Внедрение системы автоматизации бизнес процессов и электронного документооборота NauDoc

Система NauDoc предназначена для современного успешного управления компанией и корпоративными знаниями.

Описание отличий системы NauDoc от других систем

Отличие системы NauDoc от других систем заключается в:

• — полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;
• — отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;
• — работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;
• — поставка с полным набором исходных кодов;
• — значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

• — система является лидером среди российских систем, ориентированных на автоматизацию бизнес-процессов (workflow) (по данным аналитического обзора, проведенного журналом «Компьютера» в октябре 2005 года);
• — низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным справочника «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения», изданного Гильдией управляющих документацией (август 2005 г.));
• — в аналитическом отчете компании DSS Consulting за 2005 год программный продукт NauDoc назван лидером среди систем документооборота со стоимостью до $ 100 за рабочее место;
• — простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
• — гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
• — веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
• — кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
• — возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
• — возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

3.2.2 Технологии внедрения программных продуктов NAUMEN.

Корпоративная система электронного документооборота NauDoc позволяет автоматизировать:

• — документооборот и делопроизводство;
• — работу с распоряжениями: назначение, контроль сроков, анализ результатов, исключение возможности утраты;
• — процессы прохождения документов;
• — управление знаниями;
• — управление нормативной документацией в соответствии с требованиями ISO 9001:2000;
• — надежное и сравнительно дешевое хранение информации;
• — управление внешними и внутренними web-сайтами компании;
• — интеграцию с другими приложениями, уже работающими в компании.

Проекты по внедрению программных продуктов компании NAUMEN рассчитаны на самый широкий круг предприятий. Уровень участия в проекте консультантов и соответственно стоимость проекта могут варьироваться в широких пределах, что позволяет найти взаимовыгодный компромисс в большинстве случаев.

Учебный Центр NAUMEN:

• — оказывает полный цикл обучения специалистов применению программного обеспечения компании NAUMEN и связанных с ним технологий и продуктов, предоставляя возможность корпоративным заказчикам, уже сегодня решать, в рамках текущего ИТ-бюджета все бизнес-задачи компании, опираясь на технологии свободного ПО [14].
• — проводит обучение и сертификацию партнеров компании. Оказывает консультативные услуги по планированию, проектированию, созданию, внедрению и сопровождению информационных систем. Осуществляет заказную разработку учебных материалов.
• — выполняет роль «Центра Компетенции» компании NAUMEN. В рамках этого направления проводится обучение на следующих курсах: по системе документооборота NauDoc — для пользователей, технологов, системных администраторов, внедренцев и разработчиков.

3.2.3 Жизненный цикл проекта по внедрению системы электронного документооборота NauDoc.

Разработка и реализация инвестиционного проекта может быть представлена в виде цикла, состоящего из трех отдельных фаз: предынвестиционной, инвестиционной и эксплуатационной [15]. Каждая из этих фаз, в свою очередь, подразделяется на стадии. Подробно взаимовлияние этих фаз показано на рис. 3.1.

Очень важно до принятия решения об осуществлении проекта рассмотреть все аспекты его реализации на протяжении всего периода жизненного цикла. Такой подход страхует как от принятия проектов, дающих быструю отдачу, но неэффективных во времени, так и от предубеждения против проектов, медленно набирающих силу, но приносящих существенные долгосрочные выгоды.

Рис. 3.1. Фазы инвестиционного проекта

Как только исследования инвестиционных возможностей определили надежные, признаки жизнеспособности проекта, начинаются этапы содействия инвестициям и планирования их осуществления. Чтобы уменьшить потоки ограниченных ресурсов, необходимо осуществить планирование последовательности действий при разработке инвестиционного проекта — от концептуальной стадии до эксплуатационной фазы.

Была составлена диаграмма Ганта, которая показывает срок и последовательность выполнения стадий проекта по внедрению программного продукта NauDoc, а также закрепляет за каждым этапом ответственных лиц (приложение 3, 4).

Рассмотрим подробнее содержание каждого шага управления проектом, находящимся в предынвестиционной фазе.

