Автоматизация создания резерва на отпуска в типовой конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 8.2»

Механизм, реализованный в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» для автоматизированного учета оценочных обязательств по начислениям резерва на оплату отпусков позволяет ежемесячно рассчитывать величину оценочных обязательств процентом от начисленных работникам сумм и отражать оценочные обязательства в учете. Реализована возможность настраивать учетную политику по формированию оценочных обязательств и резервов для оплаты ежегодных отпусков, вознаграждений за выслугу лет по итогам года и т. д. Учетная политика доступна в форме настройки параметров учета на закладке «Оценочные обязательства».

В случае формирования оценочных обязательств в бухгалтерском учете необходимо указать перечень таких обязательств и размер отчислений на очередной год, кроме того существует дополнительная настройка возможности формирования резервов в налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль. Предоставлена возможность включить в состав расчетной базы оценочного обязательства исчисленные страховые взносы, а также настроить для каждого обязательства свой состав начислений по оплате труда, по результатам которых будет формироваться это обязательство.

Если в учетной политике указать конкретное оценочное обязательство по ежегодным отпускам, тогда начисленные суммы отпусков будут автоматически отражаться в учете в дебет счета 96 по этому оценочному обязательству. Если такое оценочное обязательство не указано, эти суммы будут отражаться в учете так, как задано в виде расчета. Рассмотрим работу описанного механизма на конкретном примере. При формировании учетной политики закладке «Оценочные обязательства» (рисунок 1) укажем нужную организацию (рисунок 2). Затем устанавливаем флаги формирования оценочных обязательств. В налоговом учете для выплаты отпускных резерв можно создавать по усмотрению предприятия. Если резерв не создается, суммы отпускных учитываются в целях налогообложения прибыли как расходы на оплату труда (рисунок 3).

Выбираем «Оценочное обязательство по ежегодным отпускам» и нажимаем кнопку «Добавить» (рисунок 4).

Добавляем новое оценочное обязательство, называем его «Резерв на отпуска» (рисунок 5).

Нажимаем ссылку «Показать расчетную базу». Нажимаем кнопку «Добавить». В этом списке укажем начисления, по которым будет рассчитываться обязательство (рисунок 6).

Переходим на вкладку «Размеры отчислений», нажимаем кнопку «Добавить» и вносим данные о размере отчисления. Нормы, по которым резерв на оплату отпусков формируется и используется для целей налогообложения прибыли, закреплены в статье 324.1 НК РФ [2]. Ежемесячные отчисления в резерв рассчитываются по определенной в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ [2] схеме. Для этих целей составляется специальный расчет (смета), который может быть оформлен в свободной форме с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ [7] о наличии обязательных реквизитов (рисунок 7).

В смете важно рассчитать два показателя: во-первых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда. В этот показатель включают: сумму оплаты труда, сумму начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. А, во-вторых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Эти показатели являются основой для определения ежемесячного процента отчислений в резерв. Отношение предполагаемой суммы затрат на выплату отпускных к предполагаемой сумме всех выплат по заработной плате покажет, какую сумму следует ежемесячно учитывать в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

Нажимаем кнопку «Применить», чтобы настройки учетной политики вступили в силу (рисунок 8).

Для каждого элемента «Оценочные обязательства» в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» указывается список базовых начислений и процент, на основании которого должна рассчитываться сумма оценочного обязательства. Процент задается отдельно для каждой организации. Если процент для организации не задан или равен нулю, то это оценочное обязательство в учете этой организации отражаться не будет.

При отражении расходов на оплату труда оценочные обязательства отражаются по кредиту счета 96 «Оценочные обязательства». Сумма признаваемого оценочного обязательства рассчитывается процентом от результатов базовых начислений за месяц. Дебетовая часть проводки подбирается по результатам отражения в учете сумм начислений, составивших базу для расчета суммы оценочного обязательства, статья затрат при этом может заменяться по настроенным в регистре соответствие статей затрат отражения зарплаты в регламентированном учете правилам замены (рисунок 9).

В налоговом учете для исчисления налога на прибыль оценочные обязательства признаются в тех же размерах, что и в бухгалтерском учете. Если для целей налогового учета организации необходимо формировать резервы в иных размерах, тогда после обмена данными в программе «1С: Бухгалтерия 8» необходимо ввести соответствующие корректирующие операции.

Рисунок 9 — Формирование документа «Отражение зарплаты в регл. учете».

При указании обязательства по отпускам, фактически начисленные суммы во исполнение принятого обязательства должны отражаться по дебету счета 96, кредиту счетов 70, 69 (рисунок 10).

Главное отличие новых оценочных обязательств от старых резервов на выплату отпускных в том, что в случае, если средств оценочного обязательства недостаточно, затраты предприятия по отпускным отражаются в бухгалтерском учете в общем порядке. Иными словами, дебетового сальдо на счете 96 не может быть. То есть если сумма отпускных, начисляемых в текущем месяце, превышает сумму созданного к этому моменту оценочного обязательства, проводку по дебету счета 96 делают, лишь на ту сумму, которая на этом счете есть, а разницу (превышение) относят прямо в дебет счетов учета затрат предприятия.

В конце года проводят инвентаризацию созданного резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 декабря (п. 3.50 Методических указаний по инвентаризации имущества, утв. приказом Минфина от 13 июня 1995 г. N 49, п. 3 ст. 324.1 НК РФ [5]).

В ходе инвентаризации сравнивают фактическую сумму произведенных в текущем году расходов на оплату отпусков с фактической суммой отчислений в резерв. Дальнейшие действия зависят от полученных результатов.

Если сумма начисленного резерва меньше суммы расходов на оплату отпусков (иначе говоря, если имеется дефицит резерва), разница относится в состав текущих расходов на оплату отпусков (п. 3 ст. 324.1 НК РФ [2]). В бухгалтерском учете это оформляется записью по дебету счета 20 (23, 25, 26, 29, 44) и кредиту счета 96.