Инвентаризация как неотъемлемая часть бухгалтерского дела

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам используется элемент метода бух. учета — инвентаризация, т. е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета и т. д.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

• 1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• 2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет;
• 3. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• 4. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• 5. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• 6. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
• 7. при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

• 1. проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;
• 2. отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;
• 3. контроль сохранности имущества;
• 4. контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;
• 5. проверка условий и порядка хранения товаров;
• 6. выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;
• 7. проверка соблюдения принципа материальной ответственности и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

• 1. выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли и пр.;
• 2. изменение физических свойств товарно-материальных ценностей.
• 3. стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.;
• 4. кражи, злоупотребления;
• 5. недоверие к материально ответственному лицу;
• 6. проведение ревизий, аудиторских проверок;
• 7. при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;
• 8. по требованию судебно-следственных органов.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

• 1. по объему — полная и частичная;
• 2. по методу проведения — выборочная и сплошная;
• 3. по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т. д.).

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.