Проект мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом в медицинском учреждении «Больница с поликлиникой» ГУИН МЮ РФ Кемеровской области

Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом

Исходя из проведённого анализа 2 главы, был выявлен ряд проблем, которые так или иначе связаны с системой управления персоналом. Следовательно, необходимо разработать ряд мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом.

Целесообразно проведение следующих мероприятий:

• 1. Перевести старший медицинский персонал в подчинение только заместителя начальника по лечебной части тем самым произойдёт уменьшение объёма работы руководителя данного учреждения.
• 2. Создать стоматологический кабинет. Необходимость данного мероприятия заключается в том, что обслуживаемое население обязательно нуждается в стоматологических обследованиях т.к. частота посещения стоматолога должна быть не менее 1 раза в год. Также создание данного кабинета позволит населению уменьшить свои затраты на данный вид медицинской помощи. Определить цели этого кабинета, положение кабинета, экономическую и социальную эффективность создания, набрать квалифицированный медперсонал для работы в данном кабинете.
• 3. Создать гинекологический кабинет. Необходимость данного мероприятия заключается в том, что 38% обслуживаемого населения составляют женщины. Также создание позволить расширить комплекс медицинских услуг предлагаемых населению. Определить цели этого кабинета, положение, экономическую и социальную эффективность создания, набрать квалифицированный медперсонал для работы в данном кабинете.
• 4. Увеличить обслуживаемый контингент путём заключения с различными организациями договора на предоставление медицинских услуг. Рациональность данного предложения заключается в экономической эффективности для учреждения и социальной для населения.
• 5. Обновить персонал учреждения путём частичного увольнения старого и принятия нового квалифицированного персонала т.к. в учреждении есть работники пенсионного возраста многие из которых не приспособлены к нововведениям в области медицины. Тем самым произойдёт продвижение по служебной лестнице оставшегося персонала. С другой стороны при внедрении данного мероприятия следует внимательно оценить степень опыта и заслуг увольняемого персонала т.к. вследствие некорректного обновления персонала существует риск потери квалифицированных кадров, без которых учреждение не сможет нормально функционировать.
• 6. Создать отдел связи, который будет, осуществляет движение информации не только от вышестоящих начальников к исполнителям и наоборот, но и между подразделениями. Определить рациональность создания, цели отдела, положение отдела, должностную инструкцию начальника отдела и экономическую и социальную эффективность создания отдела. Спроектировать информационную инфраструктуру, повышающую эффективность деятельности отдела, учреждения и даже муниципального образования в целом — которые будут рассмотрены ниже.

Внедрение всех выше перечисленных мероприятий позволит решить многие организационные проблемы, имеющиеся в организации, а также улучшить показатели деятельности учреждения, что в свою очередь положительно должно отразится на организационной структуре учреждения и на системе управления персоналом.

В остальном же я нахожу методы управления персоналом и структуру организации эффективными, другие же мероприятия (радикальные изменения системы управления персоналом и организационной структуры) могут привести:

• Ш к потере положительного потенциала;
• Ш к появлению экономических и социальных конфликтов;
• Ш к принятию спорных, противоречивых или, порой, неправильных управленческих решений.

Разработка отдела связи в учреждении.

Я предлагаю организовать отдел связи, который будет, осуществляет движение информации, с использованием информационной инфраструктуры, не только между подразделениями учреждения, от вышестоящих начальников к исполнителям и наоборот, но и от вышестоящих органов управления.

Рациональность данного предложения заключается в том, что в учреждении практически отсутствует экономически эффективная система передачи горизонтальной информации между руководителями отделов и вертикальной информации от начальника до руководителей отделов и обратно. То есть на передачу информации управленческий персонал затрачивает огромное количество времени, которое можно посветить выполнению других задач, а отсюда и социальная и экономическая нестабильность как для учреждения в целом, так и для клиентов учреждения. Также при передаче информации через большое количество отделов происходит её искажение а, следовательно, персонал может не чётко представлять поставленные перед ним задачи.

Данный отдел создаётся для:

• · формирования активного управления;
• · уменьшения объёма информации проходящей через начальника больницы и начальников других отделов;
• · получения персоналом учреждения более точной информации;
• · высвобождения времени руководителя, которое может быть распределено на выполнение других обязанностей;
• · своевременной передачи информации;
• · сокращения времени на передачу информации.

