Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации

В СП «Софтформ» ООО офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками.

Электронная работа с входящей документацией:

• 1. Получение документа.
• 2. Экспедиционная обработка.
• 3. Рассмотрение документа.
• 4. Регистрация.
• 5. Передача адресату (конкретное подразделение).
• 6. Рассмотрение руководителем подразделения.
• 7. Назначение и передача исполнителю.
• 8. Исполнение документа.
• 9. Контроль за исполнением.
• 10. Направление документа в дело.

Электронная работа с исходящей документацией:

• 1. Создание проекта документа.
• 2. Проверка офис-менеджером.
• 3. Согласование (визирование при необходимости).
• 4. Подписание руководителем документа.
• 5. Регистрация документа.
• 6. Направление документа в дело.

Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее (рис. 2.2).

В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа.

Рисунок 2.2 — Модель внешнего документооборота предприятия

При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.

При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации — факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Поскольку в нашей организации находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения — последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.

Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:

• — параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;
• — последовательный — последовательную;
• — альтернативный — рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.

После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер. Более подробно архивное хранение мы рассмотрим ниже.

Хотелось бы особое внимание обратить на организацию работы с документами, полученными посредством электронной почты. В нашей организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота:

• — сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;
• — сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;
• — сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) — для передачи следственным органам;
• — все отправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важно восстановить содержание всей переписки.

Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей организации положению, срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен: разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, — Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования» .

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.

Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом (рис. 1.3).

Электронная работа с внутренней документацией. Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов:

• 1. Получение указания на разработку.
• 2. Подготовка проекта документа
• 3. Согласование (визирование).
• 4. Регистрация в подразделении.
• 5. Передача адресату.
• 6. Отметка о доставке.
• 7. Выдача (оформление) резолюций.
• 8. Постановка на контроль.
• 9. Отчет об исполнении.
• 10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше.

Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема — тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение — задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе» .

Рисунок 1.3 — Маршрут движения письма

Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания. Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания, соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.

В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации, обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.

В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие: все просроченные документы на сегодняшний день; все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период. Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки персонала. В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании для рассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом. Справочники используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы.

Следует более подробно остановиться на организации электронного архива в нашей организации. Поскольку в нашей модели документооборота выделяются 2 вида хранения данных: оперативное и долгосрочное, то для работы с данной информацией созданы разные виды хранилищ. Для оперативного хранения первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе» обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранение производится с помощью RAID-массивов. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А для долговременного хранения больших объемов информации применяются архивные библиотеки на основе CD или DVD. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота.

А также некоторые виды документов хранятся на ленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно в хранении. Электронный архив СП «Софтформ» ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. А также обладает специальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранять документы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибуты файлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработки карточек.

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.