Порядок приема/увольнения сотрудников, работа которых связана с конфиденциальной информацией

Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых будет связана с владением ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:

• — подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;
• — изучение резюме руководством фирмы, структурного подразделения и секретарем-референтом (при отсутствии на фирме службы персонала или менеджера по персоналу);
• — знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и секретаря-референта с отобранными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе (без сообщения конфиденциальных сведений); изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;
• — по итогам предварительного собеседования заполнение отобранными кандидатами, не работающими на фирме, и представление секретарю-референту заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, наличии ученых степеней, ученых и почетных званий, передача секретарю-референту рекомендательных писем и при наличии характеристик;
• — обновление материалов личного дела работающего на фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
• — изучение секретарем-референтом достоверности представленных кандидатами документов, собеседование по документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
• — опрос секретарем-референтом авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
• — собеседование экспертов-психологов с кандидатами на должность с целью определения их личных и моральных качеств, собеседование с кандидатами руководителя структурного подразделения с целью определения их профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;
• — при необходимости — тестирование или анкетирование кандидатов;
• — по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;
• — заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;
• — в случае согласия работника — подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщенных ему конфиденциальных сведений о характере информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
• — беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и секретаря-референта с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;
• — составление проекта контракта (трудового соглашения), содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы и ответственности за разглашение;
• — оформление и подписание контракта (трудового соглашения);
• — составление и подписание приказа о приеме на работу (или переводе на другую работу) с испытательным сроком;
• — заведение личного дела на вновь принятого работника и заполнение на него необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы Т-2;
• — внесение необходимых сведений в первичные учетные бухгалтерские документы;
• — внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
• — изучение личных, моральных и профессиональных качеств работника в течение испытательного срока;
• — обучение работника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
• — анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, принятие решения о прекращении или продлении контракта и издание соответствующего приказа;
• — оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам фирмы в соответствии с его должностными обязанностями.

Особенностью технологической цепочки является то, что по итогам выполнения любой из процедур (до издания приказа о приеме или переводе) руководство фирмы или сам кандидат могут отказаться от дальнейшего продолжения процесса приема на работу.

Обычно отобранным для работы считается кандидат, у которого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу и не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу с конфиденциальной информацией.

Следует учитывать, что материалы проверок и анализа кандидатов на должность (в том числе, вопросники и протоколы собеседований, заполненные тесты, анкеты, а также используемые виды тестов и «ключи» к тестам, тестовые нормы, инструкции по проведению и интерпретации и другие подобные материалы) являются строго конфиденциальной информацией. Кандидаты не должны заранее знать содержание вопросников, анкет и тестов.

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает до того, как ему секретарем-референтом будут сообщены состав ценных сведений, с которыми он будет работать и порядок защиты этих сведений.

Обязательство (договорное обязательство) или подписка о неразглашении конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ограничение его прав в отношении использования конфиденциальной информации, дает обещание не разглашать те сведения, которые ему будут доверены или станут известны по службе.

Подобные обязательства подписывают не только претенденты на работу в данной фирме, но и все лица, тем или иным образом участвующие в работе фирмы и потенциально имеющие возможность узнать элементы тайны фирмы (например, акционеры, поставщики, работники сотрудничающих с фирмой рекламных и торговых структур, эксперты, а также служащие фирмы, которые не имеют непосредственного отношения к закрытым сведениям, однако, обладают возможностью ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей.

Обязательства подписки или соглашения о неразглашении тайны фирмы не дают полной гарантии сохранения этих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными лицами этих сведений, риск незаконного их использования, а также число попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру.

После подписания обязательства и проведения беседы-инструктажа с претендентом заключается трудовой договор (контракт).

В контракте должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, обязательстве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений и т. п. Обязательно указывается степень ответственности за разглашение тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно — расторжение трудового договора и, при необходимости, последующее судебное разбирательство.

Материалы, связанные с профессиональным и психологическим анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов и т. п.), подшиваются в дело «Материалы по приему сотрудников на работу», но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности «Строго конфиденциально» .

После получения допуска к конфиденциальной информации сотрудник должен быть первоначально индивидуально обучен правилам работы с документами, базами данных, с которыми ему предстоит работать. Результат обучения фиксируется в обязательстве. Отметка заверяется подписями секретаря-референта и сотрудника.

Секретарю-референту важно также помнить, что определенные особенности имеются и в процессе увольнения сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией фирмы. Эти особенности состоят в следующем.

Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:

• — написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
• — передача заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи секретарю-референту;
• — прием секретарем-референтом от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
• — сдача сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка;
• — проведение секретарем-референтом беседы с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
• — подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
• — документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
• — прием от сотрудника пропуска для входа в здание фирмы, выдача ему трудовой книжки и расчета по заработной плате.

Стабильность кадрового состава является важнейшим направлением защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов — наиболее опасный и трудно контролируемый канал утраты информации. Необходим тщательный анализ причин увольнения сотрудников.