Методика анализа хозяйственной деятельности бюджетного учреждения

Цель анализа: определение отклонений, во-первых, кассовых расходов от фактических, во-вторых, кассовых и фактических расходов от назначений по смете и, в-третьих, отклонения всех видов этих расходов от выделенных бюджетных средств.

1. Содержание, задачи и источники информации анализа исполнения сметы расходов Содержанием анализа исполнения смет расходов является оценка эффективности использования выделенных учреждению материальных, трудовых и финансовых ресурсов, выявление отклонений фактических расходов от сметных назначений, а также количественная оценка влияния факторов, вызвавших эти отклонения.

Основными задачами исполнения смет расходов являются:

• -изучение соблюдения сметных назначений в целом, а также в разрезе отдельных статей и экономических элементов расходов;
• -изучение состава и структуры расходов;
• -оценка причин, вызвавших отклонения фактических расходов от предусмотренных в сметах;
• -выявление резервов повышения эффективности использования ресурсов бюджетных учреждений;
• -обоснование мероприятий, направленных на повышение эффективности управления бюджетными средствами.

Источником анализа исполнения смет бюджетных и научных учреждений служит информация как непосредственно характеризующая уровень расходов, так и позволяющая выявить факты их изменения. К ней относятся:

• -отчет об исполнении сметы расходов бюджетных учреждений;
• -баланс исполнения смет расходов бюджетных учреждений;
• -карточки учета расходов и данные первичного учета затрат материальных ресурсов, труда и заработной платы;
• -отчеты о выполнении плана по сети, штатам и контингентам;
• -акты ревизий и проверок;
• -данные бюджетных учреждений по учету кассовых и фактических расходов.

В процессе анализа используются данные учета расходов в разрезе отдельных видов мероприятий и работ. По аналогичным их видам привлекается информация о расходах других учреждений. Это позволяет повысить результативность анализа и выявить резервы снижения расходов.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 1.

Рис. 1 — Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

2. Анализ кассовых и фактических расходов Кассовыми расходами (КР) считаются все суммы, перечисленные с текущего счета в отделении казначейства в оплату своих обязательств на счета поставщиков за товары, оказанные услуги, выполненные работы, а также на счета получателей средств по обязательным расчетам и нетоварным операциям (платежам в бюджет, переводам из заработной платы, погашению задолженности по ссудам). Исключение составляют случаи, когда средства поступают на текущий счет в обслуживающем банке учреждения, например, для получения наличных денежных средств, расчетов по предъявленным платежным требованиям и платежным поручениям, акцептованным банком. Возврат денежных средств на счета приводит к восстановлению, то есть уменьшению кассовых расходов. Однако по ним нельзя судить о фактическом использовании средств, так как отдельные суммы могут быть начислены, но не выплачены. Кассовые расходы показывают сумму средств, полученных учреждением из бюджета, что позволяет располагать данными о кассовом исполнении смет и об остатках неиспользованных кредитов на каждую конкретную дату. На величину кассовых расходов оказывают влияние факторы, приведенные на рис. 2.

Рис. 2 — Структурно-логическая схема кассовых расходов: О_н.г — остатки денежных средств учреждения на начало года; П — сумма полученных средств из бюджета; О_к.г — остатки денежных средств учреждения на конец года

Представленная выше факторная модель может быть формализована следующим образом:

КР = О_н.г + П — О_к.г.

Фактические расходы (ФР) — это действительные затраты учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленным заработной плате и стипендиям. Данные расходы отражают фактическое выполнение расходных норм, утвержденных по смете, и являются показателями окончательного исполнения сметы расходов. Величина фактических расходов зависит от факторов, которые приведены на рис. 3.

Рис. 3. Схема фактических расходов: ?ЗК — изменение кредиторской задолженности на конец года по сравнению с началом; ?ОМ — изменение остатков по счетам материалов на конец года по сравнению с началом; ?ЗД — изменение дебиторской задолженности на конец года по сравнению с началом; ?ПЛ — изменение остатков по счетам подотчетных лиц на конец года по сравнению с началом

Взаимосвязь фактических расходов и основных групп факторов, под влиянием которых формируется их величина, может быть записана в следующем виде:

ФР = КР — (?ЗК + ?ОМ + ?ЗД +?ПЛ) или ФР=КР-[(ЗК_н.г— ЗК_к.г) + (ОМ_н.г — ОМ_н.г)+ (ЗД_н.г -ЗД_н.г)+ (ПЛ_н.г — ПЛ_н.г)].

где изменение всех факторов представлено в виде разницы их величины на начало и конец отчетного года.

Таким образом, кассовые расходы характеризуют движение денежных средств, выделенных учреждению, а фактические расходы — полноту их использования.

