Информационная система управления

Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку соответствующих процессов. Все это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности. В рамках информационного взаимодействия субъекты обмениваются сведениями необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений[].

Документирование, с помощью которого осуществляется накапливание, хранение, и поддержание в рабочем состоянии информационные массивы, является неотъемлемой частью управленческой деятельности компании. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система, для фиксации своих действий и обеспечению рациональной, эффективной работы. Именно поэтому первым по времени возникновения и главным по своему назначению в управленческой работе является документирование[3, с.317].

Документным обслуживанием в данной организации занимается секретарь, в функции которой входит: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, расшифровка и оформление документов. У секретаря хранятся трудовые книжки сотрудников, приказы и папки регистрации входящих и исходящих документов. Дела с исполненными документами постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет) передаются в архив после истечения трехлетнего срока их хранения. По окончании отчетного года документы хранятся в бухгалтерии.

Ведение договорной работы и взаимодействие БОУ «НШДС № 301» с другими сторонними организациями осуществляется директором и заместителями директора функциональных подразделений.

Фактически на каждом рабочем месте установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере установлены стандартные элементы программного обеспечения (операционные системы MS-DOS, Windows, также стандартный набор необходимых антивирусных программ с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно, файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс).

Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условия конкуренции.

Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием:

• · По мнению американского журнала «Management Services», в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых годов достигла половины всех занятых;
• · 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;
• · Согласно различным исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации (общение), как часть информационного обмена в процессах принятия решений[8, с.330].

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера в управлении информацией.

Возможность эффективного использования информации для управления определяется совокупностью ее основных свойств, характеризующих качество информации, ее ценность:

• — достоверность;
• — полнота;
• — точность;
• — актуальность.

Так, например, достоверность информации — это, в конечном счете, доходы и потери предприятия. Скорость поступления и обработки информации, определяющие ее актуальность, должны обеспечить необходимый резерв времени для принятия оптимального решения.

Процесс коммуникации, в общем случае, состоит из нескольких этапов. Чаще всего выделяют четыре основных:

• 1. Сбор информации (или зарождение идеи). Основными операциями с информацией на этом этапе являются собственно сбор информации, ее регистрация, предварительная и итоговая обработка. Предварительная обработка информации — это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Итоговая обработка информации (по существу — подготовка информации для принятия решения) состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получению вторичных данных, сопоставлении информации различных временных периодов и т. д.
• 2. Кодирование информации и выбор канала для ее передачи. Под кодированием информации чаще всего понимают ее преобразование. Используя различные коды, одну и ту же информацию можно передать устно, письменно (в текстовой или графической форме), на разных языках, с помощью жестов и т. д. Канал — это средство передачи информации (письменные или устные распоряжения, телефон, факс, электронная почта, доска объявлений и т. д.)
• 3. Собственно передача. Умение управлять информационными потоками, понимание естественных и искусственных барьеров на пути информации в организации становится сегодня одной из важнейших характеристик в квалификации менеджера.
• 4. Декодирование полученной информации. Кодирование информации, т. е. ее целенаправленное преобразование, диктуется, как правило, удобством ее представления или дальнейшей передачи. Иногда кодирование информации определяется ее секретностью. Во всех случаях нужно быть уверенным, что адресат сумеет ее декодировать без потерь и искажений. Для обеспечения этой уверенности используются различные формы обратной связи[9, с.207].

Межуровневый обмен информацией в организациях:

— Нисходящие потоки информации.

Таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и т. д.

— Восходящие потоки информации.

Это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т. д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией:

— Совещания заместителей подразделений, обсуждение общих проблем или новых идей.

— Работа в рамках рабочих групп (подготовка к праздничным мероприятиям).

Неформальный обмен информацией:

— Обсуждение производственных вопросов во время неформальных встреч.

Даже неформальное общение людей, работающих в одном коллективе, в нерабочее время или в перерывах — за чашкой кофе, во время перекура и т. д. часто возвращается к обсуждению производственных вопросов. Это связано с тем, что в нерабочей, неформальной атмосфере иногда легче обсудить какой-то важный вопрос или обсудить вопрос, до которого «не доходят руки» в ежедневной текучке.

— Слухи. Основная причина появления слухов в организации — дефицит официальной информации. Проведенные исследования показали, что слухи бывают на 80−99% точны (за исключением случаев сильно эмоционально окрашенной информации). Слухи являются весьма влиятельным фактором Таким образом, в КОУ НШДС № 301 имеют место быть все из вышеперечисленных уровней коммуникаций: межуровневый (когда руководство ставит перед сотрудниками определенные задачи с указанием сроков и объемом работ), горизонтальный (когда проводятся совещания на всех уровнях управления по текущим и стратегическим вопросам развития предприятия), неформальный.

К средствам передачи информации нужно отнести документооборот. Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами[3, с.117].

К основным видам данного вида информационных ресурсов относят: акты, приказы, служебные и аналитические записки, отчеты и др.

Основной документооборот в КОУ НШДС№ 301 приходится на бухгалтерию, в ней накапливаются все документы, относящиеся к финансовой деятельности предприятия.

Средствами передачи информации в Учреждении с Отраслевым органом является телефонная система, факс, а также предоставление ежемесячных отчетов, написание писем. Отраслевой орган информирует об изменениях в экономической деятельности путем совещаний или писем, которые организация забирает в специальных ящиках, находящихся в Отраслевом органе. Об изменениях в ведении бухгалтерской деятельности также информирует Консультант Плюс, обновление базы производится еженедельно представителем этой компании. Предоставление отчетности полугодовой, девятимесячной, годовой производится с помощью консультанта компании «Прайм». В Учреждении существует сайт.