Совершенствование информационных систем управления в ООО «Командор»

Краткая характеристика предприятия ООО «Командор»

Общество с ограниченной ответственностью «Командор» является частным охранным предприятием. Формой собственности данного предприятия является частная. Учредителями фирмы являются пять физических лиц. Место нахождения: Российская Федерация, г. Магадан, ул. Якутская, 57.

Целями деятельности фирмы является осуществление охранной деятельности как оказание на возмездной основе услуг физическим лицам и юридическим лицам в целях защиты их прав и интересов. Фирма вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещённые законом.

Предметом деятельности фирмы являются:

защита жизни и здоровья граждан охрана имущества собственников транспортировка имущества собственников консультирование и подготовка рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств.

обеспечение правопорядка в местах массовых мероприятий.

Общество состоит из различных подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Большинство подразделений ООО «Командор» занимаются охранной деятельностью.

Все подразделения в такой структуре являются независимыми и если даже происходит кооперация для достижения общих целей, то она происходит на взаимовыгодных условиях.

Высшее руководство ООО «Командор» получает прибыль за счёт жестко установленных процентов от реализации подразделений. Полученные средства идут на заработную плату в подразделения управления и на компенсацию убытков в убыточные подразделения. Кроме того, остаются денежные средства, которые можно пустить на развитие в каком-либо подразделении.

Структурная схема организации несколько отличается от организационной структуры управления за счёт того, что заместители генерального директора по направления могут управлять несколькими подразделениями.

Заместители генерального директора по направлениям совместно с генеральным директором на ежемесячных совещаниях планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже представлена организационная структура управления ООО «Командор».

Термин «организационная структура» сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх — вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.

В самой же организационной структуре не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме того, эти ограничения на структуру организации часто вызывают серьезные и дорогостоящие последствия. Вот только четыре из них:

• — Во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы.
• — Во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом.
• — В-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще.
• — В-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие.

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ООО «Командор»:

• — четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• — четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• — ясно выраженная ответственность;
• — быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки организационной структуры ООО «Командор»:

• — отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
• — в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
• — тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• — малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• — критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;
• — тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
• — перегрузка управленцев верхнего уровня;
• — повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения становятся неконкурентоспособными.

Фирма «Командор» предоставляет следующие услуги:

физическая охрана объектов клиентов.

«тревожные» кнопки физическая охрана граждан сопровождение ценных грузов в пределах России сопровождение ценных грузов в пределах Екатеринбурга.

инкассация Качество услуг, предоставляемых фирмой «Командор» выгодно отличается от качества услуг, предоставляемых другими фирмами: обязательностью исполнителя, высоким уровнем подготовки персонала, высоким уровнем технологий, используемых при оказании охранных услуг и т. д.

В первом квартале 2008 года в фирме работало 16 человек из них: 4 человека — административно-управленческий персонал (генеральный директор, главный бухгалтер, два заместителя), 8 человек — основные рабочие (непосредственно охранники), два бухгалтера, один специалист по кадрам и офис-менеджер (он же диспетчер).

Во втором квартале среднесписочная численность работающих составила: 20 человек из них: 5 человек — административно-управленческий персонал (добавлен ещё один заместитель), 10 человек — основные рабочие (из них 2 не лицензированных), два бухгалтера, один специалист по кадрам, один офис-менеджер и введена ставка диспетчера.

Руководство фирмы предпринимает активные меры для развития фирмы — привлечения новых объектов. Из-за недостатка денежных средств реклама в СМИ практически не используется. В основном информация о фирме распространяется через клиентов, довольных качеством оказанных услуг. Но кроме этого используется наружная реклама — щиты, плакаты, расклеенные по городу листовки и т. д.

Основным моментом создания имиджа фирмы является качество оказываемых услуг. У клиентов, которые доверяли имущество этой фирме, сложилось лишь положительное мнение о фирме и они стремятся добавить к уже оказываемым услугам дополнительные: сигнализации коттеджей, инкассация наличности и т. д.

В данный момент заняты все лицензированные охранники. В любой момент может сложиться ситуация, когда в фирму обратится клиент, требующий лицензированных охранников. Фирма в такой ситуации не сможет удовлетворить потребности клиента, чем значительно снизит оценку со стороны клиента.

Нахождение варианта выхода из продемонстрированной ситуации является очень важным действием. Руководитель должен выбрать единственно правильный вариант для его организации.

Успешное нахождение варианта даст фирме возможность в дальнейшем не иметь проблем с квалифицированными кадрами (не лицензированных охранников на рынке труда очень много).

В рассматриваемой мной фирме есть, как и в любой другой фирме, как плюсы так и минусы.

Основными плюсами являются:

• — высочайшее качество оказываемых услуг
• — предельная точность расчётов
• — вежливость и точность персонала
• — высокая квалификация кадров (лицензии у охранников)

Основные минусы:

• — низкая рентабельность
• — недостаточное количество объектов охраны.