Функции документа. 
Юридическое делопроизводство

Документы всегда выполняли и выполняют ряд важнейших функций.

Общие функции, присущие всем без исключения документам, следующие.

1. Информационная.

Информационная функция документа определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи. Она присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на ретроспективную.

• (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему).
• 2. Социальная.

Социальная функция присуща всем документам, поскольку они создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.

3. Коммуникативная.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

4. Культурная.

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научнотехнический документ и др.).

К специальным функциям, присущим отдельным разновидностям документов, относятся следующие.

1. Управленческая.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления как на уровне государства, так и на уровне отдельных организаций (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

2. Правовая.

Правовая функция присуща документам, закрепляющим динамику правоотношений, в частности различным договорам, протоколам, законам.

3. Учетная.

Предоставляет количественную характеристику различной информации: производственной, демографической и т. д.

4. Историческая.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Представляется, что такой функцией документ обладает с момента его создания, однако осознается она и становится определяющей лишь с течением времени.

Знание функций документа позволяет:

• • определить подлинную ценность документа;
• • правильно понять роль документированной информации в удовлетворении разнообразных потребностей общества;
• • осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• • определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах и т. д.

Следует подчеркнуть, что документ может выполнять сразу несколько функций, при этом одна из перечисленных будет, как правило, преобладающей.