Каковы задачи служб ПР внутри организации?

Задачи служб PR внутри организации (АВМ США):

• 1) Создание этических ценностей;
• 2) Представление пожизненного найма: выгоднее сотрудника нанимать на всю жизнь и повышать ему доход (Япония);
• 3) Предоставление самостоятельного выбора своей работы;
• 4) Материальная заинтересованность (влияние прибыли на заработную плату);
• 5) Универсальность карьеры;
• 6) Предоставление личного участия в принятии решения;
• 7) Развитие понимания каждым работником чего от нее или него ожидают;
• 8) Воспитание высокого уровня корпоративности (когда фирма становится вашей родной семьей);
• 9) Обеспечить удовлетворение личных желаний и потребностей каждого работника;
• 10) Стимулировать уважение к человеку как высшей ценности на предприятии.

Методы осуществления задач служб PR внутри организации.

(Зубков Г. Н.).

I) Создание информационной поддержки: все идеи должны быть доведены до работников:

• 1) Создание внутреннего сайта,
• 2) Создание внутренней газеты,
• 3) Публикация ежегодных отчетов,
• 4) Создание внутренних фильмов,
• 5) Телевидение,
• 6) Радио

II) Встреча с руководителем Задачи служб ПР внутри организации.

• (Алёшина И.В., «ПР для менеджеров»):
  • 1) Формирование корпоративной общности.

Работники должны чувствовать себя членами одной корпоративной команды. Люди ощущают себя частью целого, когда у них есть общее информационное поле, которое их объединяет, и на котором каждый из них — игрок.

• 2) Поддержка и развитие корпоративной культуры — корпоративных ценностей и норм поведения. Работники должны знать — что такое хорошо и что такое плохо в компании и почему.
• 3) Информационная поддержка управленческих решений.

Для того, чтобы управленческие решения были адекватными и были реализованы на практике, они нуждаются в информационной поддержке. Адекватность решений требует сбора и анализа информации. Работники выступают в этому случае экспертами — они знают ситуацию изнутри и эта информация важна для правильности решения.

4) Объяснение финансовых результатов.

Работники ожидают от своих компаний информации о финансовых результатах работы. Они ожидают результативной работы менеджмента и прибыльной работы компании. Они хотят знать как деньги компании зарабатываются и тратятся. Коммуникации должны содержать толкование данных квартальных и ежегодных отчетов. Для такого объяснения используются Интернет-сайт компании и электронная рассылка, внутренняя пресса, видеофильмы.

5) Выявление коммуникационных и управленческих проблем компании.

Многие проблемы в компании могут носить скрытый, латентный характер. Работники могут выступить ценным источником информации, позволяющим найти неожиданные варианты решения проблем. Организация Интернет-конференций или чатов по теме позволяет выявить спектр позиций работников в режиме дискуссий.

6) Мобилизация ресурсов сотрудников и общественного мнения для решения корпоративных задач.

Вовлечение работников в процесс обсуждения корпоративных задач активизирует их участие в решение этих задач. Представив свою позицию по проблеме, сотрудник берет на себя некую ответственность в поиске решений, а значит и в самом решении проблемы. Иногда сотрудникам для более активного участия в решении проблемы нужна поддержка общественного мнения. Это мнение может быть представлено в средствах корпоративных коммуникаций.

Методы осуществления задач служб ПР внутри организации.

• (Алёшина И.В. «ПР для менеджеров»):
  • 6 типов коммуникативных средств:
  • 1) Заметки-записки (печатные средства коммуникации)
  • а) Листки новостей, газеты, журналы;
  • б) Ежегодные отчеты для сотрудников,
  • в) Книги, брошюры, инструкции;
  • г) Письма, вкладыши, репринты публикаций;
  • д) Доски объявлений
  • 2) Устные коммуникации (вещательные средства коммуникаций):
    • а) Телевидение,
    • б) Радио.
• 3) Интернет
• 4) Личные встречи, визиты, собрания, советы, комитеты, клубы
• 5) Мифы, слухи
• 6) Невербальные коммуникации

I) Печатные средства коммуникаций имеют следующие цели:

• 1) Поддержка информированности работников об основных направлениях в бизнесе, ориентирах и целях организации.
• 2) Предоставление работникам информации, необходимой им для профессионального выполнения своих функций.
• 3) Поощрение работников поддерживать и улучшать организационные стандарты качества, эффективности и социальной ответственности.
• 4) Признание достижений и успехов работников.
• 1. Листки новостей, газеты и журналы.