Для деятельности учреждения имеют наибольшее значение вопросы информации. Учреждение, в принципе нуждается в двух типах информации:

• а) данные о среде, прежде всего о потребителях медицинских услуг;
• б) данные о всех внутренних проблемах, финансового, кадрового и прочего характера.

Служба связи может быть организована в различных вариантах. Однако на практике наибольший интерес представляет взаимодействие службы связи с другими службами учреждения и ее роль, и место в структуре управления учреждением.

Создание в учреждении службы связи потребует соответствующего изменения организационной структуры управленческих служб и установления новых функциональных связей между подразделениями. Возможный вариант структур управленческих служб учреждения, ориентирующего свою деятельность на связь, представлен в (Приложении 2).

Персонал данного отдела должен состоять как минимум из четырёх человек, что обеспечит полную реализацию функций и стабильную работу отдела:

• 1. Начальник отдела связи, который будет руководить деятельностью отдела, отвечать за исполнение обязанностей возложенных на отдел (см. должностную инструкцию начальника отдела связи);
• 2. Специалист по информационным технологиям, который будет отвечать за программное обеспечение и настройку компьютерных коммуникаций в учреждении;
• 3. Психолог, который будет работать с персоналом учреждения, выявлять психологические проблемы, отвечать за стабильный психологический климат в учреждении;
• 4. Специалист по связям с общественностью, который будет отвечать за связь с обслуживаемым населением, вышестоящими государственными органами власти, другими медицинскими учреждениями.

Организационно служба связи должна быть подчинена непосредственно начальнику учреждения, что обеспечивает независимость ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей учреждения при разработке его коммуникативной политики. В своей деятельности служба связи должна взаимодействовать с подразделениями учреждения, участвующими в достижении его целей.

Я предлагаю для создаваемого отдела связи внедрение определённых функций, которые по мере развития должны расширяться и дополняться. Главной задачей, я считаю, необходимо оживить связь между персоналом учреждения и вышестоящими органами управления.

Для эффективной работы отдела требуется разработка положения об отделе, должностная инструкция начальника отдела, а также следует спроектировать информационную инфраструктуру с помощью, которой и будет происходить передача информации.

Разработка положения об отделе связи учреждения.

