Бухгалтерские документы. 
Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы

Документом (от лат. dokumentum — «свидетельство, доказательство») в бухгалтерском учете является письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции или доказательства совершения экономических преступлений.

Документирование — это сплошное и непрерывное отражение на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними и ведения текущего бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы можно классифицировать по семи основаниям. документирование информация хозяйственный По назначению:

• 1) распорядительные (доверенность, платежное поручение);
• 2) оправдательные (накладные, платежные требования);
• 3) бухгалтерского оформления (ведомости, справки, расчеты);
• 4) комбинированные (кассовые ордера, авансовые отчеты);

По содержанию операции:

• 1) материальные (приходный ордер);
• 2) денежные (платежное поручение);
• 3) расчетные (счет-фактура).

По порядку отражения операции:

• 1) первичные (чек, кассовый ордер);
• 2) сводные (кассовый отчет);
• 3) разовые (чеки, платежные требования).

По способу охвата операции:

• 1) разовые (чеки, платежные требования);
• 2) накопительные (лимитно-заборная карта и др.).

По количеству учитываемых позиций:

• 1) однострочные (документы, имеющие одну учетную позицию);
• 2) многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

• 1) внешние (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные);
• 2) внутренние (накладные, кассовые ордера);

По степени использования средств механизации:

• 1) заполняемые на машинах полностью или частично (машинно-считываемые документы, дуэаль-карты);
• 2) заполняемые ручным способом (накладная, чек и др.).

Впервые совершенная хозяйственная операция фиксируется в первичных документах. В соответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Те документы, которые отвечают требованиям ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», называются полноценными.

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законодательных требований, он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы делятся на 3 группы:

• 1) неправильно оформленные: без необходимых реквизитов, с лишними реквизитами, с ненадлежащими реквизитами;
• 2) отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться;
• 3) отражающие вымышленные операции.

Подложные документы делятся на 2 вида:

• 1) фальсифицированные (материальный подлог);
• 2) содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог).

Признаки подложных документов:

• 1) несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;
• 2) отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;
• 3) отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;
• 4) отсутствие транспортных документов, свидетельствующих о транспортировке материалов;
• 5) несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;
• 6) наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе.

Значение бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности:

• 1) имеют большое значение при проведении документальных ревизий и проверок по уголовным и гражданским делам;
• 2) бухгалтерские документы в процессе наведения справок оперативными работниками могут быть полезными при решении конкретных задач оперативно-разыскной деятельности и в конечном итоге послужить основанием для возбуждения уголовного дела;
• 3) все виды документов исследуются не только судебно-бухгалтерской экспертизой, но и другими видами экспертиз;
• 4) способствуют установлению истины по уголовному либо гражданскому делу, хозяйственному спору и имеют существенное значение в качестве доказательств, а также в процессе судебного следствия при их оглашении судом.

Бухгалтерские документы — это важный источник сведений о незаконных деяниях в экономической сфере. Они могут применяться в качестве доказательств, поэтому должны обязательно приобщаться сотрудниками правоохранительных органов к делу.

_{До 2013 года организация имеет право использовать свои бланки, если типовых форм не предусмотрено. А с 2013 года такая возможность предоставляется по всем первичным документам, независимо от того, утверждены для них типовые формы или нет. Однако для того, чтобы документ можно было принять к бухгалтерскому учету, в нем должны содержаться обязательные данные, т.н. реквизиты:}

• 1) _{наименование документа;}
• 2) _{дата составления документа;}
• 3) _{наименование экономического субъекта, составившего документ;}
• 4) _{содержание факта хозяйственной жизни;}
• 5) _{величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;}
• 6) _{наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;}
• 7) _{подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.}

_{Реквизиты первичных документов как в 2012, так и в последующих годах, когда вступает в силу новый закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ одинаковы.}

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.