Важнейшим этапом анализа расходов является изучение соотношения между кассовыми и фактическими расходами. Оно может характеризоваться равенством между ними, превышением кассовых расходов над фактическими или фактических расходов над кассовыми. Исследование существующей между ними объективной взаимосвязи и зависимости позволяет выявить производственные и финансовые ситуации, возникшие в процессе исполнения сметы.

При характеристике связи между кассовыми и фактическими расходами необходимо исходить из того, что перечисление средств из муниципального бюджета осуществляется согласно утвержденной в установленном порядке смете расходов. Она предусматривает потребность учреждения в денежных ресурсах для хозяйственных операций (приобретение товарно-материальных ценностей и расчетов с их поставщиками и т. д.), связанных с его деятельностью в текущем бюджетном (календарном) году. Поэтому можно предположить, что в определенных (идеальных) условиях кассовые (КР) и фактические (ФР) расходы равны и их соотношение в этом случае характеризуется выражением КР = ФР.

Однако на практике случаи равенства кассовых и фактических расходов очень редки. Они возможны лишь в том случае, когда движение средств на текущем счете учреждения и списание расходов происходят одновременно, например, при оплате оказанных услуг по предъявленному счету (взнос абонентской платы за пользование телефоном, потребление электроэнергии, воды, за отопление и др.).

В большинстве же случаев кассовые и фактические расходы по времени осуществления и абсолютной величине не совпадают. Это связано с тем, что не все денежные средства, перечисленные с текущего счета в казначействе, могут быть списаны и отнесены на фактические расходы непосредственно в момент их получения. Например, сумма начисленной заработной платы за декабрь может не равняться сумме израсходованных денежных средств со счета за этот же месяц, так как выплата заработной платы за последний месяц года будет произведена в январе. Кроме того, учреждение может оплатить счет за оборудование, приборы, инструменты, но в отчетном году их не получить из-за их например неполной поставки (разукомплектованности, отсутствия рабочей документации для сборки и т. д.). Значит, кассовые расходы были произведены, а для отражения фактических расходов основания нет. Оно наступит после получения оплаченных материальных ценностей и ввода их в эксплуатацию. Уплаченная за оборудование сумма бюджетных средств переходит на следующий финансовый год и отражается в балансе об исполнении сметы расходов в виде дебиторской задолженности. Характерно, что в описанной ситуации остатки расчетов с прочими дебиторами и кредиторами увеличатся по сравнению с их наличием на начало года.

Оплаченные и полученные в отчетном году материальные ценности могут быть использованы лишь частично. В этом случае часть бюджетных средств списывается в сумме стоимости израсходованных материальных ценностей и отражается в фактических расходах. Однако фактические расходы по данной хозяйственной операции не равны кассовым, поскольку часть оплаченных материальных ценностей остается неиспользованной. Она переходит на следующий год и отражается в балансе исполнения сметы расходов в виде остатка по счетам материальных ценностей, увеличивая его по сравнению с началом года.

Учреждение может получить по договору от других предприятий, учреждений или организаций материальные ценности и полностью их израсходовать, но не оплатить из-за отсутствия средств на текущем счете в казначействе по соответствующей статье. Это отразится на сумме фактических расходов. Кассовые расходы в данном случае еще не были произведены, поэтому неоплаченная сумма поставщикам перейдет на следующий финансовый год. В учете и отчетности она отразится в виде остатка кредиторской задолженности на конец отчетного периода и приведет к ее росту по сравнению с началом года, что является признаком превышения фактических расходов над кассовыми на ту же сумму.

Аналогичные соотношения между кассовыми и фактическими расходами могут складываться и по другим хозяйственным операциям. Их исследование позволяет выявить основные направления размещения средств, выделенных из бюджета, в процессе кассового исполнения сметы расходов и источников формирования фактических расходов.

3.Анализ исполнения сметы расходов Анализ деятельности бюджетных учреждений проводится с целью установить, насколько эффективно используются средства бюджета, направляемые на финансирование конкретного учреждения, соответствуют ли качество и объем услуг, оказываемых населению или другим субъектам хозяйствования, затратам, которые несет государство по их оказанию.

Поступление средств из бюджета осуществляется на основании утвержденной сметы расходов.

Расчет показателей сметы осуществляется в разрезе категорий, статей, подстатей и элементов экономической классификации расходов.

Анализ финансирования предполагает изучение обеспеченности учреждения бюджетными средствами, а также полноты их использования. Для этого плановое финансирование сравнивается с фактическим, и производится сравнение поступивших сумм бюджетных средств с кассовыми расходами учреждения. Основным источником информации при этом является «Отчет об исполнении сметы расходов».

В табл. 1 отражены данные по финансированию нарастающим итогом с начала года.

Таблица 1 — Сметные назначения и финансирование на 01.01. 200_ г.

