьютерными сетями других сфер деятельности (здравоохранение, культура, административное управление, и т. д.) как на уровне средств телекоммуникаций, так и на уровне систем баз данных.
• 2. Направление II. Телекоммуникация (Создание и развитие образовательной сети).
• 2.1. Размещение в сети Интернет информационных и образовательных материалов ИРО в соответствии с сервисами, предоставляемыми оператором образовательного портала Иркутской области.
• 2.2. Создание электронной образовательной библиотеки.
• 2.3. Разработка и внедрение систем управления обучением, инструментальных средств для разработки обучающих программ, систем управления учебным контентом.
• 3. Направление III. Разработка и внедрение информационных систем и технологий.
• 3.1. Развитие и использование информационных технологий дистанционного обучения.
• 3.2. Разработка электронных учебно-методических материалов нового поколения, а также системы контроля качества учебных электронных изданий, порядка их сертификации и регистрации
• 3.3. Повышение эффективности использования электронных образовательных ресурсов в образовании.
• 3.4. Стимулирование научных исследований в области информатизации образования.
• 3.5. Накопление и распространение передового опыта в области применения информационных технологий в образовании и освоение новых методик преподавания дисциплин в соответствии с новыми образовательными стандартами на основе использования возможностей ИКТ.
• 3.6. Развитие информационно-технологической среды для участия общественности в деятельности образовательного учреждения.
• 4. Направление IV. Повышение квалификации и компетентности сотрудников ИРО и системы образования Иркутской области в сфере ИКТ.
• 4.1. Совершенствование системы повышения квалификации специалистов образования, ориентированной на подготовку кадров к работе в информационно-образовательной среде.
• 4.2. Обучение педагогов использованию информационно-коммуникационных технологий в их профессиональной деятельности.
• 4.3. Повышение квалификации и переподготовка учителей информатики с учетом особенностей их деятельности в рамках образовательных информационных систем.
• 4.4. Переподготовка управленческих кадров в целях адаптации их к условиям функционирования, меняющимся в связи с проникновением в них информационно-коммуникационных технологий.
• 4.5. Подготовка специалистов для поддержки и развития ИС: системных и прикладных программистов, специалистов в области компьютерных сетей, информационных систем и систем баз данных.
• 5. Направление V. Управление и контроль (повышение эффективности управления в сфере образования Иркутской области).
• 5.1. Активизация управленческой составляющей в деятельности ИРО.
• 5.1.2. Внедрение АСУ «План и отчетность», «Конкурсы», «Аттестация педработников.

Реализация всех пяти направлений базируется на строгом выполнении нормативно-правовой базы и законодательных актов РФ, в т. ч. регламентирующих информационную безопасность, охраняющих авторские права разработчиков. Итак, основные направления информатизации:

• 1. Информатизация обучения.
• 2. Информатизация управления деятельностью института.

Для эффективного выполнения миссии ОГАОУ ДПО ИРО необходимо:

• · Создать нормативно-правовую базу информационных систем образования.
• · Вывести стандарты построения организационной информационной системы.
• · Создать единое информационное пространство.
• · Повысить квалификацию пользователей ИТ.
• · Повысить качество профессиональной подготовленности специалистов ОГАОУ ДПО ИРО в области ИТ.