Аудит расчетов с подотчетными лицами

Тема денежных средств и расчётов предприятий с подотчетными лицами, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. Контроль за правильным оформлением денежных средств, их выдачей и движением, находиться под пристальным внимание проверяющих органов, то же можно сказать и про расчеты с подотчетными лицами, а если учесть, что командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, регламентированных законодательством, то интерес проверяющих особо возрастает. Большинство публикаций на эти темы сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах.

Дальнейшей целью моего анализа данной организации являлось проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Был проанализирован период с 1 января по 31 декабря 2007 г. включительно.

Последняя аудиторская проверка проводилась в 2004 году аудиторской организацией.

Целью являеться установление соответствия применяемой методике учета расчетов с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде, для того чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

В ходе аудита расчетов были рассмотрены следующие задачи:

I этап.

• * Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.
• * Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.
• * Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

II этап.

• * Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).
• * Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
• * Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.
• * Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.
• * Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.
• * Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.
• * Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.
• * Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.
• * Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

* Проверка …

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Второй случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи, а при этом возникает следующий момент:

В соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» «(в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Эти недочеты были выявлены по следующим а/о:

В декабре 2007 года Барановой О. В. не были выданы деньги под отчет, она купила хозтовары на сумму 5030,98, на что были возмещены деньги, и отражена данная операция как перерасход денег, притом, что данной суммы выдано не было. Это является нарушением.

Так же, в июне сотрудником Юсупов А. А. было закуплено расходные материалы на сумму 3200, после предоставления авансового отчета, ему были выданы деньги из кассы;

Овчинникова К.В. произвела закупку канцтоваров на собственные деньги на сумму 755 руб.00, после этого отчиталась перед бухгалтерией и ей были возмещены данная сумма.

Так же приказов на разрешение таких действий в организации не обнаружено.

v При анализе правильности разнесения закупленных материалов в бухгалтерском учете, были выявлены следующие недочеты:

В состав расходов предприятия включены суммы по канцтоварам, хозтоварам приобретенным за наличный расчет, без отражения на счете 10 «Материалы», а именно:

А/О Юсуповой А. А. от 15.01.2007 г. на сумму 2971,96

А/О Овчинникова К. В. от 20.10.2007 г. на сумму 3250,10 и т. д.;

А/о № 72 Антонов Ю. П. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т. п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалына счете 08 «Вложение во внеоборотные активы».

Например, согласно, а/о Тищенко В. В., в январе приобретено кабель канал на сумму 220 руб., в учете отражено:

Дт 08 Кт 71, а следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно, а/о № 123 от 15.05.01 приобретено устройство бесперебойного питания «USB» стоимостью 12 450 руб.

В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

v Были выявлены нарушения, связанные с неправомерными действиями сотрудников и принятие этих расходов к учету:

С подотчетных лиц списаны и необоснованно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения затраты по услугам связи за пополнение счета мобильного телефона сотрудников, а именно:

А/О Борисова К. Ю. № 11 от 30.01.2007 г., от 16.02.2007 г., № 24 от 21.02.2007 г. и т. д. в сумме 18 800,00 рублей.

А/О Овчинникова К. В. от 07.04.2007 г., № 65 от 18.04.2007 г. в сумме 3100,00 рублей.

В период проверки проверяющим не представлены документы подтверждающие, что мобильные телефоны приобретались предприятием, или данный вид расчетов включен в расходы организации, а также документы, подтверждающие право использования собственных мобильных телефонов сотрудников в производственных целях не обнаружены.

Отсутствие подтверждающих документов может служить основанием для исключения этих сумм из расходов предприятия принимаемым в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

v Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах, установленных законодательством. Письмом МФ РФ от 6 октября 1992 года № 94 утверждены нормативы для исчисления размеров представительских расходов в год в пределах, утвержденных Советом (Правлением) смет предприятий на отчетный год. Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии оправдательных документов, оформленных в соответствии с вышеуказанным Письмом МФ.

В январе в сумме 1020 руб., по а/о № 57 от 11.02.07 Овчинникова К. В, в сумме 670 руб., а/о № 140 от Юсупов А. А. в сумме 1 956 руб. и др.

На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

v В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

К авансовому отчету Антонов Ю. П. от 18.05.07 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 3735 руб.

В январе согласно авансовому отчету Тищенко В. В. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А. С. куплены комнатные двери на сумму 450 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

Согласно а/о Нестеренко В. В. от 29.07.07 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

v На балансе предприятия не стоит никакого автотранспорта, по словам гл. бухгалтера перевозки осуществляются на личном автотранспорте сотрудника, но никакого договора подтверждающего это не было представлено, в связи с этим:

С подотчетных лиц списаны и неправомерно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения суммы по чекам АЗС, автомойка, тосол, ремонт автомашины и т. п., а именно:

А/О Антонов Ю. П. № 13 от 30.01.2007 г. ГСМ на сумму 3450,08 рублей, № 38 от 17.03.2007 г. на сумму 2700,20 рублей и др.

