Источники информации. 
Организация информационного обеспечения управленческих процессов на предприятии

Содержание и качество информации, преподносимой руководителю, играют главную роль в процессе управления предприятием. Анализируемая информация не должна ограничиваться только экономическими показателями, также должны быть представлены технические, технологические и иные сведения об объекте. Все источники данных можно подразделить на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам, как можно понять из названия, относятся все типы планов, разрабатывающихся на предприятии (текущие, оперативные, стратегические, технологические карты), а также сведения по установленным нормативам: сметы, ценники, проектные задания и др.

К источникам информации учетного характера относятся все данные, содержащиеся в документах бухгалтерского, статистического и оперативного учетов, а также все виды отчетности и первичная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении процесса управления предприятием принадлежит бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, именно в них наиболее полно отражаются показатели и результаты хозяйственной деятельности. Своевременный и полный анализ данных, отображенных в учетных и отчетных документах, обеспечит своевременное принятие необходимых мер, которые позволят улучшить процесс выполнение планов, и достичь лучших результатов.

Данные статистического учета — это сведения, в которых содержится качественная и количественная характеристика массовых процессов и явлений, эта информация используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более своевременному и точному на конкретный период времени по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению процесса управления необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создавая условия для повышения эффективности в будущем принятых решений.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

• 1) Официальные документы, которыми обязаны пользоваться все хозяйствовующие субъекты, осуществляя свою деятельность, к ним относятся: законы, указы президента, постановления правительства и местных органов самоуправления, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей организации.
• 2) Правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
• 3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
• 4) Материалы изучения передового опыта, полученные из различных источников (Интернет, телевидение, радио, газеты и т. д.).
• 5) Техническая и технологическая документация.
• 6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.).
• 7) Устная информация, полученная во время проведения встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К наиболее важным видам источников информации можно отнести следующие:

• 1. внутрифирменные источники:
  • · специализированные группы сотрудников;
  • · все виды отчетности и учета;
  • · деятельность уполномоченных сотрудников.
• 2. внешние источники:
  • · всевозможные публикации;
  • · отчеты правительственных агентств;
  • · отчеты торговых организаций;
  • · контрагенты компании;
  • · другие компании:

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т. д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые — в качестве части своих услуг, а последние — желая продать «время и место». Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.