• 1. Общие положения.
• 1.1. Отдел связи создан для продвижения информации не только от вышестоящих начальников к исполнителям и наоборот, но и между подразделениями.
• 1.2. Отдел подчиняется непосредственно начальнику больницы;
• 1.3. В своей деятельности отдел руководствуется:
  • Ш законодательством РФ;
  • Ш приказами, распоряжениями и указаниями начальника больницы;
  • Ш настоящим положением;
• 1.4. В состав отдела могут входить лица, имеющие высшее образование в области здравоохранения, менеджмента и информационных технологий либо прошедшие специализацию (прослушавшие курсы, семинары) в одной из выше указанных областей.
• 1.5. Штат отдела формируется начальником больницы и включает в себя специалистов и ведущего специалиста. Ведущий специалист принимается на работу и увольняется начальником больницы. Специалисты принимаются и увольняются, по представлению ведущего специалиста и утверждению начальника больницы. Режим работы отдела определяется ведущим специалистом исходя из эффективности и необходимости использования рабочего времени. Оплата труда базируется на должностных окладах со всем дополнительными коэффициентами и выплатами, устанавливающимися в ГУИН МЮ положением об оплате труда. Размеры должностных окладов работников отдела определяются начальником больницы.
• 2. Функции отдела.
• 2.1. Движение информации от вышестоящих начальников к исполнителям;
• 2.2. Движение информации между отделами;
• 2.3. Осуществлять связь со сторонними организациями (коммерческими, государственными, общественными) по вопросам текущей деятельности учреждения;
• 2.4. Документарное обеспечение деятельности;
• 2.5. Изучение потребителей медицинских услуг;
• 2.6. Анализ внутренней среды учреждения.
• 3. Обязанности.
• 3.1. Разработка схем движения информации, а также соответствующих им документов и порядка их обращения в учреждении и за его пределами, а именно: подготовка, подписание руководством, приём, учёт, регистрация, контроль выполнения, информационно-справочное обеспечение других служб и отделов, хранение;
• 3.2. Качественное и грамотное составление, согласование и утверждение документов, представляемых на подпись руководству учреждения;
• 3.3. Контроль исполнения документов и распоряжений руководства;
• 3.4. Принятие оперативных решений и действия по реализации возложенных на отдел функций, в пределах компетенции отдела;
• 3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (коммерческими, государственными, общественными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности отдела и учреждения в целом (переговоры, телефон, факс);
• 3.6. Самостоятельно выполнять машинописные, копировально-множительные и прочие работы по документообороту;
• 3.7. Давать рекомендации и консультации другим отделам и службам в пределах своей компетенции;
• 3.8. Соблюдать конфиденциальность информации, полученной в процессе деятельности отдела;
• 3.9. Выполнение отдельных поручений руководства учреждения.
• 4. Права.
• 4.1. Передавать и получать информацию по вопросам, относящимся к компетенции отдела работникам других отделов и служб, а также сторонним организациям;
• 4.2. Требовать от руководства обеспечения необходимыми для нормальной деятельности средствами связи, транспортом, оргтехникой, расходными материалами и прочими материально-техническими ресурсами.
• 4.3. Работать с конфиденциальными документами. Принимать решения и производить необходимые действия по их исполнению в пределах своей компетенции;
• 4.4. Взаимодействовать со всеми службами, отделами, сотрудниками учреждения по вопросам, касающимся исполнения обязанностей отдела прямо или косвенно;
• 4.5. Выносить на рассмотрение начальника больницы предложения по документообороту, совершенствованию форм и методов работы, изменения структуры деятельности учреждения;
• 4.6. Своевременно информировать руководство о возможных последствиях и обязательствах, возникающих в процессе деятельности отдела.
• 5. Ответственность.
• 5.1. Работники отдела несут ответственность:
• 5.1.1. За качество, правильность оформления, грамотность оформленных отделом документов, их систематизацию, компьютеризацию;
• 5.1.2. За достоверность предоставляемой информации;
• 5.1.3. За превышение полномочий по принятию решений;
• 5.1.4. За нарушение порядка использования и хранения конфиденциальной информации;
• 5.1.5. За нечёткое и несвоевременное исполнение обязанностей, предусмотренных настоящим положением.
• 5.2. Решения о наложении и порядке применения взысканий на работников отдела принимает начальник больницы.
• 6. Взаимодействие отдела связи с другими отделами и службами.
• 6.1. Отдел связи в процессе деятельности сотрудничает и взаимодействует с другими службами и отделами учреждения:
• 6.1.1. Отделом кадров;
• 6.1.2. Бухгалтерией;
• 6.1.3. Заместителем начальника по лечебной части;
• 6.1.4. Заместителем начальника по работе со страховыми организациями;
• 6.1.5. Заместителем начальника по административно-хозяйственной части.
• 6.2. Отдел связи в процессе деятельности сотрудничает и взаимодействует с другими учреждениями и организациями:
• 6.2.1. ГУИН МЮ РФ;
• 6.2.2. Администрацией города;
• 6.2.3. Медицинскими учреждениями области;
• 6.2.4. Страховыми организациями
• 6.2.5. Другими организациями, с которыми заключён договор на предоставление медицинского обслуживания.

В дальнейшем при увеличении функций отдела или изменении целей учреждения данное положение может быть дополнено или изменено полностью.

Разработка должностной инструкции начальника отдела связи.

Для наибольшей эффективности работы отдела связи нужно разработать должностную инструкцию для руководителя данного отдела, т. е. начальника отдела связи.

Должностная инструкция начальника отдела связи Больницы с поликлиникой ГУИН МЮ РФ Кемеровской области.

• 1. Общая часть.
• 1.1. Отдел связи.
• 1.2. Начальник отдела связи.
• 1.3. Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от начальника больницы.
• 1.4. Дополнительные распоряжения Вы можете получить от:
• 1.4.1. Заместителя начальника по лечебной части;
• 1.4.2. Начальника отдела кадров;
• 1.4.3. Главного бухгалтера.

Указания этих работников вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям вашего непосредственного руководителя.

• 1.5. Эта должность дает распоряжения и методические указания персоналу, прикреплённому к отделу связи.
• 1.6. Исполнителя этой должности замещает начальник отдела кадров.
• 1.7. Исполнитель этой должности замещает начальника отдела кадров.
• 1.8. Закрепление в должности.

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации (см таб. 3.1):

Таблица 3.1.

2. Цели.

Руководство организации для описываемой должности выдвинуло следующие цели:

• 2.1. Организация коммуникаций (связи) между отделами;
• 2.2. Организация коммуникаций (связи) с населением;
• 2.3. Организация коммуникаций (связи) с вышестоящими органами;
• 2.4. Организация коммуникаций (связи) с другими медицинскими учреждениями;
• 2.5. Организация коммуникаций (связи) с администрацией города.
• 3. Функции отражены в таблице 3.2.

