Делопроизводственная служба: понятие, функции, регламентирование деятельности

Понятие и функции делопроизводственной службы

" Делопроизводственная служба" - это понятие в настоящее время употребляется в двух значениях:

• 1. Структурное подразделение организации, выполняющее делопроизводственные функции.
• 2. Структурное подразделение организации, осуществляющее делопроизводственные функции, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях Янковая В. Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. — Режим доступа: URL: http: //www.sekretariat.ru/discuss/91 390/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

" Служба делопроизводства — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти" .

Именно второе значение понятия «делопроизводственная служба» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о делопроизводственной службе нужно иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. — Режим доступа: URL: http: //http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013).. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

объем документооборота организации;

наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». рекомендуется использовать следующие наименования:

• 1) в министерствах и ведомствах — управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
  • o секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
  • o инспекция при министре (руководителе ведомства);
  • o канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
  • o отдел писем (жалоб);
  • o отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
  • o центральный архив;
• 2) на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
  • o подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
  • o секретариат;
  • o экспедиция;
  • o копировально-множительное бюро;
  • o архив Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М., 2004. — С. 16. .

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Управление делами — это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций Янковая В. Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. — Режим доступа: URL: http: //www.sekretariat.ru/discuss/91 390/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Остальные приведенные названия — канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия — это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т. п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т. п. Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. — Режим доступа: URL: http: //http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции Энциклопедия делопроизводства. Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления Режим доступа: URL: http: //www.edou.ru/enc/razdel41/? COURSE_ID=6&LESSON_ID=128 (дата обращения 03. 04.2013). .

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно.

• · совершенствование форм и методов работы с документами;
• · обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• · сокращение документооборота;
• · унификация форм документов;
• · разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• · внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Делопроизводство. — М., 2006. — С. 46. .

К технологическим функциям следует отнести:

• · осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• · регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• · ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• · машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• · копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• · разработка и проектирование бланков документов;
• · подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• · подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• · организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• · регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• · организация хранения документов в структурных подразделениях;
• · организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• · повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• · организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• · организация делопроизводства по обращениям граждан;
• · разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Указ. соч. — С. 50.

К контрольным функциям относят:

• · контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• · контроль за сроками исполнения документов;
• · осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• · организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• · обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• · обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Указ. соч. — С. 52.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• · разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• · проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• · проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Указ. соч. — С. 53. .

Статус делопроизводственной службы, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о делопроизводственной службе, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы большое значение имеет определение ее целей и задач, в примерном положении о делопроизводственной службе этот раздел называется «Цели и задачи службы ДОУ». В примерном положении цель делопроизводственной службы сформулирована следующим образом: «Основной целью делопроизводственной службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». Данную формулировку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название). Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) — достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

• — изменение законодательства в сфере информации и документации;
• — изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
• — изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами — как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинамиЯнковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М., 2004. — С. 22. .

Конечно, в одних организациях эти изменения более ощутимы, в других — менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно, для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности делопроизводственных служб и выражаются, прежде всего, в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре делопроизводственной службы, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному персоналу.

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы делопроизводства могут входить: секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы делопроизводства выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях делопроизводственная служба состоит из 2−3 человек Янковая В. Ф. Организация службы документационного обеспечения. — Режим доступа: URL: http: //www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03. 04.2013). .

Во многих организациях делопроизводственная служба не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами — это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба делопроизводства фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2−3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба делопроизводства непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности делопроизводственной службы При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21. 08.1998 № 37). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». .

Для определения численности персонала службы делопроизводства используются нормативные документы по труду и организации труда Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации. — Режим доступа: URL: http: //vinirina-prof. ucoz.ru/index/sluzhba_dou_v_organizacii/0−6 (дата обращения 02. 04.2013). Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

• 1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. — М., 1995. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. М., 1995.
• 2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М, 1992. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. М, 1992.
• 3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. — М., 1993. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. М., 1993.
• 4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. — М., 2002. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы делопроизводства — эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники делопроизводственной службы. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.