Периодические новостные публикации организации могут иметь форму простого листка новостей, малоинформативной газеты или журнала. Новостные издания могут содержать рекламу — для поддержки издательских затрат. Некоторые промышленные компании Великобритании продают свои организационные журналы вместо того, чтобы отдавать их бесплатно. Считается, что издание воспринимается работниками кА более ценное, если оно имеет денежную стоимость.

Важно, чтобы листок также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и менния других сотрудников.

Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике может окрашиваться в свой цвет. Формат листка определяется его назначением. Формат А4 удобнее для кратких сообщений.

Структура и содержание листка новостей — важное решение. Необходимо освещать организационные события и изменения — реструктуризацию, новые назначения, поглощения и показывать их причины. Здесь должны быть интервью с топ-менеджерами и с менеджерами среднего и низшего уровней. На последней странице могут размещаться объявления и реклама.

Одной из проблем корпоративной газеты является низкий интерес к ней работников. Работники могут относится к газете как к чему-то далекому от них. Решением проблемы является превращение газеты в достаточно открытую трибуну, в дискуссионный ринг, в ярмарку идей. Редактор должен сам уметь писать захватывающе и требовать того же от других.

Экземпляры могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, — на первом этаже у лифтов, у переходов в другие корпуса, — где работники могут их свободно разбирать.

Листок может выходить с периодичностью от 1 до 8 раз в месяц. Периодичное издание должно выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны ждать его с нетерпением. Выдержка сроков выхода листка позволяет сохранить уважение к изданию.

Корпоративная газета, или сводка новостей, могут размещаться на корпоративном интернет-сайте. Доступ к газете можно сделать в режиме персональной регистрации, если внутренняя информация не предназначена для тех, кто не работает в компании.

2. Ежегодные отчеты для сотрудников.

Типичный отчет включает:

• 1) Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность сотрудникам за их помощь в достижении результатов.
• 2) Описание компании. Простое графическое объяснение того, что организация представляет собой и где расположены ее отделения, филиалы.
• 3) Организационная политика. Обсуждение текущих задач — по поводу которых менеджмент имеет серьезное мнение и в решении которых он ищет поддержки сотрудников.
• 4) Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий, как компания использовала каждый доллар, который она привлекла.
• 5) Финансовое положение компании с описанием активов, задолженностей компании и собственности акционеров в динамике.
• 6) Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и участие сотрудников в течение года.
• 7) Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат, имеющих отношение к штату.
• 8) Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть комментарии специалистов о работе сотрудников и эссе о людях на работе.

Годовой отчет — это средство признания достижений сотрудников. Годовые отчеты все чаще публикуются на Интернет-сайтах организаций.

3. Книги, брошюры, инструкции.

Книги, брошюры и методические инструкции дополняют новостную информацию о текущих событиях подробным и системным описанием деталей важных для компании вопросов.

Эти средства коммуникации выполняют следующие функции:

• 1) Введение. Вводят новых сотрудников, стажеров в состояние дела, помогают им «вписаться» в корпоративную среду и понять процессы, происходящие в компании в историческом, культурном и технологическом контексте.
• 2) Информационно-сравочная. Корпоративные публикации подробно и с примерами информируют занятых о процессах и структурах. Здесь можно получить точные данные о деятельности компании, познакомится с правилами организации, нормами поведения.
• 3) Институциональная. Корпоративные издания декларируют и определяют культурные ценности, основные принципы, нормы и правила поведения в компании, которым должны следовать занятые.

Создание своих книг-летописей, историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями помогает хранить традиции, знакомить гостей с организацией.

Брошюры, издаваемые в компании, носят методический характер. В них может содержаться описание продуктов, технологий, инструкций для занятых.

4. Письма, вкладыши, репринты публикаций К преимуществам письма относятся прямой и индивидуальный подход, впечатляющее оформление.

· Письма рассылаются из организации лидерам мнений, профессионалам в сфере образования и культуры, партнерам, в СМИ, руководителям госструктур, членам ассоциаций. Фирменные конверты, содержащие логотип организации, играют роль прямой почтовой рассылки.

В эпоху электронных коммуникаций письма или сообщения рассылаются по электронной почте. Электронная рассылка дает возможность быстрого и одновременного информирования десятков и сотен занятых. Во многих компаниях рабочий день специалиста начинается с просмотра электронной почты.

• · Вкладыши и приложения — информация, дополняющая письма и периодические издания. Вкладыши могут раскладываться в конверты с другими материалами и используются для обращения к занятым с предложением принять участие в каком-либо событии или в качестве официальных документов.
• · Для доведения позиции компании до занятых по важным вопросам используются репринты публикаций других изданий. Копии публикаций выступлений топ-менеджеров, экспертных оценок рассылаются занятым, а также государственным деятелям, финансовым аналитикам, лидерам групп давления, в СМИ, законодателям.
• 5. Доски объявлений

Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска может висеть у входа в компанию, внутри, или в другом месте интенсивного потока занятых — в переходах и коридорах.

