Внутренняя среда организации и ее переменные

Совокупность элементов, так называемых внутренних переменных, организации, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

Внутренние переменные организации подразделяются на много разных подсистем, которые мы рассмотрим подробнее.

Разделение труда.

Разделение труда — качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнять наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности, ведущей к усилению их зависимости друг от друга.

Горизонтальное разделение труда является важнейшей чертой организаций. Если два человека участвуют в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать выполнение разных этапов процесса, т. е. специализироваться. Разделяя работу на многочисленные специализированные задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

Наиболее известным примером горизонтального разделения труда на предприятии являются производство, маркетинг и финансы. Это основные виды деятельности организации.

В организациях горизонтальное разделение обычно достигается за счёт образования подразделений, выполняющие специфические работы и добивающихся специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами, службами, цехами.

Подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, сложные организации состоят из нескольких, взаимосвязанных организаций подразделений, специально созданных для достижения конкретных целей, а также многочисленных неформальных групп, возникающих случайно. Подразделения, в свою очередь могут состоять из более мелких подразделений.

Так как работа в организации разделяется на составные части, то для достижения успеха необходимо её координировать. Работу по координации должен выполнять управляющий — руководитель. Следовательно, в организации существует две формы разделения труда. Первая представляет собой разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, — это горизонтальное разделение труда. Вторая форма — вертикальное разделение труда, которое существует между руководителями и исполнителями. Оно образует основу — иерархию, т. е подчиненность одних звеньев организации другим. Деятельность по координированию работы других людей представляет собой сущность управления.

Технология.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги.

Технология может быть производственной, кадровой, управленческой и пр. Она должна быть надежной, соответствовать биологическим и психологическим возможностям людей, другим технологиям, организационной культуре. Результат применения технологии должен быть безопасным, достигаться минимальными затратами и без побочных эффектов.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько классификаций технологий. В соответствии с ней технология бывает складывающейся, последовательной, связанной и групповой.

Складывающаяся технология предполагает, что все работы в рамках организации слабо связаны друг с другом, и завершенность им придает последняя операция. Например, участники процесса по отдельности изготавливают детали, которые объединяются в конечный продукт лишь на завершающем этапе (создание газеты).

Последовательная технология характеризуется тем, что работы по созданию продукции вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Так происходит, например, на конвейерной сборке.

Связанная технология означает, что операции взаимно обуславливают друг друга, но необязательно в однозначной последовательности. Так, например, происходит работа над документом, который руководителем может неоднократно передаваться разным подчиненным на доработку, пока не буде создан нужный вариант.

Групповая технология заключается в том, что работы независимо выполняются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом) последовательно и параллельно в зависимости от ситуации.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям.

Цели и задачи организации.

Организация — это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений: по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Главное предназначение организации, смысл ее существования, отличие от других, имидж, философию, ценности, культуру отражает миссия. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.

Миссия является основой для принятия основных плановых решений, помогает менеджерам среднего звена сформулировать свои цели и задачи и увязывает действия с развитием компании в целом, объединяет и сплачивает членов организации.

С учетом миссии формулируются генеральная и конкретная цели, общие и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации в принципе совпадает с миссией. Генеральная цель коммерческой организации — получение прибыли, поэтому с миссией совпадать не может.

Общие цели отражают важнейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели. Специфические разрабатываются в каждом подразделении и определяют направления его деятельности в свете реализации общих целей.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.

Два важных момента в работе — это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Дифференциация и интеграция.

Дифференциация означает такое распределение работ между отдельными субъектами, при котором каждая из них получает завершение в конкретном самостоятельном результате, не являющемся, однако, с точки зрения решения задач организации, законченным целым.

Горизонтальная дифференциация отражает степень разделения труда при реализации тех или иных организационных функций. Она может быть осуществлена по ним как таковым, числу работников, виду производимого продукта, типу клиентов, территории, целям технологии.

Вертикальная дифференциация говорит о степени организационной иерархичности. Она характеризуется количеством уровней управления.

Пространственная дифференциация отражает территориальное размещение частей организации. Ее мерами являются количество географических точек, где они находятся, среднее расстояние между ними, численность работников в каждой. При любом увеличении пространственной дифференциации растет функциональная автономия субъектов.

Интеграция, предполагающая сотрудничество исполнителей, обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных трудовых процессов.

Интеграция характеризует степень взаимосвязанности отдельных элементов организации. Для различных подразделений она неодинакова и зависит от вида деятельности. Основой интеграции могут быть власть, материально — вещественные, информационные и финансовые потоки, культурные нормы, неформальные отношения.

Ресурсы.

Ресурсы (материальные, интеллектуальные, трудовые и т. п) определенным образом структурированные и организованные, совокупность которых в единстве с условиями реализации стратегии образует стратегический потенциал фирмы и обеспечивает приобретение ею конкурентных преимуществ.

Структура.

Структура — упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющая горизонтальное и вертикальное разделение труда Структура организации имеет несколько аспектов.

Основу технической структуры составляют материальные объекты и процессы (помещения, оборудование, условия труда).

Производственная структура — совокупность связанных между собой технологическими бизнеспроцессами центров, потребляющих и распределяющих поток материальных и информационных объектов.

Социальная структура образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т. д.

Социотехническая структура — это упорядоченная совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она характеризуется разделением труда, специализацией и интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Управленческая структура — совокупность взаимосвязанных административных подразделений. Она может быть охарактеризована сложностью, степенью формализации и централизации.

Информационная структура — совокупность субъектов, участвующих в информационном обмене, и информационных потоков.

Нормативно — правовая структура — совокупность правовых норм, безличных требований, должностных позиций, стандартов, рассчитанных на абстрактного исполнителя, необходимых для осуществления функций организации. Является формальной.

Поведенческая структура — система отношений между людьми, которые представляют важнейший элемент внутренней среды организации.

Отношения участников.

Люди являются основой любой организации. Без них ее не существует. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди являются важнейшим элементом внутренней среды организации.

Отношения участников организации по содержанию могут быть либо деловыми (устанавливаются между должностями в соответствии с разделением труда), либо эмоциональными, основанными на симпатиях или антипатиях. По форме — отношениями силы или, наоборот, партнерства.

Равновесие сил субъектов (отдельных лиц, подразделений и неформальных групп) неустойчиво, постоянно нарушается из-за их стремления добиться превосходства и укрепить свои позиции.

Партнерские отношения, базирующиеся на осознании субъектами зависимости друг от друга, более стабильны. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время, как предыдущие — гладиаторскую арену.