Применение информационной логистики на микроуровне

Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия (микроуровень), а могут способствовать организации логистических процессов на территории региона, страны и даже группы стран (макроуровне) (Приложение 2).

Информационная логистика на микроуровне — это информационное обеспечение на предприятии, которое представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации.

На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

• · плановые;
• · диспозитивные (или диспетчерские);
• · исполнительные (или оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в разрядные группы, отличаются как функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т. е. техническими, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем. Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно — постоянными, т. е. малоизменяющимися, данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи. Дизпозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальноеуправление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским (или внутризавоским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов другие задачи. Исполнительные информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущей момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением помещениями и т. п.

Выше рассмотрены особенности информационных систем различных видов в разрезе их функциональных подсистем. Но, как уже отмечалось, различия имеются и в обеспечивающих подсистемах. Рассмотрим более подробно на характерных особенностях программного обеспечения планов, диспозитивных и исполнительных информационных системах.

Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Изучение информации, как функция управления предприятием в условиях рынка, дает проверенные практикой рецепты выхода с минимальными рисками на положительные коммерческие результаты логистической деятельности. Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

• · получать конкурентные преимущества;
• · снижать финансовый риск;
• · определять отношение покупателей;
• · обосновывать интуитивные решения;
• · повышать эффективность деятельности;
• · следить за внешней средой;
• · координировать стратегию;
• · повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Необходимость в получении более обширной информации обусловлена:

• · переходом от традиционного подхода к управлению материальным потоком, когда составные части системы действовали разрозненно, к новой, логистической, в которой цели каждого структурного подразделения подчинены общей цели всего предприятия;
• · переходом от рынка продавца к рынку покупателя;
• · переходом от конкуренции в ценах к неценовой конкуренции (развитие логистического сервиса) и т. д.

Потребность в информации возникает уже на стадии планирования основных логистических процессов. Для этого используют данные об основных результатах деятельности в периодах, предшествующих прогнозируемому, и об основных направлениях развития налоговых и правовых отношений в обществе в качестве сдерживающих или стимулирующих факторов. Эти данные дают возможность наметить основные направления логистической стратегии.

На этапе закупок используется информация о поставщиках, выпускаемых товарах, новинках. Здесь информация, поступающая извне, помогает выбрать лучшего поставщика. Информация, поступающая из микрологистической системы, позволяет исходя из данных о наличии запасов, производственных мощностей и финансовой устойчивости предприятия грамотно сформулировать заявку на материалы, сырье и полуфабрикаты. Обмен информацией между предприятиями-партнерами позволяет достичь договоренности об условиях и сроках поставки.

Большое значение имеет информация и при транспортировке продукции. На основе имеющихся данных предприятие имеет возможность определить тип и вид транспортного средства, соответствующего перевозимому грузу, выбрать экспедиционную фирму с оптимальными тарифами. Крайне важна здесь нормативно-правовая информация, так как все виды перевозок, как внутренних, так и внешних, подчиняются целому ряду законодательных актов. Кроме того, наличие информации о перевозимом грузе позволяет создать оптимальные условия для его транспортировки, грамотно организовать погрузочно-разгрузочные работы. Сопоставление товаросопроводительной документации с информацией о фактическом состоянии груза в момент прибытия дает основания для предъявления претензий и др.

При организации систем складирования используют данные экономических расчетов о развитии складской сети; нормативные, санитарно-гигиенические требования, предъявляемые к организации складских процессов. Кроме того, своевременно полученная информация о фактическом состоянии запасов способствует расчету оптимального количества запасов, а также созданию условий для обеспечения их сохранности, предотвращения хищений и порчи товара.

При работе с покупателями задача информации — создать представление о потенциальном рынке сбыта и каналах распределения готовой продукции.

Для анализа деятельности предприятия составляют аналитический баланс, определяют текущие показатели, такие как ликвидность, финансовая устойчивость и эффективность производства. Затем эти показатели сравнивают с нормативными, делают прогноз вероятности банкротства и оценивают кредитоспособность предприятия. Далее устанавливают, возможно ли развитие предприятия при существующей концепции логистики или требуется разработка новой.

Кроме данных бухгалтерского учета и финансового анализа используют договоры поставки, сведения об исполнении договоров партнерами по хозяйственным связям, результаты ранее проводимых анализов, деловую корреспонденцию предприятия, протоколы заседаний по вопросам осуществления логистической деятельности.

Большое значение для внутренней информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

Система сбора внешней информации включает в себя:

• · статистические ежегодники по Российской Федерации;
• · статистическую информацию по области, региону;
• · сообщения союзов предпринимателей;
• · информацию отраслей;
• · сообщения бирж;
• · информацию банков;
• · новости о состоянии производства, заготовок, торговли;
• · репортажи об экономических событиях;
• · газеты бесплатных объявлений и пр.

Источниками внешней информации также являются беседы с поставщиками, клиентами, посредниками, сотрудниками. В ходе анализа внешней информации можно выявить основные тенденции развития отраслей промышленности и торговли; изменения в законодательстве, способные оказать существенное влияние как на организацию взаимоотношений с партнерами, так и на внутренние логистические процессы, такие как подбор персонала, калькуляция затрат, выбор месторасположения предприятия и системы складов, организацию торговотехнологических процессов и пр. Наличие полной информации позволяет более эффективно решать проблемы выбора поставщиков, заказчиков, перевозчиков, посредников и др.