В графе 3 показываются суммы планового финансирования в разрезе статей экономической классификации расходов. Графа 4 показывает удельный вес каждой статьи в общей сумме расходов учреждения. На рис. 4 показана примерная структура расходов учреждения.

Рис. 4 — Структура расходов

В нашем примере на рис. 4 видно, что капитальные расходы имеют незначительный вес в общей сумме — 6,82%, из них 5% идет на капитальный ремонт и только 1,82% — на приобретение оборудования и предметов длительного пользования.

Пример структуры текущих расходов представлен на рис. 5.

Рис. 5 — Структура текущих расходов

Из рис. 5 видно, что среди текущих расходов наибольший удельный вес занимают закупки товаров и оплата услуг — 70,37%. Поэтому на рис. 6 представлена структура статьи «Закупки товаров и оплата услуг».

Рис. 6 — Структура статьи «Закупки товаров и оплата услуг».

Из рис. 6 можно сделать вывод, что максимальный удельный вес имеют следующие расходы:

• -Оплата труда рабочих и служащих
• -Начисления на оплату труда
• -Оплата коммунальных услуг

Оплата труда имеет удельный вес 28,81%, что характерно для большинства бюджетных учреждений. Наименьший удельный вес имеюткомандировочные расходы — 0,03% и «Оплата труда внештатных сотрудников» — 0,05%.

На рис. 7 представлен пример структуры субсидий.

Рис. 7 — Структура субсидий.

В качестве примера взяты стипендии, имеющие удельный вес 22,26%, что отражает специфику деятельности конкретного учреждения. Анализ структуры расходов позволяет оценить соответствие направления использования бюджетных средств профилю деятельности учреждения.

Графа 5 табл. 1 содержит суммы фактического финансирования, предоставленного учреждению, а графа 6 показывает процент исполнения плана финансирования по каждой статье. В связи с порядком финансирования через казначейство суммы в графе «Профинансировано на отчетный период» отражают не средства на счете учреждения, а средства, перечисленные со счета в казначействе на покрытие расходов учреждения.

В табл. 2 содержатся данные о кассовых расходах учреждения и плановом финансировании.

Таблица 2 — Сметные назначения и кассовые расходы на 1 января 200_ года.

4. Анализ внебюджетных средств Объектами анализа внебюджетных средств являются следующие показатели:

• -доходы и расходы по видам деятельности и в разрезе структурных подразделений учреждения, их состав, структура и динамика за анализируемый период по сравнению с планом (сметой);
• -расходы по видам деятельности в разрезе статей, подстатей и элементов бюджетной классификации, их структура и динамика за анализируемый период по сравнению с планом (сметой);
• -соотношение доходов и расходов от внебюджетной деятельности.

Рис. 8 — Соотношение доходов по бюджетным и внебюджетным источникам (план и факт)

Основными источниками информации для анализа формирования и использования внебюджетных средств являются следующие документы: смета доходов и расходов по внебюджетным средствам, отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам.

Начинать анализ внебюджетных средств целесообразно с оценки их роли в общем объеме финансирования деятельности учреждения. Для этого сравнивают величину средств, выделенных из бюджета и доходы, полученные по внебюджетным источникам (рис. 8).

Структура доходов показана на рис. 9.

Рис. 9 — Соотношение фактических доходов по бюджетным и внебюджетным источникам

На следующем этапе анализа изучают состав, структуру и динамику доходов и расходов по видам деятельности и в разрезе структурных подразделений учреждения (табл. 3). Для этого используют информацию Сметы доходов и расходов по каждому виду внебюджетных средств, Сводной сметы по внебюджетным источникам, а также Отчета об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам.

Таблица 3 — Состав и структура внебюджетных доходов и расходов в разрезе структурных подразделений и видов деятельности.

Важное значение для оценки имеют данные об абсолютном отклонении плановых доходов и расходов от фактических (табл. 4).

Таблица 4 — Выполнение плана по внебюджетным средствам.

Большой интерес представляет изучение соотношения доходов и расходов по каждому внебюджетному источнику. Такого рода анализ позволяет выявлять наиболее рентабельные структурные подразделения и виды внебюджетной деятельности учреждения (табл. 5).

Таблица 5 — Соотношение доходов и расходов по внебюджетным средствам.

Нормальной является ситуация, когда уровни доходов по плану и факту совпадают.

Рассмотрим показатели доходности подразделений организации от внебюджетной деятельности (табл. 6.).

Таблица 6 — Показатели доходности подразделений от внебюджетной деятельности.

Таким образом, анализ позволяет определить основные направления работы по снижению расходов и повышению доходов учреждения.

В целом, анализ расходов учреждения позволяет выявить причины нехватки бюджетного финансирования (или недорасхода средств, запланированных по смете), контролировать запасы материальных ресурсов и другие показатели деятельности учреждения.