Управление проектом на любой фазе его жизненного цикла состоит из нескольких шагов. В предынвестиционной фазе имеет место несколько видов деятельности, которые частично распространяются и на следующую, инвестиционную фазу. Управление на предынвестиционной фазе содержит следующие шаги:

Определение целей и сроков данного проекта:

Сокращение времени прохождения заказа не менее чем на 5%;

Уменьшение стоимости услуг не менее чем на 0,6%;

Улучшение качества исполнения (уменьшение затрат на брак в 2 раза).

Данный проект должен осуществиться в течение 4 месяцев.

Определение инвестиционных возможностей: руководством компании на модернизацию процесса управления выделяется 400 000 руб.

Анализ затрат на проект (данный анализ затрат, а также расчет экономической эффективности проекта представлен в экономической части данной дипломной работы).

Потенциальные участники проекта: участниками проекта являются сотрудники Издательского Дома «Сократ», занятые в производственном процессе; специалисты компании NAUMEN, внедряющие систему NauDoc; ответственным за проведение данного проекта назначается менеджер по качеству, также принимается на постоянную работу системный администратор NauDoc.

Согласование проекта с руководством компании.

Предынвестиционная фаза занимает 1,5 месяц.

На предынвестиционной фазе контролю подвергаются следующие элементы:

время, стоимость и качество выполнения работ;

подготовка, получение и распределение документов проекта;

состояние дел с финансированием.

Задачи контроля на предынвестиционной фазе состоят в том, чтобы получив фактические данные по проекту, сопоставить их с запланированными характеристиками и выявить отклонения.

После этого переходят к следующему шагу — осуществлению регулирования.

На предынвестиционной фазе этот шаг очень короткий. Основная задача регулирования — определить являются ли отклонения, выявленные на предыдущем шаге настолько значительными, что необходимо принятие соответствующих решений. Если отклонения не могут оказать значительного воздействия на дальнейший ход работ по реализации проекта, то функция регулирования сводится к инициализации следующего этапа управления. Если же отклонения предоставляют угрозу для успешного осуществления проекта, то все работы по текущему проекту необходимо свернуть и приступить к анализу альтернативного с повторением полного цикла управления.

Далее рассмотрим управление на инвестиционной фазе, которая состоит из следующих этапов:

Заключение

контракта на приобретение лицензии;

Оценка состояния предприятия.

Специалисты компании NAUMEN осуществляют оценку состояния предприятия: соответствие технических характеристик систем предприятия, требуемых для внедрения NauDoc; подготовка технического задания, выявление групп пользователей, распределение функций, анализ существующих бизнес-процессов;

Технические характеристики системы электронного документооборота NauDoc:

• — Требования к аппаратному обеспечению зависят от количества пользователей и документов в системе, спецификация разрабатывается на этапе выяснения требований заказчика.
• — Требования к серверному обеспечению NauDoc:
• — Рекомендуемая конфигурация сервера для NauDoc Lite, Medium
• — Требования к аппаратной платформе:
• — Процессор: Pentium 4 1500 МГц;
• — Оперативная память: 512 Mб;
• — Жесткие диски: 2xHDD 40 Гб SATA;
• — Требования к ПО:

операционная система Windows/Linux (Red Hat, Debian, Alt Linux, Asp Linux)/Free BSD/Solaris/Mac OS;

web-сервер Apache.

В Издательском Доме «Сократ» технические характеристики соответствуют данным.

• 3. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии;
• 4. Обучение персонала (данный вопрос рассмотрен в экономической части данной дипломной работы).

Инвестиционная фаза занимает 1,5 месяца.

Инвестиционная фаза непосредственно связана с осуществлением инвестиций. На этой стадии жизненного проекта подвергается риску наибольшая сумма денег. Именно поэтому, управление на инвестиционной фазе имеет приоритетное значение. Оно состоит из следующих шагов:

анализ планов или состояния проекта;

планирование реализации проекта;

инициализация работ по его выполнению;

контроль за отклонениями;

регулирование.

