Синтетический и аналитический учёт заработной платы

На каждого работника в бухгалтерии открывается лицевой счёт, в котором проставляются общие сведения о работнике (Ф.И.О., должность и место работы, назначения и перемещения, размер тарифной ставки или оклада, характер удержаний и др.) и накапливаются сведения о начислениях заработной платы, удержаниях и выплатах нарастающим итогом в течение календарного года. На каждый календарный год открывается новый лицевой счёт.

Данные лицевых счетов являются основанием для исчисления среднего заработка при расчёте отпускных, для оплаты больничных листов, пособий, выплаты компенсации при увольнении, для начисления пенсий.

Сведения о начисленных суммах заработной платы и произведённых удержаниях ежемесячно переносятся из лицевых счетов в расчётную ведомость, и таким образом, в этом документе суммируются данные о начисленных суммах и произведенных удержаниях по всем работникам предприятия.

Результаты расчётов сумм, причитающихся каждому работнику к выдаче, переносятся в платёжную ведомость; по ней выдаётся заработная плата.

На малых и средних предприятиях может использоваться единая расчётно-платёжная ведомость, которая служит одновременно для расчёта заработной платы и для выдачи причитающихся работникам сумм из кассы.

При выдаче заработной платы из кассы предприятий каждый работник должен расписаться в ведомости, по которой производится оплата (платёжной или расчётно-платёжной). Если работник получает заработную плату не наличными, а путём перечисления на его лицевой счёт в банке, то в ведомости нужно указать номер и дату платёжного поручения на перечисление (в графе, где должна стоять его подпись).

Таким образом, аналитический учёт заработной платы ведётся на лицевых счетах и в расчётно-платёжных ведомостях.

Для синтетического учёта заработной платы предназначен пассивный балансовый счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (приложение 1). По кредиту этого счёта отражается начисленная за отчётный период (за месяц) заработная плата, а по дебету — все удержания из заработной платы за этот период. Разница между кредитом и дебетом счёта — это сумма заработной платы, которая подлежит выдаче на руки всем работникам предприятия.

Следовательно, в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчётным, будет числиться сумма кредиторской задолженности предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчётный месяц, но не выданной в этом месяце. Сумма кредиторской задолженности равна сумме заработной платы, причитающейся к выдаче на руки.

При выдаче заработной платы кредиторская задолженность предприятия перед работником будет погашена. На сумму выданной заработной платы в бухгалтерском учёте делается проводка:

Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» .

Кт 50 «Касса» .

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ, денежные средства, предназначенные для оплаты труда и выплаты пособий, можно хранить в кассе не более трёх дней, включая день получения денег в банке. В течение этих трёх дней производится выплата заработной платы. Против фамилий работников, не получивших заработную плату в эти сроки, ставится штамп или отметка от руки: «Задепонировано». В конце ведомости кассир делает запись о Фактически выплаченной сумме, подлежащей депонированию, ставит свою подпись и штамп или отметку от руки: «Расходный кассовый ордер №…» .

Составляется реестр депонированных сумм, на них выписывается общий расходный кассовый ордер, и сумма неполученной заработной платы сдаётся в банк. Депонированная заработная плата может быть востребована работником в течение трёх лет. Для этого нужно получить с расчётного счёта требуемую сумму и выдать её через кассу. Невостребованная заработная плата по истечении трёх лет зачисляется в прибыль предприятия (в бюджетных организациях перечисляется в доход бюджета).

Депонирование заработной платы оформляется в учёте бухгалтерской записью:

Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» .

Кт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» .

(субсчёт «Расчёты по депонированным суммам заработной платы»).

Таким образом, по истечении срока выдачи заработной платы счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» закрывается: на нём не должно быть остатка.

При выдаче депонированной заработной платы делается проводка:

Дт 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами» .

(субсчёт «Расчёты по депонированным суммам заработной платы»).

Кт 50 «касса» .

Аналитический учёт депонированной заработной платы ведётся в специальных книгах по каждой невостребованной сумме.