Виды контроля. 
Виды и этапы контроля деятельности организации

По направленности и назначению выделяют внутренний и внешний контроль.

Внутренний контроль осуществляется внутри организации (фирмы). Контролирующие органы (субъект) и контролируемые организации (объект) при внутреннем контроле объединены в одну систему. Главной задачей данного вида контроля является обеспечение надлежащего функционирования и управления самой организации.

При несоблюдении установленных правил по осуществлению той или иной деятельности, а также при невыполнении субъектами общественных отношений своих обязанностей могут наступить какие-либо негативные последствия. Так вот, главной задачей внешнего контроля является защита организации от этих последствий.

На протяжении всего функционирования организации осуществляется: предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль. Предварительный контроль над деятельностью организации осуществляется через планирование и создание организационных структур. Это пример того, как наиболее важные виды контроля организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Этот вид контроля предупреждает нарушения нецелесообразности действий и решений.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Производится реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Чтобы быть уверенным, что организационная структура развивается в заданном направлении, необходимо строго соблюдать правила и линии поведения, необходимые для обеспечения выполнения планов.

Предварительный контроль в организации используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

1. При проведении предварительного контроля по отношению к человеческим ресурсам производится тщательный анализ тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. Далее осуществляется отбор наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым, чтобы убедиться, что он сможет выполнить порученные ему обязанности. Для привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников, можно также установить справедливые размеры выплат и компенсации, проводить психологические тесты, многочисленные собеседования с работником перед его наймом.

Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

• 2. В любой организации устанавливается обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов, так как продукцию высокого качества из плохого сырья получить невозможно. Для этого устанавливаются стандарты минимально допустимых уровней качества, и осуществляется проверка соответствия поступающих материалов этим требованиям. Как правило, выбирается такой поставщик, который доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. Запас материальных ресурсов также обеспечивается в таком количестве, которое позволило бы избежать дефицита.
• 3. Механизмом предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который дает уверенность в обеспечении наличными средствами организации, когда это будет необходимо. Также бюджет не позволяет организации исчерпать свои наличные средства до конца, устанавливая предельные значения затрат.

Текущий контроль. Данный вид контроля выявляет и своевременно пресекает нарушения и отклонения в деятельности организации.

Ликвидировать отклонения от намеченных планов и инструкций можно только при регулярной проверке работы подчиненных, обсуждении возникших проблем и предложений по усовершенствованию работы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно во время проведения работ. Он базируется на обратной связи, т. е. производится измерение фактических результатов, полученных уже после проведения определенной части работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль. Данный вид контроля устанавливает результативность, законченность, экономичность, целесообразность деятельности организации. Скрывает упущения и недостатки. Обратная связь при заключительном контроле используется после того как выполнена вся работа. Полученные результаты сравниваются с требуемыми либо сразу по завершению работы, либо по истечении определенного заранее периода времени.

Таким образом, заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Соответственно, появляется возможность сформулировать новые планы так, чтобы избежать возникших проблем в будущем.

В конечном итоге заключительный контроль способствует мотивации, связывая мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.