Доски объявлений позволяют размещать короткие сообщения в людных местах. Доска может быть разделена на тематические разделы. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно ее обновлять, например, еженедельно. Если занятые видят на доске одну и ту же информацию, они перестают обращать на нее внимание. Ведением доски может заниматься один человек в подразделении ПР.

Во многих организациях наряду с обычными работают электронные доски объявлений. В крупных глобальных, территориально распределенных компаниях на таких досках размещается также информация о корпоративных вакансиях, что позволяет компании оптимизировать кадровые решения, а занятым — свое профессионально развитие.

II) Вещательные средства коммуникаций (радио и телевидение).

· Эффективность телевидения объясняется высокой информированностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения. Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Введение

внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов должно быть предварено проработкой специалистами ПР следующих вопросов:

• 1) Зачем нам нужно это видео?
• 2) Кого мы стремимся достичь этим видео?
• 3) В чем идея видео?
• 4) Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео?
• 5) Насколько хорош сценарий?
• 6) Достаточно ли высоко качество нашего вещания?
• 7) Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного телевидения?
• 8) Где наши зрителя увидят видео?
• 9) Какими средствами коммуникации мы поддержим видео?
• 10) Как много денег мы можем потратить?
• · Корпоративное радио может использоваться для трансляции новостей компании, объявлений и срочных сообщений. По радио можно предлагать занятым высказать свои идеи по конкретным вопросам. Полезные для компании идеи могут вознаграждаться.

III) Интернет Преимущества Интернета:

• 1) Мгновенный контакт с большой аудиторией, приходящий на смену длительному и многоступенчатому процессу полиграфической печати.
• 2) Гибкость сообщения, позволяющая динамично адаптировать сообщение для различных уровней и типов занятых.
• 3) Возможность запроса и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Электронная почта — самая простая Интернет-коммуникация занятых — превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности и сопоставима в цене. ПР-менеджер компании считает, что это самый простой путь довести корпоративные новости для занятых.

Корпоративный портал — своеобразный вход в корпоративные и внешние ресурсы через Интернет. Через корпоративный портал многих компаний занятые сегодня могут получать информацию о целях компании. Корпоративный портал предоставляет все сотрудникам корпорации — где бы они не находились возможность обращаться к корпоративным данным через единый Web-Интерфейс Интернет служит сегодня рабочей средой многих занятых, через Интернет ведется информирование занятых, опросы и сбор их мнений, а также обучение. Электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие затянутые собрания сотрудников. Частота собраний с личным присутствием снижается в несколько раз.

Примером использования интранет (внутриорганизационной части Интернет) может служит четырехдневная сессия, проведенная компанией IBM в 2001 году в онлайновом режиме. Сессия предназначалась для сбора и распространения бизнес-идей. В ней приняли участие 50 тысяч занятых подразделением IBM, расположенных по всему миру, или более 20% всех сотрудников компании. Функция опроса, реализованная в сессии, позволила занятым отдать свои голоса за лучшие варианты управления бизнесом, наиболее эффективные методы работы.

Специалист по ПР становится обеспечителем содержания, менеджером стратегической информации и тактическим информационным специалистом. ПР-менеджер должен отставать создание и развитие сети, достигающей столько занятых, сколько это экономически и практически возможно.

IV) Личные встречи, визиты, собрания, советы, комитеты, клубы.

Преимуществом личной встречи топ-менеджера с занятыми является возможность для занятых задать вопросы и выразить свое мнение.

Этот эффект сокращения дистанции с избирателями широко используется в предварительных избирательных компаниях. Такие визиты могут быть приурочены к торжественным датам, открытиям подразделений, к награждениям.

Частичным заменителем личных встреч является персональная Интернет-страница топ-менеджера, на которой размещается информация, интересная для занятых. Это может быть краткая биография, мнение по важным вопросам, тексты интервью, ответы на запросы занятых. ПР-специалист должен побудить топ-менеджера читать запросы посетителей и отвечать хотя бы на некоторые, наиболее важные из них.

Конференции, проводимые раз в год собирают людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводится обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом.

В американских организациях распространены встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Он персонифицируют руководство для занятых, а руководство узнает, чем дышат занятые, от них самих в непринужденной беседе.

