Основы организации бухгалтерской работы и учета первичных документов в банке

Базой бухгалтерского учета в банках является операционная работа, к которой относятся:

ведение расчетных, текущих и других счетов предприятий и организаций;

осуществление операций с ценными бумагами, иностранной валютой;

осуществление внутрибанковских операций;

учет документов и ценностей на внебалансовых счетах, счетах депо;

ведение учета сделок купли-продажи различных финансовых инструментов, по которым дата расчетов не совпадает с датой заключения сделки (срочные операции).

Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета в банках, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие функции, — учетно-операционным аппаратом банка.

Бухгалтерские операции выполняют работники, для которых их выполнение закреплено должностными инструкциями.

В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

Конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах. В зависимости от специализации банка, а также объема выполняемых операций могут быть выбраны различные варианты организации и структуры учетно-операционных отделов.

Распоряжения руководителя кредитной организации по ведению бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

Все счета бухгалтерского учета, открытые в банке, распределяются между ответственными исполнителями. Ответственными исполнителями по осуществляемым банком операциям считаются работники банка, которым поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по выполняемому кругу операций.

Операционные группы создаются там, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля, поэтому в состав операционной группы также входит контролер. Контролер руководит работой операционной группы, осуществляет контроль всех выполняемых группой операций и правильности их отражения в учете.

За организацию бухгалтерского учета в целом, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций ответственность несет руководитель банка.

Главный бухгалтер банка несет ответственность за формирование Учетной политики; ведение бухгалтерского учета; своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а так же обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству и нормативным актам Банка России; контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников банка. Без подписи Главного бухгалтера расчетные и кассовые документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Банк самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня. В течение операционного дня производится обслуживание клиентов, прием документов для отражения в учете. Конкретное время начала и окончания операционного дня (времени) доводится банком до сведения обслуживаемой клиентуры.

Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Основанием для записи операций в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы. Документы поступают в кредитную организацию от организаций-клиентов, других кредитных организаций, расчётно-кассовых центров, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций.

Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации.

Документы разрабатываются и утверждаются Банком России и обязательны к применению юридическими и физическими лицами, осуществляющими посредством банков расчетные, ссудные и прочие операции.

По месту формирования документы подразделяются на банковские, составляемые банком, и клиентские, поступающие от предприятий и организаций, а также граждан.

Примером банковских документов являются кассовые (приходные и расходные) ордера, мемориальные ордера, распоряжения о выдаче кредита, на оплату расчетных документов, авансовые отчеты подотчетных лиц.

К клиентским документам относятся платежные требования, поручения, чеки, срочные обязательства по ссудам и др.

Денежно-расчетные документы по характеру банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются кассовые операции банка по приему-выдаче наличных денежных средств. Они могут быть приходными (объявление на взнос наличными, приходный кассовый ордер, квитанция о приеме денег) и расходными (денежный чек, расходный кассовый ордер). Примеры форм данных документов приведены в Приложении 1 к настоящей работе.

Мемориальные документы используются для безналичных перечислений по счетам. К ним относятся представляемые банку клиентами платежные требования, поручения, расчетные чеки и др. документы. Мемориальные ордера применяются кредитной организацией для оформления операций по выдаче ссуд, начислению процентов, поступлению и выбытию основных средств, исправлению ошибок и других операций, а также при оформлении операций по внебалансовым счетам. В Приложении 2 приведены примеры форм документов, используемых при безналичных расчетах.

К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.

Документы должны содержать обязательные и дополнительные реквизиты. Обязательные реквизиты — это данные, которые должны содержаться в любом документе, вне зависимости от того, на какую операцию он составлен: кассовую или безналичную. Дополнительные реквизиты — это данные, которые содержатся не во всех документах, а зависят от конкретного характера выполненной операции.

В соответствии с федеральным законом «О бухгалтерском учёте» документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; номер документа; дата составления; наименование организации; сумма; содержание операции; подписи; контировка. В зависимости от характера операции в документы могут быть включены дополнительные реквизиты: коды; очередность платежей; ИНН; БИК; печать и так далее.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после ее окончании в необходимом количестве экземпляров. К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы прилагаются к банковским документам. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется внутренним распорядительным документом кредитной организации.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию банка, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Основой организации первичного учета является утвержденный руководителем банка график документооборота. Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. Целью его формирования является:

• — во-первых, установление в банке рационального документооборота, т. е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении;
• — во-вторых, улучшение всей учетной работы банка, усиление контрольных функций бухгалтерского учета, повышение уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота в банке предусматривает время, необходимое для обработки документов, как в операционное, так и в послеоперационное время. Порядок составления графика документооборота и доведения его до исполнителей представлен в Приложении 3 к настоящей работе.