Делопроизводство в кадровой службе ООО «Корстон»

Служба кадров ООО «Корстон» в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный организационный документ.

Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель — обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения работников во время их совместной деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка в магазине «Корстон» утверждаются директором ООО «Корстон», вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации.

Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание.

Штатное расписание как вид документа «представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов». Его цель — нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов.

Таким образом, все должности структурных подразделений ООО «Корстон» и их количество закреплены в штатном расписании организации.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается приказом. Штатное расписание — документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ООО «Корстон» ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Кроме того, в организации уставом (положением) об организации предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. В нем закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела магазина «Корстон» и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого документа несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность.

Таким образом, анализ внешней и внутренней среды ООО «Корстон» выявил ряд существующих проблем: недостаток собственных оборотных средств, высокая текучесть кадров, слабо развитая система мотивации торгового персонала. Возникшие проблемы обусловлены как недостатками системы управления организацией, так и влиянием политико-экономической ситуации в России.

Структура торгового персонала ООО «Корстон» характеризуется по различным критериям: пол, возраст, стаж работы в компании, общий стаж, занимаемая должность, уровень образования. Основную часть торгового персонала ООО «Корстон» составляют продавцы в возрасте от 8 до 25, имеющие средне-специальное образование, работающие в компании менее года, что свидетельствует о том, что в компании наблюдается высокая текучесть кадров. Анализ системы управления персоналом выявил недостатки на всех этапах управления.

Результаты изучения и анализа мотивации труда работников на исследуемом предприятии позволяют разработать систему мероприятий по совершенствованию мотивации их труда. Для совершенствования мотивации труда торгового персонала необходимо:

• — оптимизировать ФОТ в соответствии с отраслевыми среднерыночными показателями по заработной плате;
• — разработать систему окладов с учетом оптимального соотношения постоянной и переменной частей заработной платы;
• — разработать четкую схему формирования ежемесячного плана продаж для объектов управления с учетом рыночной ситуации, сезонности и динамики уровня товарооборота объектов;
• — для старших продавцов ввести дополнительно процент от выручки магазина, при условии выполнения плана;
• — для кассиров ввести дополнительно процент от объема выручки;
• — разработать систему дополнительного премирования, например премии за высокое качество обслуживания, соблюдение корпоративных стандартов, премии по итогам года и т. д.;
• — все условия политики оплаты труда сотрудников компании в обязательном порядке должны быть оговорены в трудовом соглашении и закреплены в письменной форме в должностных инструкциях;
• — внедрить проект «Моральное стимулирование работников»;
• — обеспечить обратную связь «продавец — руководство»;
• — разработать критерии и этапы карьерного роста;
• — учредить вручение памятных кубков и грамот по итогам работы компании за месяц, квартал, сезон, год;
• — проводить различного рода конкурсы, для повышения эффективности работы продавцов. Призами могут быть, например, абонемент в спортзал или солярий, поход в салон красоты и т. п.;
• — организовать психологическую помощь в решении противоречий и конфликтов в семье и с коллегами по работе для снятия психоэмоционального напряжения сотрудников;
• — предоставлять кредит сотрудникам на льготных условиях для улучшения жилищных условий, приобретение услуг длительного пользования;
• — оказывать материальную помощь сотрудникам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации;