Предложенияпосовершенствованиюпроектной деятельности администрации сельского поселения «южный аргалей»

Разработка модели проектно-ориентированной системы управления проектами

Проектный менеджмент не противоречит применяемому в администрации сельского поселения программно-целевому планированию бюджета, а только усиливает его.

Программно-целевой подход используется при финансировании отдельных государственных программ социального и экономического развития и направлен на достижение результатов в государственном секторе. Изначально определяется желаемое состояние, а затем пути достижения такого состояния. Для этого используются целевые показатели. Плановые (желаемые) значения таких показателей закладываются в программы развития, а затем на основе получаемых значений осуществляется анализ эффективности и результативности выполненной работы. У такого подхода, на наш взгляд, есть узкие места, которые как раз возможно устранить с помощью применения проектного менеджмента. Речь идет об увеличении прозрачности выполнения тех или иных действий и о четком понимании последовательности выполняемых работ, ограниченных финансовыми и временными ресурсами; налаживании взаимовыгодных межведомственных отношений внутри проекта, а также о строгом распределении ответственности вплоть до каждого участника команды проекта[51].

Проектное управление позволяет с большей четкостью отследить ход движения идеи от начала ее претворения в жизнь до логического завершения. В рамках каждого проекта можно увидеть и оценить результаты выполняемых работ, осуществить общий анализ трудовых, временных, человеческих и иных ресурсов. При этом названные элементы возможно рассматривать в разрезе как одного проекта, так и целого портфеля проектов, а на более высоком уровне управления и региональной стратегии развития.

Таким образом, как и в коммерческих организациях, внедрение проектного управления в государственном секторе позволит значительно сократить сроки достижения результатов, повысить прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органах исполнительной власти, улучшить межведомственное взаимодействие и взаимодействие с подрядными организациями[52].

Сегодня существует отставание сферы государственного управления от сферы бизнеса в практике применения инструментов проектного управления, вследствие влияния отсутствия унифицированной методологии, нехватки квалифицированных специалистов, жесткости организационной структуры, а также сопротивления организационным изменениями[53].

Существенным шагом в решении этой проблемы является то, что в прошлом году был сформирован Совет по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации (Приложение 5) [2]. А в этом году в рамках деятельности этого совета были разработаны и утвержденыметодические рекомендации проектного управления в органах исполнительной власти Российской Федерации (Приложение 6), которые определяют подходы, принципы, порядок внедрения проектного управления и формализуют типовые шаблоны нормативных методических документов для их внедрения в органах исполнительной власти [3].

Исполнительный орган власти в сельском поселении заинтересован в:

• — обеспечении достижения результатов, запланированных администрацией;
• — соблюдении и сокращении сроков достижения результатов;
• — повышении эффективности использования ресурсов;
• — прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в администрации.

По способу достижения целей выделяются:

• — процессно-ориентированная система управления, в которой цели органа администрации достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности);
• — проектно-ориентированная система управления, в которой цели адмиистрации достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Процесс — структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на реализацию определенных функций и достижение целей. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

В системе управления администрации СП «Южный Аргалей» выделяется 4 уровня управления: стратегический, тактический, оперативный и операционный уровни. Каждый уровень управления характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля:

• — стратегический уровень — планирование на период от 6 лет, контроль не реже 1 раза в год;
• — тактический уровень — планирование на период от 1 года до 6 лет, контроль не реже 1 раза в квартал;
• — оперативный уровень — планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц;
• — операционный уровень — планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю.

Выбор способа достижения целей администрации СП «Южный Аргалей» и, соответственно, типа системы управления администрации СП «Южный Аргалей» осуществляется исходя из масштабности и срочности изменений, которые закладываются в цели администрации СП «Южный Аргалей» относительно текущего состояния. В случае, если цели администрации СП «Южный Аргалей» не предполагают существенных и срочных изменений относительно текущего состояния, может использоваться процессно-ориентированная система управления. В ином случае рекомендуется использовать проектно-ориентированную систему управления. При этом предполагается, что в рамках процессно-ориентированной системы управления могут выполняться отдельные проекты, а в рамках проектно-ориентированной системы управления будут существовать регулярные стандартизованные процессы.