Собрания и брифинги в организации могут проводится по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Собрания должны, хотя бы время от времени, иметь приятный аспект. Это могут быть приятные новости, небольшое угощение.

Участие занятых и их представителей в советах и комитетах обеспечивает информирование сотрудников и представление их интересов в органах влияния на происходящее.

Для развития внутриорганизационных коммуникаций полезны визиты представителей одной части компании в другую. Так, например, сотрудники службы продаж могут посещать производственные подразделения. Сотрудники инжиниринговых служб — в службу продаж и наоборот.

Укреплению отношений между сотрудниками способствуют праздники-вечеринки, юбилейные банкеты, выездные экскурсии и спортивные состязания с участием членов семей и друзей занятых. Компании могут побуждать и спонсировать участие занятых в хобби-клубах и спортивных обществах, где общение сотрудников продолжается.

V) Мифы, слухи Мифы, слухи, легенды, притчи — это неформальная информация, распространяющаяся в организации преимущественно по личным каналам, в том числе электронным.

Корпоративные мифы, легенды, притчи — эо истории о компании, ее героях и лидерах, продуктах, существующие и передаваемые в основном посредством устных коммуникаций.

ПР-специалисты могут выступать корпоративными миротворцами, создавая корпоративные мифы и легенды, а затем поддерживая их. Это может быть история про топ-менеджера, который «сделал себя сам», история компании, которая началась «в гараже» или на кухне и т. д.

Корпоративные мифы могут поддерживаться рубрикой корпоративного сайта, корпоративной прессой (периодическая печать, а также книги об истории компании), где их периодически воспроизводят, чтобы они не были забыты. Для того, чтобы занятые сами рассказывали корпоративные мифы, нужно, чтобы мифы имели отношение к поведению занятых, затрагивали их основные интересы в области работы и карьеры.

В некоторых организациях слухи — наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее. Чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Они несут информацию более захватывающую, чем просто факты или правда. Современные электронные коммуникации разносят слухи со скоростью света в другие регионы мира.

Распространяясь по схеме испорченного телефона, информация все больше искажается. Поэтому слухи могут быть разрушительными. Негативными последствиями могут быть: потеря доверия, ухудшение состояния корпоративной морали, негативные эмоции, снижение преданности занятых компании и ухудшение их работы, падение производительности.

Неясное состояние текущей проблемной ситуации или предстоящих изменений в компании создает состояние неопределенности для занятых. Слухи служат средством определения значения текущих и будущих событий. Так, например, в ожидании реальных или нереальных сокращений в отсутствии социальной информации занятые передают друг другу слухи, пытаясь понять причины и подготовиться к увольнению.

В преддверии организационных изменений политика топ-менеджера должна следовать правилу:

• 1) Скажи занятым все, что известно;
• 2) Ответь на вопросы, на которые можно ответить и объясни, почему на другие вопросы ответить нельзя.

Слухи — трудно контролируемая информация, их сложно остановить. Попытки менеджеров отрицать слухи на стадии широкой распространенности имеют мало шансов на успех, потому, что менеджеры уже потеряли доверие занятых. Поэтому организация должна корректировать слухи так быстро, как это возможно, потому что занятые склонны искажать будущий ход событий.

Опровержение ложных слухов — увольнениях, закрытиях, часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением.

Слухи не всегда враги в коммуникациях с занятыми. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят и каждый занятый может внести свою лепту в их создание и распространение.

VI) Невербальные коммуникации Коммуникационную функцию в организации выполняют не только разного рода информационные выпуски и живое общение. Невербальные символы и знаки не менее экспрессивны и действенны. Элементы интерьера, сами помещения, места. Где собираются занятые также выполняют коммуникативную функцию. Каждый элемент интерьера — стол, корзина для мусора, — несет занятым один из двух вариантов сообщений: «то, что вы делаете — значимо» или «то, что вы делаете, — бессмысленно» .

ПР-специалист в компании должен удостовериться в том, что пространство и декор компании несут информацию занятым об их значительности. Каждый аспект организации — от конверта до стола главного управляющего имеют символическое измерение. Еще более важно учитывать — какое сообщение передается штату, когда в туалете на полу лежит куча мусора.

Невербальные средства организационных коммуникаций должны соответствовать тому, что декларируется на словах. Так, например, интерьер здания Еврокомиссии в Люксембурге достаточно скромен. Он несет информацию всем, кто сюда приходит, — «мы не тратим денег налогоплательщиков на роскошь» .

В целом, занятые должны чувствовать, что они в организации приветствуются, понимаются и признаны. Они хотят, чтобы к ним относились как к необходимой и значимой части организации.