Регуляция коммуникационных потоков и организация коммуникаций для решения текущих задач

Система коммуникаций, построенная для выполнения типичных функций, не может обеспечить решение всех задач управления. Необходимо не только построение единой системы связи, определенной и закрепленной в описанных регламентах, но и регуляция коммуникационных потоков в связи с решением новых нестандартных задач или изменением ситуации. К способам регуляции коммуникаций можно отнести следующие:

I. Сбор оперативной информации для решения нестандартной задачи.

II. Построение системы взаимодействий для решения текущих задач.

Очень часто имеющиеся регламенты, в частности должностные инструкции и положения об отделах не обеспечивают организацию взаимодействий для решения текущих задач. Руководитель образует для решения таких задач временные рабочие группы…

III. Делегирование полномочий.

IV.Искажения информации возможны в результате существования следующих барьеров:

• 1) языковой,
• 2) предвзятого отношения,
• 3) специализации.
• 4) несовпадения сфер компетенции,
• 5) различия статусов, культурных различий,
• 6) связанный с недостатками технической связи,
• 7) связанный с недостаточностью делового общения,
• 8) связанный с избыточностью информации,
• 9) «самозащиты инициатора информации»,

Борьба с искажениями передаваемой информации состоит:

• 1) в фиксации искажения с помощью обратной связи,
• 2) в определении причин искажений — выявлении типов коммуникационных барьеров, препятствующих эффективной коммуникации.

V.Регуляция горизонтальных формальных коммуникаций. Регуляция формальных коммуникаций внутри группы осуществляется через распределение временных обязанностей в пределах компетенции и должностных полномочий служащих. Методы регуляции аналогичны методам формирования временных рабочих групп и технологии делегирования полномочий. Классические подходы к решению этой проблемы рассмотрены ранее («мостика Файоля», «соединительной оси Ликерта»). При создании дополнительных связей между подразделениями необходимо:

• 1) выявление потребности в дополнительных коммуникациях или фиксация уже существующих неформальных коммуникаций,
• 2) определение времени действия дополнительной связи,
• 3) определение назначения дополнительных коммуникаций и ответственных лиц,
• 4) оповещение всех заинтересованных лиц о новой информационной связи.

VI.Организация согласования решений. Коммуникационная система должна обеспечивать возможность для консультирования и согласования решений:

• 1) организовать экспертизу,
• 2) обеспечить соответствие законодательству,
• 3) обеспечить координацию с действиями других организаций,
• 4) информировать участников процесса о сути предложения.

Стандартной процедурой согласования является правила подписи. «Правила подписи» содержатся в форме распорядительной документации. Они могут быть зафиксированы, например, в оперограмме процедуры подготовки и оформления распорядительного документа.

Однако ситуация зачастую требует дополнительного согласования. Оно может проходить в форме совещаний, экспертиз, переговоров. Существует практика создания подразделений экспертной оценки и несколько принципов согласования.

Первый предполагает внесения поправок в документ до тех пор, пока не будет выработана версия, с которой согласны все. Этот метод дает каждому участнику право свободного вето в отношении рассматриваемого предложения и может породить бесконечные отсрочки. Кроме того, длительные переговоры могут привести к выработки пустого документа.

В случае, если решение должно быть принято быстро целесообразно:

• 1) передать предложение для одновременного анализа всеми участниками процесса согласования.
• 2) установить предельный срок принятия решения,
• 3) передача участниками согласования своих предложений руководителю для окончательного решения.

Когда решение требует согласования нескольких точек зрения, оказывается необходимым, чтобы все участвующие в подготовке решения были собраны вместе для непосредственного обсуждения на совещаниях. Когда желательно формализовать процедуру совещаний и в серии совещаний участвует одна и та же группа людей, на определенный срок может быть создан комитет. Важное преимущество совещаний и комитетов состоит в том, что все участники могут прямо и непосредственно общаться друг с другом. Это создает максимальную возможность для свободного обмена информацией и идеями. Комитеты работают успешно в том случае, когда они становятся средством формализации неформальной системы коммуникации, системы, которая уже в значительной степени действовала.