Таблица 3.2.

• 3.1. Для достижения общих целей учреждения и для эффективного исполнения обязанностей вы сотрудничаете с другими работниками подразделений организации и регулярно обмениваетесь следующей информацией с:
• 3.1.1. Отделом кадров;
• 3.1.2. Бухгалтерией;
• 3.1.3. Заместителем начальника по лечебной части;
• 3.1.4. Заместителем начальника по работе со страховыми организациями;
• 3.1.5. Заместителем начальника по административно-хозяйственной части.
• 3.2. Для выполнения своих обязанностей Вы регулярно обмениваетесь информацией с другими учреждениями и организациями:
• 3.2.1. ГУИН МЮ РФ;
• 3.2.2. Администрацией города;
• 3.2.3. Медицинскими учреждениями области;
• 3.2.4. Страховыми организациями
• 3.2.5. Другими организациями, с которыми заключён договор на предоставление медицинского обслуживания.
• 3.3. Для лучшей организации своей повседневной работы вы ведете следующие журналы, карточки, контрольные карты.
• 4. Права начальника отдела связи.

Для выполнения ваших обязанностей вам предоставлены следующие права:

• 4.1. Относительно своих подчиненных — давать распоряжения и контролировать их исполнение.
• 4.2. Самостоятельно решать следующие вопросы:
• 4.2.1. Самостоятельно решать вопросы по изменению расстановки персонала в отделе связи.
• 5. Ответственность начальника отдела связи.

На данной должности Вы несете ответственность за задержку и слабую работу в направлении постановочных целей и за неполное использование предоставленных Вам прав, неисполнение возложенных на Вас обязанностей и другие нарушения установленные законодательством Российской Федерации и Трудовым договором (контрактом).

• 5.1. Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:
• 5.1.1. выполнение указаний и заданий в установочный срок;
• 5.1.2. отсутствие жалоб на деятельность отдела;
• 5.1.3. отсутствие нарушений конфиденциальности информации;
• 5.1.4. отсутствие нарушений техники безопасности.
• 6. Дополнения и изменения — нет.

В дальнейшем при увеличении функций отдела или изменении целей учреждения, по усмотрению начальника больницы, данная инструкция может быть дополнена или изменена полностью.

Разработка систем рабочего времени, времени отдыха, оплаты труда персонала отдела связи.

Для стабильной работы отдела связи требуется разработка систем рабочего времени, времени отдыха и системы оплаты труда персонала отдела связи.

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка учреждения и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Руководитель учреждения обязан установить продолжительность рабочего времени для персонала. Она должна быть установлена с учётом психофизиологических данных персонала, экономических и социальных показателей.

На мой взгляд, для персонала отдела связи должна быть установлена 5-ти дневная рабочая неделя исходя из продолжительности работы 40 часов в неделю с двумя выходными днями следующими друг за другом т. е. по 8 часов в день (не включая обеденный перерыв). По предвыходным и предпраздничным дням — 5 часов в день. Сокращённая часовая продолжительность рабочей недели для инвалидов и лиц моложе 18 лет должна устанавливаться с учётом Трудового кодекса (ст. 92).

График должен предусматривать выходные дни для каждого работника отдела. Привлечение работников к работе в выходные и праздничные дни, согласно Трудовому кодексу, допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения профкома.

Распорядок дня для отдела связи должен быть следующий: рабочее время в будни 8:00—16:30, обед 13:00—13:30. В предпраздничные и предвыходные дни 8:00—13:00 без перерыва на обед.

Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

В систему «время отдыха» должно включатся перерывы в течение рабочего дня (отдых и питание) (ст. 108 ТК), выходные дни (ст. 111 ТК), междусменный отдых, праздничные дни (ст. 112 ТК), отпуска (ст. 114−128 ТК). Время отдыха должно предоставляться персоналу согласно Трудовому кодексу (ст. 106 — 128).

Отпуск предоставляемый работнику должен быть оплачиваемым, ежегодным и составлять 28 календарных дней.

Оплата труда — денежная выплата работодателем персоналу отдела за их труд в зависимости от сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Оплата труда должна быть не менее установленного минимального размера оплаты труда в РФ с учётом тарифной системы и удовлетворять минимальным потребностям работника. Она должна производится согласно приказу МЗ РФ от 15.10.1999. № 337 «Об утверждении положения об оплате труда работников здравоохранения».