Так же были оплачены суммы на покупку тормозной жидкости, щетка для стекол, жидкость для стекол.

В период проверки проверяющим не представлены документы, подтверждающие производственную направленность этих затрат. Не было представлено ни договора ни приказа с данным сотрудником о применении личного автотранспорта для целей организации. В связи с отсутствием на балансе предприятия автотранспорта, а также в аренде, может служить основанием для исключения этих сумм из состава расходов предприятия принимаемых в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

v Были рассмотрены документов, являющиеся отчетом о командировках, были выявлены следующие ошибки

С подотчетных лиц списаны и неправомерно включены в состав расходов предприятия для целей налогообложения суммы командировочных расходов без командировочных удостоверений подтверждающих фактическое время пребывания в служебной командировке, а именно:

А/О Тищенко В. В. № 52 от 26.03.2007 г. на сумму 12 370,00 рублей, № 66 от

19.04.2007 г. на сумму 842,40 рублей;

А/О Борисова К. Ю. № 48 от 04.03.2007 г. на сумму 19 912,66 рублей, № 49 от 13.03.2007 г. на сумму 4770,00 рублей.

Отсутствие подтверждающих документов фактического время пребывания в служебной командировке в производственных целях может служить основанием для исключения этих сумм из состава расходов предприятия принимаемых в целях налогообложения и увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также с этих сумм будет удержан налог на доходы физических лиц.

В состав расходов предприятия неправомерно включены суммы НДС, выделенные в товарных чеках и чеках ККМ при приобретении канцтоваров за наличный расчет, выделенные в квитанциях гостиницы за проживание.

Так, например:

А/О Юсуповой А. А. № 3 от 15.01.2007 г. на 3998,89 рублей, в том числе НДС 666,48 рублей, № 27 от 26.02.2007 г. на 807,83 рублей, в том числе НДС 123,23 рублей и т. д.

А/О Нестеренко В. В. № 6 от 22.01.2007 счет гостиницы на 3060,00 рублей, в том числе НДС 466,78 рублей, от 04.03.2007 счет гостиницы на 3060,00 рублей, в том числе НДС 466,78 рублей. Кроме прочего, гостиницей выписаны счета-фактуры, однако в них не указаны адрес и ИНН покупателя.

А/О Овчинникова К. В. № 12 от 30.01.2007 г. счет гостиницы на 1100,00 рублей, в том числе НДС 167,80 рублей, от 04.02.2007 г. счет гостиницы 1100,00 рублей, в том числе НДС 167,80 рублей и т. д.

А/О Борисова К. Ю. № 48 от 04.03.2007 г. на сумму 19 412,66 рублей, в том числе НДС 2961,25 рублей

Данное нарушение привело к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

v На предприятии приобретались подарки для работников, руководителя и другим лицам, не работающим в данной организации на различные праздники.

Например, по а/о № 46 от 26.02.07 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650 руб.

В соответствии с Инструкцией, по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 41 Кт 71 -800 руб. оприходован товар

Дт 90 Кт 41 — 800 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт 90 Кт 68 — 144 руб. начислен НДС (800*18%)

Дт 91 Кт 90 — 800 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия.

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр. 010,020 в форме № 2.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

v Были выявлены неправомерные расчеты с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. до 22.07.2007 этот лимит составлял 60 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У, Письмо ЦБ РФ от 17.07.2006 N 08−17/2540). Расчеты в рамках одного договора по суммам, превышающим установленный размер, необходимо производить в безналичной форме (Письмо УФНС по г. Москве от 21.11.2005 N 09−24/85 819).

По а/о № 84 от 10.04.07 приобретен музыкальный центр стоимостью 152 000 руб. и нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, составляющий в феврале 2006 года 60 000 руб. Это является грубым нарушением расчетов. Такие покупки необходимо производить в безналичной форме.

v Было выявлено такое нарушение как, внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Борисовой К.Ю. были выданы денежные средства на внесения их на оплату другого юридического лица, посредством занесения денежных средств непосредственно на счет поставщика, что является грубым нарушением.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

v В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, что является нарушением.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

v В данной таблице отражены остатки на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. На основании данного можно сделать вывод, что задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам на конец года не иметься.

Таблица 23.

Как видно из данной таблицы, задолженности по расчетам с подотчетными лицами отсутствуют, из чего можно сделать вывод, что за отчетный год счет 71.1 закрыт полностью.