Один из важнейших резервуаров памяти человечества — архивы. Именно они являются самой ценной частью социальной памяти за счет своей долговечности. Архивы специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.
Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.
Сегодня существует огромное количество профессиональных архивных организаций, так называемых независимых архивов. Архивохранилища независимых архивных организаций представляют собой специально оборудованные помещения, предназначенные именно для хранения бумаг и только для них.
Архивирование — это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой организации. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов:
ь какая документация должна храниться в архиве?
ь объём хранимой документации?
ь основные требования к помещению архивохранилища?
Преддипломная практика была организована в государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Соликамский политехнический техникум» («СПТ»), поэтому и объёктом исследования является архив ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума». В рамках исследования было выявлено, что архив техникума сталкивается со следующими проблемами.
ь большой объем поступающих документов;
ь небольшая площадь для размещения документов в хранилище;
ь недостаточно современных мест размещения документов;
ь нечеткое соблюдение температурно-влажностного режима, и другие.
Именно этот перечень проблем указывает на необходимость частичной перепланировки и переоборудования помещения архива «Соликамского политехнического техникума» с целью увеличения количества мест хранения.
Цель данной работы — это разработка проекта архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума». На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:
ь изучить понятие, задачи и функции архива;
ь ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к архивным помещениям;
ь изучить меры по обеспечению сохранности документов архива;
ь проанализировать состав и объём поступающей в архив документации;
ь разработать проект архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума»;
ь произвести расчёт себестоимости проекта.