Рационально будет установить следующую заработную плату исходя из тарифной системы и минимального размера оплаты труда для:

• · Начальника отдела связи — не менее 6000 тыс. руб.;
• · Специалисту по информационным технологиям — не менее 4000 тыс. руб.;
• · Психологу — не менее 3500 тыс. руб.;
• · Специалисту по связям с общественностью — не менее 4000 тыс. руб.

Также на персонал данного отела должны распространятся социальные гарантии и компенсации, премии, льготы и различные надбавки.

Проектирование информационной инфраструктуры учреждения.

Для внедрения информационной инфраструктуры в учреждении с помощью которой будет происходить передача информации, требуется компьютеризировать каждый отдел, службу. Как планируется, главным связующим звеном, своего рода «нервным центром» информационной инфраструктуры учреждения будет отдел связи, т. е. практически вся информация будет поступать в отдел связи, анализироваться в нём и передаваться по назначению.

Передача информации между управленческим персоналом в электронном варианте будет осуществляться непосредственно через отдел связи.

Передача информации будет осуществятся также между учреждением и вышестоящими органами, населением и другими медицинскими учреждениями что также ускорит и упростит работу.

В состав информационной инфраструктуры должны входить:

• · единая локальная телефонная сеть позволяющая возможность обмена данными;
• · высококачественный провайдер обеспечивающий высокоскоростной доступ к Интернету;
• · выделенный канал связи с вышестоящими органами управления.

Для введения данного мероприятия требуется также наличие определённого компьютерного программного обеспечения разработанного для передачи информации:

• · электронная почта,
• · программы для проведения селекторного совещания;
• · программы для проведения конференц-связи.

Реализация данного механизма должна обеспечить рост эффективности системы управления персоналом, что обуславливается следующими факторами:

• 1. полное исполнение приказов, распоряжений (примерный ожидаемый эффект 12−15%);
• 2. ускорение скорости движения информации (примерный ожидаемый эффект 25−40%);
• 3. точность передаваемой информации (примерный ожидаемый эффект 60−73%);
• 4. сохранность передаваемой информации (примерный ожидаемый эффект 18−22%).

Также внедрение информационной инфраструктуры поможет решить и другие задачи в разных областях деятельности учреждения, таких как:

• 1. Проектный менеджмент — например, для расчёта показателей, моделирования различных сценариев, поиска эффективных вариантов реализации проектов и др.
• 2. Финансовый менеджмент — основан на применении специальных программ для: проведения финансово-хозяйственного анализа и определении перспектив развития; автоматизации бухгалтерского учёта и отчётности и др.
• 3. Кадровый менеджмент — например, для создания базы данных по учёту персонала учреждения, компьютерного тестирования сотрудников при приёме на работу, разработки электронных трудовых книжек и др.
• 4. Стратегическое управление — например, для моделирования различных ситуаций и сценариев развития и их влияния на различные показатели деятельности учреждения (финансовые, проектные и пр.), что очень важно при осуществлении среднесрочного и стратегического планирования и др.

Как видно эффективность информационной инфраструктуры в учреждении более чем положительная, следовательно, для внедрения данного мероприятия нет никаких преград.

Также учитывая технологический прогресс можно определить возможность использования информационной инфраструктуры медицинского учреждения для обслуживаемого населения с использованием интернет — технологий в виде создания онлайнового медицинского страхования, вызова врача, услуги «виртуальный доктор», выписки и получения лекарств, графиков приёма различных специалистов, новостей медицинского характера и т. д.

К сожалению, использование интернет — технологий в здравоохранении чревато появлением различных барьеров при их внедрении, а именно:

• 1. Низкий уровень компьютеризации отделов, служб учреждения, а следовательно значительные затраты на внедрение и поддержку (оборудование, программное обеспечение, обучение);
• 2. Дублирование выполнения функций (традиционное и электронное медицинское обслуживание), что соответственно повысит затраты на внедрение данного мероприятия;
• 3. Трудоемкость занесения и обновления информации, что значительно снизит экономию от внедрения новых методов работы;
• 4. Слабый охват Интернетом обслуживаемого населения или отсутствие у обслуживаемого населения навыков работы с этой информационной системой.

Следует учитывать также, иметь в виду, что всякие изменения, а тем более крупномасштабные, являются болезненными и требуют осторожного, взвешенного подхода.