Схематично цикл управления на инвестиционной фазе представлен на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Цикл управления на инвестиционной фазе

Анализ состояния проекта является основополагающим моментом, т.к. от него зависит успешность выполнения проекта в целом. Анализ проводится менеджером проекта всякий раз, когда проект проходит определенные контрольные точки, от которых зависит ход дальнейшей реализации проекта.

Если в результате анализа были выявлены отклонения, менеджер проекта должен проанализировать их причины и составить план их исправления. Собственно, на этом заканчивается первый шаг и осуществляется переход к следующему.

На инвестиционной фазе планирование занимает одно из самых важных мест. Практически процесс планирования проекта на его инвестиционной фазе является непрерывным. Планированию подлежат все виды работ, выполняемых на инвестиционной фазе проекта.

План реализации проекта предполагает разработку исполнительных документов, которые используются с целью обеспечения эффективного результата [16].

Третий шаг очень короток. После того, как менеджер проекта принял планы по проекту, он отдает указание о начале его внедрения.

На четвертом шаге осуществляется контроль за осуществлением этих работ и регулируется интенсивность инвестиций.

Все системы контроля на инвестиционной фазе проекта используют критерии, которые определяют изменения в состоянии проекта.

Наиболее часто применяются следующие 3 критерия определения возникающих изменений [17]:

• — достижение контрольных точек (этапов) в выполнении плана работ (графика);
• — расход финансовых средств;
• — затраты ресурсов и эффективность их использования;

Наиболее просто планировать и проверять в проекте достижение контрольных точек (этапов), т.к. наступление начала или окончания выполнения каждой работы наиболее наглядно видно при соответствующем ее выделении.

Расход финансовых средств является другим надежным показателем для учета изменений в ходе реализации проекта.

Система контроля проекта, не использующая данные о финансах или, по меньшей мере, о ресурсах, не может быть эффективной, т.к. деньги (первая движущая сила) и ресурсы (вторая движущая сила) всегда должны быть связаны с выполняемыми работами.

Если система контроля имеет подходящий механизм учета того, как рабочие и их производительность влияют на результат, выраженный в стоимости и времени, можно скорректировать условия, вызвавшие неудовлетворительные изменения, манипулируя ресурсами, находящимися в распоряжении менеджера проекта.

На основе перечисленных показателей определяются и другие показатели, а именно:

• — отклонения от графика выполнения работ;
• — отклонения от сметы затрат;
• — индекс выполнения графика;

Пятый шаг — регулирование, по своему содержанию идентичен соответствующему шагу на предынвестиционной фазе. Если менеджер проекта считает, что выявленные на предыдущем шаге отклонения основных показателей проекта от плановых незначительны, то выполнение проекта продолжается без изменений. В обратном случае, он принимает решение о корректировки планов выполнения проекта.

После успешного завершения инвестиционной фазы проект вступает в стадию эксплуатации проекта, которая состоит из следующих этапов:

1. Сдача в эксплуатацию и пуск системы;

2. Доработка системы (под конкретных пользователей);

• 3. Анализ результатов проекта (соответствие результатов поставленных целей);
• 4. Техническая поддержка.

Первые два этапа длятся в течение 1 месяца. Проект по внедрению системы электронного документооборота NauDoc закончен.

В рамках технической поддержки осуществляются следующие действия:

• — начальная установка и настройка Системы;
• — ответы на Запросы, возникающие в процессе эксплуатации Системы;
• — устранение ошибок в Системе;
• — уведомления о выходе новых версий и составе списка требований на новую версию Системы;
• — предоставление обновления версии Системы до новой официально выпущенной версии в пределах второй цифры;
• — консультации по вопросам использования Системы.

В задачу менеджера проекта входит реализация следующих шагов:

анализ производственных возможностей;

планирование;

инициализация производства (пуск).

На первом шаге осуществляется сопоставление показателей, запланированных на предынвестиционной стадии, и результатов, достигнутых на инвестиционной фазе. Если выявлены значительные отклонения переходят ко второму шагу. Иначе, к третьему шагу.

На втором шаге происходит корректировка заданных на предынвестиционной фазе планов в соответствии с теми возможностями по производству продукции, которые могут быть достигнуты.

Третий шаг подразумевает управление работами, связанными с реализацией проекта.