Теоретический раздел. 
Особенности системного подхода в принятии управленческих решений в отделе управления делами администрации города Кемерово

Теоретические аспекты процесса разработки управленческих решений. Этапы процесса разработки управленческих решений

Процесс разработки управленческих решений (ПРУР) — один из наиболее важных управленческих процессов, от которого зависит успех функционирования организации. Изучение данного процесса поможет руководителю эффективному управлению организацией в сложной, постоянно изменяющейся экономической обстановке. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности и является ее квинтэссенцией. Поэтому так важно понять природу и сущность решений.

Изучением анализа управленческих решений и эффективности их применения и разработки занимались такие видные учёные как: Албастова Л. Н., Михайлов Г. С., Вачугов Д. Д., Зимин Н. Е., Абрюшина М. С., Грачев А. В., Подлесных В. И., Лафта Д. К., Коротков Э. М., Друкер П. и др.

Авторы работ по менеджменту в определение понятия «управленческое решение» включают организационные, психологические аспекты и положения общей теории принятия решений. Таким образом, управленческое решение представляет собой:

• 1. продукт управленческого труда, организационная реакция на возникшую проблему;
• 2. выбор определенного курса действий из возможных вариантов;
• 3. выбор предварительно осмысленной цели, средств и методов ее достижения;
• 4. выбор способа действий, гарантирующего положительный исход той или иной операции.

Представляется наиболее удачным, в комплексе, учитывающем отдельные аспекты данного феномена, следующее определение.

Управленческое решение (УР) представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.

Любой управленческий цикл включает в себя 3 этапа:

• 1) идентификацию проблемы или определение состояния управляемого объекта;
• 2) разработку и принятие решения;
• 3) деятельность по реализации решения и контролю его исполнения.

В данной курсовой работе будет рассмотрен второй этап управленческого цикла, т. е. процесс разработки управленческого решения.

Организация разработки управленческого решения — упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения, осуществляемое посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, делегирования прав и ответственности.

Процесс разработки управленческого решения в сложных ситуациях требует тщательного учета и анализа ряда факторов и представляет собой многошаговый процесс, состоящий из последовательности связных этапов. Российский ученый Гасанов выделяет пять этапов ПРУР.

В каждой организации имеются особенности принятия управленческих решений, определяемые характером и спецификой ее деятельности, организационной структурой, системой внутрифирменной коммуникации. Тем не менее, процесс разработки управленческого решения имеет нечто общее для любой организации, где бы он ни осуществлялся, какая бы модель проблемной ситуации и вид управленческого решения не использовались при этом. Это алгоритм или основные этапы, опосредующие организацию процесса разработки управленческого решения.

Рассмотрим каждый этап процесса разработки управленческих решений отдельно.

Этап подготовки к разработке УР Первый этап ПРУР включает такие элементы как: получение информации о ситуации, определение целей, разработка оценочной системы, анализ управленческой ситуации, диагностика ситуации и разработка прогноза развития ситуации.

Информация о ситуации должна быть достоверной, достаточно полной и, в то же время, не избыточной. Аналитический материал должен готовиться специалистами, имеющими знания и опыт деятельности в области разрешаемой управленческой проблемы.

Важное значение на данном этапе принадлежит выработке целей управленческого воздействия. Определение целей должно осуществляться при непосредственном участии лица, принимающего решение (ЛПР).

В процессе выработки управленческих решений важную роль играет адекватная оценка ситуации и различных факторов, оказывающих воздействие на ее развитие. С этой целью необходимо сформировать оценочную систему, в состав которой должны входить:

• · критерии, характеризующие объект оценки;
• · система показателей и шкалы, с помощью которых оценивается объект по каждому из критериев;
• · принципы проведения сравнительной оценки вариантов управленческого решения и их выбора.

Анализ ситуации предполагает выявление факторов, определяющих динамику ее развития. При этом могут использоваться методы факторного и корреляционного анализа.

Задача диагностики ситуации состоит в выделении ее ключевых проблем и характера их влияния. Данный элемент призван определить закономерности развития ситуации; механизмы целенаправленного воздействия на ее развитие; необходимость в различных ресурсах, требующихся для реализации управленческого решения.

Большое значение имеет представление предполагаемых результатов управленческого воздействия, что достигается в результате разработки прогноза развития ситуации.

Этап разработки УР.

Данный этап заключается в генерировании альтернативных вариантов решений, отборе основных вариантов управляющих воздействий, разработке сценариев развития ситуации и экспертной оценке основных вариантов управляющих воздействий.

Широко распространены такие процедуры генерирования альтернативных вариантов как метод аналогов, мозговой атаки, синтеза управленческих решений и т. п. В последние десятилетия стали развиваться автоматизированные системы генерирования вариантов решений.

В ходе отбора производится отсев заведомо нежизнеспособных или неконкурентоспособных вариантов. При отборе необходимо руководствоваться уровнем сравнительной оценки и требованием отсутствия дублирования.

Главной задачей разработки сценариев является обеспечение понимания ситуации и наиболее вероятных путей ее развития лицом, принимающим решение. Целесообразно рассмотреть различные варианты динамики изменения основных факторов развития ситуации.

Задача экспертной оценки основных вариантов управляющих воздействий — дать оценку реализуемости рассматриваемых вариантов управленческих воздействий и достижения поставленных целей. На этой основе осуществляется ранжирование рассматриваемых вариантов.

Этап принятия УР.

Третий этап ПРУР состоит из трех элементов: коллективной экспертной оценки, принятия решения ЛПР, разработки плана действий.