VII.Организация внешнего и внутреннего консультирования в органах государственной власти.

Консультант — лицо, обладающее по своему положению и в соответствии с уровнем компетенции определенным влиянием на личность, группу или организацию, но не имеющее прямой власти, чтобы произвести изменения или реализовать программу совершенствования.

Внешние консультанты обладают специальными знаниями, необходимыми только в данном конкретном случае, болееобъективны и независимы, заинтересованы в высоких темпах реализации проекта, их использование не увеличивает штат госслужащих.

Внутренний консультант хорошо знает организацию, нуждающуюся в консультировании.

VIII.Создание «памяти» организации. В любой организации возникает проблема хранения информации в таком виде, чтобы она была доступна в случае необходимости. Поэтому необходимо использование системных методов регистрации и хранения документов и бумаг.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ Какие требования предъявляются к системам формальных связей в организации?

Чем регулируется система формальных коммуникаций в организации?

Какова технология построения системы формальных коммуникаций?

Опишите основные этапы организационного проектирования систем управления. Выделите в нем аспекты построения формальных коммуникаций.

Каково назначение регламентации труда в организации?

Опишите состав регламентов управленческого труда в организации.

Что относится к первичным функциям информационного обеспечения регламентации труда в организации?

Каковы основные этапы построения информационных потоков?

Что относится к вторичным функциям информационного обеспечения регламентации труда?

Какова цель анализа и проектирования информационного обеспечения формальных взаимодействий в организации? Решение каких задач они предполагают?

Что является источниками при анализе и проектировании информационного обеспечения регламентации труда? Какими методами они осуществляются?

В чем назначение логико-информационной схемы?

Как осуществить пореквизитный анализ документов и информационных массивов?

С помощью какого метода можно определить повторяемость реквизитов документа?

Как определить соответствие каждого документа целевому назначению и задачам исследуемого объекта?

Для чего составляют маршрутную схему движения документа?

Опишите особенности составления и назначение маршрутной схемы движения документов, документограммы. органограммы, оперограммы.

В чем отличие схемы документооборота и схемы информационных потоков организации?

Каковы основные этапы анализа и проектирования методов формирования, обработки и передачи информации?

Какие недостатки технологии информационного обеспечения позволяет выявить оперограмма?

Исчерпывается ли управление формальными коммуникациями анализом и проектированием регламентов и способов их передачи?

Опишите технологию сбора информации для решения нестандартной задачи.

Какие типы коммуникационных сетей вы знаете? Для решения каких задач они предназначены?

В чем суть процедуры делегирования полномочий?

Опишите основные способы регуляции коммуникационных потоков.

Приведите примеры известных вам коммуникационных барьеров и способов их преодоления.

Покажите отличие технологий согласования при решении стандартных и нестандартных задач.

Каково назначение внутреннего и внешнего консультирования в органах государственной власти? В чем достоинства и недостатки каждого из них?

Назовите основные принципы создания и функционирования «памяти организации».

Каким образом работа информационного отдела может помочь в преодолении коммуникационных барьеров?

В чем специфика регламентации формальных коммуникаций в органах государственного и муниципального управления?

Опишите основные направления нормативно-правового регламентирования государственно-служебных отношений.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.

• 1. Кибанов А. Я. Управление персоналом. Регламентация труда./ А. Я. Кибанов, Г. А. Момед-Заде, Т. А. Родкина. — М.: Проспект, 2000. — С. 11—25, 185—207,245—259.
• 2. Ноздрачев А. Ф. Государственная служба: учебник для подготовки государственных служащих./ А. Ф. Ноздрачёв. — М.: Академия, 2009. —С. 36—482.
• 3. Саймон Г. А. Менеджмент в организациях./ Г. А. Саймон, Д. У. Смитбург, В. А. Томпсон. — М.: Прогресс, 2005. — С. 169.
• 4. Мескон М. Основы менеджмента. пер. с англ. / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. — М.: Дело, 2008. — С. 330—359.
• 5. Кибанов А. Я. Основы управления персоналом: учебник./ А. Я. Кибанов. — М.: ИНРФРА-М, 2007. — С. 45—89.