Мышление в формате АЗ

В настоящее время многие компании, проводя стратегическое планирование или решая производственные задачи, используют уникальный набор инструментов, которые стали известны как АЗ, потому что в Японии их печатают на одной стороне листа бумаги размера АЗ. АЗ — это формат технических описаний, разработанный для передачи истории непрерывных улучшений в лаконичном, наглядном и стандартизированном виде.

В компании «Тойота» — инициаторе такой интерпретации формата АЗ — на самом деле используют несколько различных типов содержательных документов, которые можно назвать «классическими» формами АЗ: план-проект работ команды, информационный отчет, отчет о решении задач и отчет АЗ о текущем состоянии дел. Большинство используемых компанией «Тойота» форм включают 9 типовых элементов, необходимых для успешного управления проектом:

• 1. Основная тема.
• 2. Постановка задачи.
• 3. Целевая формулировка, определяющая задачи проекта.
• 4. Научная основа процесса (цикл PDCA), то есть метод, применяемый для изучения проблемы.
• 5. Методы системного анализа (5 «почему», диаграмма причин и следствий, формат экспериментов).
• 6. Предлагаемое решение.
• 7. График выполнения.
• 8. Графические иллюстрации, облегчающие восприятие информации.
• 9. Дата и отчетное подразделение или собственник формы указываются внизу формы.

Формат АЗ стимулирует творческое мышление, заставляет менеджеров внимательнее прислушиваться к своей аудитории и излагать материал логично, чтобы в лаконичной и доступной форме зафиксировать все, что необходимо, на 1 странице.

Разработанные компанией «Тойота» документы-одностраничники по большей части основаны на графических изображениях процессов, таких как карты потока ценности, которые сжимают всю информацию в формат наглядного изображения, чтобы ее легче было донести до других людей.

АЗ не только нагляден — формат одностраничника делает его еще и очень мобильным: он позволяет «управлять на ходу». В результате внедрения этого метода менеджеры начинают обсуждать ход выполнения поставленных задач чаще и в непосредственном контакте со своими подчиненными и руководителями. Многие менеджеры пробивают в АЗ отверстия для скоросшивателя и помещают их в специальные блокноты или в папки со спиралью, другие просто складывают АЗ и носят в заднем кармане.

АЗ — это формат, содействующий написанию хорошей технической документации о научных исследованиях и управлении проектами.

Отчет АЗ (отчет формата АЗ) представляет собой инструмент наглядного отображения информации. Отчет был впервые использован в компании «Тойота» как инструмент решения проблем. Задача ставилась — уместить всю необходимую информацию об анализе и решении проблемы на одной стороне листа формата АЗ (11×17 дюймов). Такой размер листа был выбран, потому что это самый большой лист бумаги, который можно было отправить по факсу. Формат отчета оказался удачным, его лаконичность и в то же время информационная насыщенность и наглядность полностью удовлетворяли требования руководителей. В компании убеждены, что в меньшем можно выразить большее. Отчет получил распространение и стал использоваться в различных целях:

• • для представления, анализа и решения проблемы;
• • описания бизнес-процесса;
• • представления бюджета, плана;
• • презентации проекта, работы кайдзен-групп, кружков качества ит. д.

Отчет АЗ воплощает собой процесс принятия решений в компании «Тойота», который опирается на цикл PDCA. То есть в отчете важен не сам формат, а последовательность, логика составления и чтения. Соотношение разделов отчета и этапов цикла приведено в табл. 24.

Таблица 24.

Цикл PDCA в отчете формата АЗ

Отчет создается вместе с самой работой, которую он описывает. И потому работа над отчетом длительная и кропотливая. Обычно отчет претерпевает множество изменений, цель которых — оставить в отчете только самую важную и наглядную информацию. Весь отчет ориентирован на лиц, принимающих решение — руководителей компании, владельцев бизнеса, членов специального комитета.

Отчет АЗ принципиально отличается от других обычных бумажных отчетов и служебных записок. Отчет АЗ подразумевает обсуждения, размышления, показывает, что было сделано и как. Служебная записка, или отчет в классическом понимании, создается обычно с одной целью — получить статус «Согласовано» и подпись руководителя, а потом отправиться в папку и архив. К тому же ограничение по размеру отчета АЗ позволяет быть уверенным в том, что автор оставил только самую важную информацию.

Структуру можно изменять для того, чтобы показать текущий статус или планировать решение проблем по мере их возникновения. На рис. 35 представлен формат АЗ о текущем статусе, который можно использовать для отчета о выполнении хосин (стратегический инструмент управления изменениями в критичных бизнес-процессах).

Однако существуют и опасности. Формат АЗ рассчитан на очень занятых людей, перегруженных бумажной работой и электронными отчетами. Всего один листок бумаги — это прекрасно, и менеджмент начинает настоятельно рекомендовать форму АЗ. Может возникнуть и соперничество, если сотрудники пытаются обойти друг друга, строя впечатляющие графики или втискивая на страницу как можно больше информации. Необходимо помнить, что задача АЗ — понимание важности вопроса в целом; он создается для того, чтобы организация могла решать проблемы и получать результаты.

Рис. 35. Текущий статус АЗ