Теоретические основы организационно-управленческого анализа

Сущность, классификация и требования к целям

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринимаемых руководством, которые ведут к разработке специфики и стратегии, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Первым и, может быть, самым существенным решением при планировании будет выбор целей организации. Те организации, которые вследствие своего размера испытывают необходимость в многоуровневых системах, нуждаются также в нескольких широко формулированных целях, также как и в более частных целях, связанных с общими целями организации.

Основным вопросом относительно стратегии компании, который задает себе руководитель высшего звена, звучит так: «Как мы видим свою компанию, что мы собираемся делать и чего хотим достичь?». Для того, чтобы четко и обоснованно ответить на этот вопрос, менеджер должен ясно представлять себе характер деятельности своей фирмы на сегодняшний день и в будущем, а также продумать возможные потребности компании на 5−10 лет вперед. Его ответ на вопрос: «Кто мы, что мы делаем и куда направляемся?» определит курс, который должна взять фирма, и поможет выработать сильную индивидуальность. То, что компания собирается делать и чем она хочет стать в общем смысле является предназначением (миссией) фирмы.

Устанавливая миссию, менеджер определяет сферу деятельности компании, а также те услуги, которые она будет предоставлять своим клиентам. Менеджеру необходимо стратегически обдумать сферу деятельности фирмы. Все это должно сопровождаться разработкой концепции долгосрочного развития фирмы. Именно то, что видится менеджеру относительно места своей компании на рынке, и является стратегическим видением. Развивая и обнародуя миссию и стратегическое видение, менеджер знакомит сотрудников со смыслом целей и убедительно объясняет направления будущего развития.

Миссия создает у окружающих представление об организации, ее предназначении; социальной ответственности перед обществом и своими работниками; предпочтениях, верованиях, ценностях, принципах, культуре; наиболее привлекательных сферах деятельности. Все это обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренним и внешним миром, помогает определить позиции и интересы в отношении разных социальных групп.

В миссии находит отражение основа формулирования конкретных целей — общих и специфических, выработки стратегии, распределения ресурсов на различных организационных уровнях. Она ориентирует текущую деятельность управляющих.

Таким образом, миссия формулирует направление движения организации с учетом внутренних и внешних условий. Она формируется и оттачивается годами, редко меняется.

На формулировку миссии влияют такие факторы, как: исторические традиции, конкурентные преимущества и угрозы, существующий потенциал организации, мнение партнеров, власти, взгляды высшего руководства.

Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и формулировке миссии своей организации. Часто эта миссия является для них очевидной: «Получать прибыль».

Однако прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является открытой системой, она может выжить, в конечном счете, только если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой.

Чтобы заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает общую цель организации.

Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководство должно ответить на 2 вопроса: «Кто наши конкуренты?» и «Какие потребности наших клиентов мы должны удовлетворить?».

Формулировка миссии должна содержать следующее:

• 1. задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий, т. е. какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?
• 2. внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.
• 3. культура организации: Какого типа рабочий климат существует внутри организации? Какого типа людей привлекает этот климат?

Значение соответствующей миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решения только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство целей, имеющее существенное значение для успеха организации.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.

Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически создает клиентов для поддержки организации в будущем.

Многие некоммерческие организации имеют так много различных клиентов, что им трудно представить подходящую формулировку цели. Например, больница должна обеспечивать своих пациентов, врачей, медсестер, технических работников и местное сообщество, в котором она осуществляет свою деятельность. Несмотря на эти трудности, некоммерческая организация должна сформулировать подходящую, ориентированную на клиента миссию для себя самой.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния компании, форм и методов ее работы, т.к. в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будет направляться усилие и какие ценности будут при этом приоритетными.

Миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.

Менеджмент, как целостная система управления, ориентируется на достижение всей совокупности целей, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель, от высшего до низшего, должен иметь четкие цели. [7, с. 48].

Для доведения целей до конкретного исполнителя используется метод управления по целям, разработанный П. Дракером. Основными принципами метода являются то, что каждый руководитель, от наивысшего до самого высшего уровня, должен иметь четкие цели, которые обеспечивают поддержку целей руководителей, находящихся на более высоком уровне, и должен работать для выполнения целей руководителя высшего звена.

Процесс управления по целям включает 4 этапа:

• 1. Постановка целей. После выработки высшим руководством общеорганизационных целей, эти цели формулируются для работников следующего уровня посредством проведения совещаний с начальниками отделов, проводимых раз в квартал. В ходе беседы, проводимой руководителем с каждым подчиненным, обсуждаются цели каждого подчиненного, сроки их выполнения. Каждый раз достигнутые соглашения по целям и срокам их выполнения фиксируются в письменном виде. Таким образом, для каждого подчиненного разрабатываются цели, с которыми он согласился и за выполнение которых несет персональную ответственность.
• 2. Планирование работы подчиненного. На данном этапе каждое подразделение организации, для которого определены цели в рамках общеорганизационных целей, решает, сможет ли оно достичь этих целей имеющимися ресурсами.

В начале руководитель каждого подразделения определяет те действия и меры, которые необходимы для достижения поставленных целей. В качестве метода структуризации проблемы может использоваться построение дерева целей. Определение методов и средств достижения целей может также осуществляться на основе консультаций с сотрудниками своего подразделения. Затем на совещании с работниками руководитель подразделения либо сам определяет, либо предлагает своим подчиненным самостоятельно выбрать те задачи, над решением которых они будут работать. При этом в недельный срок каждый подчиненный разрабатывает план своих действий, определяет объем необходимых ресурсов и затрат времени, а затем согласовывает этот план с руководителем и заверяет письменно.

• 3. Контроль и анализ выполнения целей. Поскольку цели каждого подчиненного определены, они выполнимы, и подчиненный несет персональную ответственность за их достижение, то он должен осуществлять систематический контроль за работой своих подчиненных. Для этого каждые 4 недели руководитель организации проводит анализ степени достижения целей посредством беседы с подчиненными по вопросам выполнения их персональных планов и соблюдения сроков. Если в ходе беседы выясняется, что цели не были или не будут достигнуты, то также на этом этапе происходит выявление проблем и преград при выполнении поставленных целей, определение причин этих проблем.
• 4. Корректирующие действия. Принимая, что цели не были или не будут достигнуты, и убедившись, что руководство точно установило причину, необходимо решить, какие следует принять меры для корректировки отклонения. В этом случае предложения по корректировке целей и планов подразделения согласуются с руководителем более высокого уровня.

Миссия образует фундамент для установки целей организации в целом, ее подразделений и функциональных подсистем (маркетинг, нововведения, персонал, производство, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общих целей предприятия.

Цели — это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации [3, с. 67].

Как правило, организация ставит и реализует не одну цель, а несколько целей, которые важны для её функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами ей приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических перед ней стоят социальные, организационные, научные и технические задачи.

В менеджменте под целью понимаются идеальное или желаемое состояние объекта управления [4, с. 267].

Достижение целей должно быть полезно организации, каждому ее члену в отдельности, а также тем, кто с ней сотрудничает, — деловым партнерам, властям и обществу в целом.

В то же время реальный результат человеческой деятельности, как правило, не совпадает с намеченной целью, поскольку в процессе движения к ней всегда могут иметь место различные отклонения.

На основе миссии формулируются общие цели (обычно 4−6), которые отражают важные направления деятельности организации в целом и могут быть интегральными и функциональными. Первые связаны, например, с достижением ее устойчивости, обеспечением необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выходом на внешний рынок и т. п. Вторые — с отдельными конкретными сторонами работы организации: финансами, маркетингом, кадровой работой. Они являются заданием для соответствующих служб.

Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации их общих целей.