Коллективные экспертизы обеспечивают лучшую обоснованность и эффективность принимаемых управленческих решений. К числу методов ее проведения относятся: методы Дельфи, мозговой атаки, комиссий, ПАТТЕРН и др. По результатам экспертиз альтернативных вариантов, с учетом дополнительной информации, на основе личного опыта и интуиции ЛПР принимает управленческое решение. При этом оно может коренным образом отличаться от всех предложенных вариантов.

Переход к реализации принятого решения требует согласования действий и ресурсов по времени и месту. Это достигается за счет планирования реализации принятого управленческого решения. Планы необходимо корректировать в процессе реализации управленческих решений. В основе этого — возможность изменения внешних и внутренних условий, законодательства, конъюнктуры, стратегии предприятия и т. п.

Этап реализации УР.

Четвертым этапом является реализация управленческого решения на основе разработанного плана мероприятий. Этап реализации решения предполагает доведение решения до исполнителей, наделение исполнителей ресурсами, делегирование полномочий и координацию действий исполнителей на всех участках реализации решения.

Доведение решения до исполнителей является одним из важнейших элементов организации выполнения решения. Оно осуществляется посредством постановки задач ЛПР в виде приказа, распоряжения, указания и т. п. При этом руководитель должен убедиться в точности понимания существа поставленных исполнителям задач и сроков исполнения, их значения для достижения общей цели, добиться уяснения каждым исполнителем прав и обязанностей, порядка взаимодействия с другими исполнителями.

Эффективность реализации принятого решения во многом зависит от своевременного обеспечения исполнителей запланированными для решения конкретных задач ресурсами.

Каждый исполнитель должен быть наделен определенными полномочиями и обладать некоторой свободой действий на случай непредвиденного изменения условий реализации решения. Необходимо определить ситуации, в которых исполнитель имеет право принятия ситуативных решений, являющихся прерогативой более высокого уровня управления.

Эффективность реализации управленческого решения определяется так же согласованностью действий всех исполнителей. Как правило, в процессе реализации управленческого решения какие-то задачи выполняются с опережением плановых сроков, какие-то с отставанием. Разрешение этого может быть достигнуто лишь за счет непрерывной координации выполняемых работ, перераспределения тех или иных ресурсов (времени, финансовых и материальных средств, сотрудников и т. п.).

Этап контроля реализации УР и анализа результатов.

Контроль реализации запланированных мероприятий и действий обеспечивает эффективность деятельности организации. В зависимости от характера объекта управления применяют различные виды контроля. Основными видами контроля являются непрерывный (осуществляется непрерывно по заранее определенным показателям и определенными заранее методами) и дискретный контроль (не осуществляется непрерывно и постоянно). При невозможности осуществления контроля в процессе исполнения управленческих решений применяется контроль итоговых результатов управленческого воздействия.

Основной задачей контроля является своевременная фиксация отклонений от оптимального развития процесса, запланированного промежуточного или конечного результата. По результатам контроля производится корректировка плана, управляющих воздействий с целью более полного достижения поставленной управленческой цели.

Своевременная координация действий возможна лишь на основе непрерывного контроля реализации принятых планов, отклонениями от поставленных целей.

Анализ предназначен для оценки эффективности принятых управленческих решений и должен включать:

• · оценку сильных и слабых мест решений и планов;
• · дополнительных возможностей и перспектив;
• · дополнительных рисков

Результаты анализа могут послужить побудительным мотивом для переоценки возможностей организации, склонить руководство к переосмыслению и изменению ее миссии и стратегии.

Выбор управленческого решения неоднозначен и во многом зависит от влияния различных факторов на этот процесс. Спектр воздействия факторов достаточно широк. Зачастую их влияние невозможно представить в формализованном виде (например, психологические, типологические факторы), однако их нельзя сбрасывать со счетов.

Рассмотрим некоторые важнейшие факторы, которые влияют на процесс принятия управленческих решений и их эффективность:

• 1. Личностные оценки руководителя неизбежно несут психологические установки, а система ценностей ЛПР делает этот процесс субъективным;
• 2. Среда принятия решения, которая характеризуется условиями определенности и риска;
• 3. Культурные различия как фактор принятия решений отражает культурные особенности системы управления;
• 4. Информационные ограничения, играющую одну из важнейших факторов, т.к. при принятии УР необходимо обладать полным, достоверным и оптимальным объемом информации;
• 5. Временные ограничения. Известно, что с течением времени ситуация принятия решения меняется, а то в свою очередь говорит о неактуальности УР;
• 6. Поведенческие ограничения, обуславливаемые разницей между особенностями личности и характером руководителя, что в результате порождает конфликты и несогласия в ходе принятия УР;
• 7. Взаимосвязь решений. Выигрыш от принятия управленческого решения в одной сфере может повлечь за собой существенный проигрыш в другой;
• 8. Фактор сложности. Сложность исполнения (реализации) принятого решения зависит от того, какова степень охвата различных сфер деятельности фирмы при реализации решения. Чем сложнее решение, тем, как правило, шире круг охвата сфер (материально-техническая, кадровая, организационно-экономическая, маркетинговая, финансовая и т. д.). Чем больше направлений работ и чем больше людей (персонала) вовлечено в сферу реализации, тем сложнее и дороже реализация решений.

Как мы видим, на процесс принятия решения оказывают влияние большое число факторов. Своевременное принятие правильного управленческого решения — главная задача любого менеджера. Существует огромное число методов, с помощью которых осуществляется ПРУР. В следующем параграфе речь пойдет о системном анализе и системном подходе в процессе принятия решения.