Внутренняя и внешняя информация может носить различный характер в зависимости от периодичности возникновения, назначения и отношения к обработке.

Важно также подчеркнуть еще один аспект. Ключевым пунктом планирования и управления производством является оптимальное соотношение централизации и децентрализации в деятельности отдельных подсистем. Оптимально организованная локальная деятельность каждой из подсистем, как правило, не приводит к оптимальному (наилучшему) результату в деятельности всей системы. Функциональная изолированность отдельных подразделений производства, даже при наличии высококвалифицированного персонала, может тормозить повышение эффективности всей системы в целом. Поэтому одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (производственную и обслуживающую, включая транспорт и складское хозяйство) и управлять ею исходя из принципов единого целого.

Для создания информационной логистической системы на уровне производства необходимо сформировать модель такой системы. Традиционно в практике западных компаний поиск путей рационализации материально-технического обеспечения ограничивается в основном физическим уровнем предприятия. Анализируются имеющие отношение к эффективности и экономической выживаемости технические средства организации материального потока и при необходимости производится их модернизация. Получаемая величина возможной экономии, как правило, невелика, особенно для малых и средних предприятий. Здесь, например, в основном применяют незначительное количество транспортных средств внутри и вне предприятий, а имеющиеся средства складирования реально усовершенствовать весьма трудно. Один из выходов — применение логистического подхода к созданию модели, а затем и реальной системы организации информационного потока на взятом как единое целое предприятии. Для этого требуется достаточный объем детальных данных, которые могут быть получены только с помощью интегрированной информационной системы материально-технического снабжения.

Информационная система здесь является существенным компонентом логистической структуры, связывающим ее воедино и служащим для координации поставок, производства и сбыта. Сущность системы координации поставок заключается, во-первых, в разбиении физических потоков на независимые периоды транспортировки и складирования, во-вторых, в подготовке информации о фазе и состоянии потока в реальном масштабе времени. Информационная логистика хорошо укладывается в рамки компьютерных технологий.

Компьютерная система передачи и хранения снабженческой информации приносит двоякую пользу. Во-первых, такая система улучшает управление все более усложняющимся материально-техническим снабжение. Для компактных и высокоорганизованных систем производства, таких, как синхронное производство и поставки «точно в срок», управление движением поступающих материалов становится все более важным. Во-вторых, благодаря использованию информационной логистики при обмене снабженческими данными повышается эффективность управления запасами. Моментальное получение данных о движении товаров вселяет уверенность в своевременности доставки товаров и как бы позволяет заменить реальные запасы информационными потоками.

Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки — это документооборот. Грамотная организация документооборота способствует усилению информационной готовности предприятия.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа и рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Информационная логистика используется для обеспечения информацией всей организации в целом, исходя из логистических принципов.

Информационная логистика выполняет следующие функции:

• · сбор возникающей информации;
• · анализ информации;
• · перемещение информации;
• · аккумулирование и хранение информации;
• · фильтрация потока информации (отбор необходимых для того или иного уровня управления данных и документов);
• · объединение и разъединение информационных потоков;
• · выполнение элементарных информационных преобразований;
• · управление информационным потоком.

Любая логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Непосредственно рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

Цель управления организацией — эффективное использование всех технических, научных, экономических, организационных и социальных возможностей для достижения высоких результатов деятельности организации.

Цели создания информационной системы:

• · обеспечение выживаемости и дееспособности фирмы;
• · обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;
• · соблюдение адресности информации;
• · устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;
• · расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Основные принципы построения информационной системы:

• · иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);
• · принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);
• · избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);
• · конфиденциальность;
• · адаптивность к изменяющимся запросам;
• · согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);
• · открытость системы (для пополнения данных).

Информационная функция целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности, генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий с информацией любого вида.

Информационная сеть — совокупность компьютерно-программных средств и пользователей информационных ресурсов, объединенных единым информационным каналом с целью эффективной обработки и передачи информационных потоков.

С другой стороны, подобная система может быстро влиять на производственные процессы с целью:

• а) обеспечения выпуска на рынок продукции, необходимой в настоящий момент;
• б) реализации в кратчайшие сроки целевых заказов потребителей;
• в) стабильного поддержания высокого качества.

Например, автомобильная промышленность развитых стран (область машиностроения, где очень высока конкуренция) может в кратчайшие сроки удовлетворять запросы покупателя не только на партию автомобилей, но и на отдельный автомобиль. Это достигается изменением многих параметров, как в отделке автомобиля, так и в его конструкции, благодаря поступлению оперативной информации, начиная с уровня заказа на продукцию и заканчивая уровнем его конкретного выполнения.

В качестве примера применения информационной логистики можно взять торговлю. Ведение новой техники в стандартные информационные системы, решающие коммерческие задачи, увеличило полезность и доступность информации. Такие технические средства, как кассовые терминалы, устройства считывания штриховых кодов и оптические сканеры, не только помогают более целенаправленно использовать большое количество информации, но и позволяют контролировать повседневную деятельность компаний, предоставлять больше услуг их заказчикам.

Информационные системы терминалов, обслуживающие большое количество магазинов розничной торговли, обеспечивают эти магазины информацией о покупках, по мере того как они совершаются. Для обновления информации о получении и реализации конкретных товаров в супермаркетах повсеместно используются сканеры для считывания штриховых кодов непосредственно с товаров. Информационные системы магазинов и специальные пакеты программ позволяют магазину планировать распределение ресурсов с учетом их движения, графика завоза товаров и распоряжений на пополнение ассортимента.