Исходя из поставленных руководством задач о повышении эффективности деятельности администрации мы предлагаем внедрение проектно-ориентированной системы управления, которое предполагает существенные изменения в системе управления.

Рис. 3.1.Модель проектно-ориентированной системы управления

Процессы управления, которые необходимо внедрить или модифицировать при переходе на проектно-ориентированную систему управления, делятся на основные и вспомогательные.

К основным процессам управления относятся:

• — стратегическое управление;
• — тактическое управление
• — управление проектами.

К вспомогательным процессам управления относятся:

• — управление мотивацией участников проектов;
• — управление компетенциями участников проектной деятельности;
• — организационная поддержка проектной деятельности;
• — технологическая поддержка проектной деятельности.

В перечень основных процессов модели проектно-ориентированной системы управления также входят «Управление процессами» и «Операционное управление». Данные процессы в проектно-ориентированной системе управления не являются профильными и могут быть реализованы любым образом по выбору.

Вся деятельность органа администрации СП «Южный Аргалей» должна декомпозироваться на проекты и процессы. Проекты классифицируются на приоритетные, внутренние и внешние.

Проекты и процессы декомпозируются на мероприятия и контрольные события.

Помимо мероприятий и контрольных событий в администрации используются поручения. Достижение целей проекта (процесса) может осуществляться через формирование поручений и контроль их исполнения, но рекомендуется в качестве основных инструментов планирования и контроля использовать мероприятия и контрольные события. Для поручений, как и для контрольных событий, контролируется срок окончания.

Управление проектами направлено на обеспечение достижения целей администрации сельского поселения путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Горизонт детального планирования — от 3 месяцев до 1 года, периодичность контроля — не реже 1 раза в месяц. В случае, если длительность проектов составляет более года, сроки, бюджет и ресурсы проекта укрупненно планируются на весь период, но детальное планирование осуществляется только на период до 1 года с последующим скользящим перепланированием.

Основными инструментами управления проектами в администрациибудут являтьсяпаспортпроекта, план-графикпроекта и отчеты по проекту.

Паспортпроектаэто документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий.

План-график проекта включает в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий. Контрольные события включают в себя, как все контрольные события изпаспорта проекта (тактического уровня), так и промежуточные контрольные события (оперативного уровня).

Отчет по проекту включает в себя информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их не достижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства. Помимо этого, в отчете может содержаться информация по исполнению бюджета.

А так же в рамках внедрения проектно-ориентированной системы управления должно быть предусмотрено формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления, а также создание проектной культуры в администрации.

Обучение проектному управлению только в администрации СП «Южный Аргалей», по нашему мнению, не целесообразно, поэтому должно быть организовано на районном уровне (администрация Агинского района) и должно осуществляться в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе в рамках повышения квалификации и переподготовки государственных гражданских служащих.

Формирование потребностей в повышении уровня знаний проектного управления и определение направлений обучения рациональнее осуществлять исходя из специфики и задач планируемых и реализуемых проектов, а также текущего уровня знаний должностных лиц администрации, участвующих в проектной деятельности.

На основе Методических рекомендаций проектного управления в органах исполнительной власти Российской Федерации нами разработано положение об управлении проектами в администрации СП «Южный Аргалей», которое может быть утверждено и использовано в текущей деятельности [3].

Положение по управлению проектами в администрации СП «Южный Аргалей» представлено в Приложении 7.

В документах федерального уровня рекомендуется организационная поддержка проектной деятельности, в виде проектного комитета, проектного офиса[1, 3].

Проектный комитет — коллегиальный орган органа исполнительной власти, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроль реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей органа исполнительной власти.

Проектный офис — подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, административную поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти.

По нашему мнению, их внедрение на данном уровне власти не целесообразно, впрочем, как и внедрение информационной системы управления проектами. Во-первых, затратно, во-вторых нет такого большого количества проектов и процессов которые надо обслуживать.