Особенности формирования информационных потоков при объединении предприятий

Особенности формирования информационных потоков при объединении предприятий заключается в появлении отрицательных последствий объединения: увеличения объема информационных потоков при снижении времени реакции на них, дублирования, появления множества каналов (определенных и неопределенных). При не проработанности вопросов регулирования, может наблюдаться снижение общей эффективности управления информационными потоками.

Соответственно, особенностью формирования информационных потоков при объединении предприятий будет является адаптация методов управления информационными потоками. В частности, объединение приведет к переквалификации большей части внешней информации к внутренней с изменением методов управления.

Можно сказать, что изменения внешнего управления, будут состоять в изменении передачи предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика объединения состоит в том, что изменения в управляющих системах объединяемых предприятий теперь будут направлять информационные потоки в информационное поле, которое станет общим для всех объединяемых предприятий.

Внутреннее управление информационными потоками при объединении предприятий, будет базироваться на объединении документооборота. В объединении документационного обеспечения, управления можно выделить три момента:

• — внутренние документы будет адаптированы для всех предприятий, возможно с приведением к единому образцу;
• — входящие и исходящие документы станут адресоваться только одному лицу и только от одного лица, которому на этапе объединения будет вручены соответствующие функции;

Соответственно, обработка входящих и исходящих документов будет осуществляться централизованно, в т. ч. объединение коснется и процесса организации контроля над этим процессом.

В рассматриваемой проблеме документационного обеспечения управления можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят скоординированный характер. В связи с коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Следующий шаг — стандартизация и унификация новых информационных технологий. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: «Система автоматизации документооборота», «Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота», «Система управления делопроизводством», «Распределённая система управления документами», «Электронный архив» и т. п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Представляется целесообразным сформулировать требования к современной системе управления документацией в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.