Выделение и описание бизнес-процессов

№.

Подразделение.

Числ.

Кому подчиняется.

Основные функции.

1.

Генеральный директор

;

• — Руководство финансовой и хозяйственной деятельностью отеля
• — Обеспечение организации работы и взаимодействия между структурными подразделениями
• — Обеспечение соблюдения законности деятельности отеля (лицензирование)
• — Решение вопросов финансовой и хозяйственной направленности
• — Контроль над работой всего отеля.

Бухгалтерия.

2.

Главный бухгалтер

Генеральному директору.

• — Руководство бухгалтерией
• — Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета
• — Составление бухгалтерской и налоговой отчетности и сдача ее в налоговые органы.
• — Участие в управлении и финансовом планировании предприятия;
• — Общий контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств
• — Контроль своевременности перечисления налоговых платежей и взносов во внебюджетные фонды.

2.1.

Финансовые контроллеры (бухгалтера).

Главному бухгалтеру.

• — Проверка финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов хозяйствования и управления
• — Обеспечение законности и защита интересов собственника

2.2.

Контроллер по операциям.

Главному бухгалтеру.

• — Контроль за совершением финансовых операций
• — Контроль за денежными средствами отеля
• — Организация проверок и ревизий

2.3.

Контролер по продуктам питания и напиткам.

Главному бухгалтеру.

• — Контроль за своевременной поставкой продуктов и напитков
• — Проверка и приемка продуктов питания на склад
• — Оформление финансовой документации

2.4.

Менеджеры по покупкам.

Главному бухгалтеру.

• — Оформление заказов на продукты питания и напитков
• — Закупка материальных активов необходимых для жизнедеятельности организации

2.5.

Складовщики.

Главному бухгалтеру.

• — Прием продуктов и напитков на склад через контроллеров
• — Прием материальных активов на склад
• — Организация качественного хранения активов и продуктов
• — Организация проверок (срока годности, брака и т. д.)

2.6.

Системщики.

Главному бухгалтеру.

• — Своевременное обслуживание орг. техники бухгалтерского отдела
• — Обновление программного обеспечения
• — Помощь при составление финансово-экономических баз контроллерам

Отдел маркетинга и продаж.

Директор отдела маркетинга и продаж.

Генеральному директору.

• — Взаимодействие с представителями компаний разного уровня
• — Привлечение новых потребителей в лице организаций
• — Контроль за работой отдела
• — Организация работы продаж
• — Организация работы маркетинга
• — Координация работы сотрудников

3.1.

Маркетологи.

Директору отдела маркетинга и продаж.

• — Обеспечение рекламы
• — Взаимодействие с потенциальными потребителями
• — Изучение гостиничного рынка
• — Анализ конкурентов и потребителей

3.2.

Менеджеры по продажам.

Директору отдела маркетинга и продаж.

• — Активные продажи услуг
• — Привлечение потенциальны потребителей услуг отеля
• — Изучение и анализ занимаемого рынка

Отдел управления номерным фондом.

Главный менеджер управления номерным фондом (Администратор).

Генеральному директору.

• — Контроль и координация работы своего отдела
• — Планирование по размещению
• — Решение вопросов с представителями крупных организация
• — Контроль за состоянием номеров и состояния гостиницы в общем

4.1.

Портье.

Администратору.

• — Встреча гостей
• — Размещение по номера
• — Оформление гостей при въезде и выезде
• — Предоставление интересующей информации

4.2.

Работники следящие за состоянием холлов.

Администратору.

• — Контроль за чистотой холлов
• — Своевременное видение неполадки и ее устранение
• — Оформление холлов
• — Обеспечение интересующей информацией гостей

4.3.

Менеджеры по бронированию номеров.

Администратору.

• — Предоставление информации о номерах
• — Бронирование номеров
• — Помощь в выборе номера

4.4.

Горничные.

Администратору.

• — Убирает и содержит в чистоте номера и другие закрепленные помещения
• — Осуществляет смену белья
• — Принимает номер по выезду гостей
• — Принимает от гостей заказы на бытовые услуги

4.5.

Безопасность (и руководитель отдела безопасности).

Администратору и директору ЧОП.

• — Обеспечение безопасности гостей гостиницы
• — Обеспечение безопасности гостиницы
• — Своевременная нейтрализация опасности
• — Организация взаимодействия с правоохранительными органами

4.6.

Инженерная служба (и главный инженер).

Администратору и главному инженеру.

• — Обеспечение нормальной деятельности технической стороны отеля
• — Своевременное выделение и устранение неполадок
• — Взаимодействие с органами ЖКХ
• — Установка нового оборудования
• — Контроль ха техническим оснащением отеля

Служба управления персоналом.

Главный менеджер по УП.

Генеральному директору.

• — Контроль за работой отдела
• — Координация работы отдела
• — Прием на работу людей
• — Выставление требуемых вакансий

5.1.

Кадровики.

Менеджеру по УП.

• — Рассмотрение кандидатур на свободные вакансии
• — Поиск кандидатов на свободные вакансии
• — Переговоры с потенциальными работниками
• — Поиск своевременной замены на недостающие должности

5.2.

Менеджеры по доходам.

Менеджеру по УП и главному бухгалтеру.

• — Оптимизация загрузки персонала
• — Составление графиков работы
• — Составление отчетов по анализу рынка

5.3.

Подготовка.

Менеджер УП.

• — Обучение персонала
• — Проведение различных тренингов
• — Ведение личных дел
• — Обеспечение переквалификации работников

Служба питания и напитков.

Директор службы питания и напитков.

Генеральному директору.

• — Контроль и координация деятельности отдела
• — Работа с представителями различных крупных компаний
• — Привлечение потенциальных потребителей
• — Разработка стратегии работы
• — Планирование работы на будущее

6.1.

Производство питания (повара и шеф — повар).

Директору службы питания и напитков.

• — Приготовление блюд
• — Слежение за качеством продуктов и блюд
• — Работа с клиентурой, для выявления их потребностей и проблем своей кухни

6.2.

Обслуживание (официанты).

Директору службы питания и напитков.

• — Принятие заказов
• — Работа с клиентами
• — Предоставление счетов
• — Контроль за состоянием ресторана/бара

6.3.

Обслуживание в номере.

Директору службы питания и напитков.

• — Принятие заказов
• — Работа с клиентами
• — Предоставление счетов
• — Доставка блюда в номер

6.4.

Менеджер по напиткам.

Директору службы питания и напитков.

• — Заказ напитков
• — Контроль за поставками
• — Подготовка отчетной документации

6.5.

Обслуживание мероприятий.

Директору службы питания и напитков.

• — Принятие заказов на проведение мероприятий
• — Подготовка мероприятия
• — Проведение мероприятия