Содержание и структура инструкции по делопроизводству

В результате проведенного исследования организации делопроизводства школы-интернат, включившего следующие этапы: изучение типа, отрасли и сферы деятельности учреждения; изучение и анализ локальных документов учреждения; изучение структуры учреждения и организации работы с документами, нами предлагается следующее оформление инструкции по делопроизводству:

Предлагаемая инструкция будет состоять из 6 основных разделов и 10 подразделов, включать приложения, наглядно иллюстрирующие соответствующие разделы инструкции. Разделение текста инструкции следует естественной логике изложения «от общего к частному» и соответствует ГОСТ Р 6.30−2003, который устанавливает разбивку текста на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:

• — сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• — ответственность за ее несоблюдение;
• — подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• — нормативно-методическую базу.

Раздел 2. «Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:

• 2.1. Общие требования к оформлению документов;
• 2.2. Требования к бланкам управленческих документов;
• 2.3. Оформление реквизитов документов;
• 2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:
  • — приказы и распоряжения;
  • — переписка;
  • — акт;
  • — протокол;
  • — докладные и служебные записки.

Подпункты раздела включают следующую информацию:

• — виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• — общие правила подготовки и оформления документов;
• — правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• — порядок изготовления и размножения документов;
• — правила оформления и заверения копий и приложений;
• — порядок использования и хранения бланков;
• — порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:

• — порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• — правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• — основные инстанции движения документов;
• — порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• — порядок учета объема документооборота.

Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:

• — категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• — порядок их постановки на контроль;
• — технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• — обязанности исполнителей;
• — типовые сроки исполнения;
• — порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• — порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:

• 5.1. «Порядок составления и утверждения номенклатуры дел», в котором в свою очередь содержится информация о:
  • — порядке разработки и использования номенклатуры дел;
  • — порядке систематизации и индексации дел.
• 5.2. «Формирование дел» включает информацию о:
  • — правилах хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • — об установлении ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • — правилах формирования в дела отдельных категорий документов;

Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:

• — правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
• — устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• — правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• — порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• — порядок систематизации и индексации дел.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Итак, Инструкция решает много практических задач. В инструкции утверждаются бланки основных документов, очередность оформления различных видов документов и порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку документов. Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации, эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, создаются условия для новых сотрудников, которые благодаря Инструкции смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретном учреждении.

Кроме того, положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, и обязательны для исполнения всеми работниками школы-интерната.