Номенклатура дел бухгалтерии

Функциональное назначение номенклатуры дел.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением бухгалтерии;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 — 5 лет;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т. п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерии, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы; сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерии.

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем :

• 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.
• 2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности :

название вида дела (документы, книга и т. д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т. д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) — например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела — это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02−01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).

Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:

в графе 1 — указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года ;

в графе 2 — указываются заголовки дел;

в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

в графе 4 — указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются:

отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно — постоянного и временного хранения.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.

Наименование организации ЗАО «Романтик».

Наименование структурного подразделения Бухгалтерия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

_________№___________.

На ___2015___ год бухгалтерия номенклатура индекс.

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи Дата Руководитель архива Подпись Расшифровка подписи Дата.

Итоговые сведения переданы в архив.