Процедура анализа и оценки деловой обстановки

Процедура анализа и оценки деловой обстановки обычно включает следующие этапы: определение цели и задач анализа и оценки обстановки в целом или отдельных ее элементов; создание информационной базы; анализ исходной информации и ее синтез (обобщение); формулирование оценочных суждений и выводов.

Этап 1. Определение цели и задач анализа и оценки деловой обстановки. Наиболее распространенные управленческие ситуации, в которых необходимы анализ и оценка деловой обстановки, следующие:

• • поручение вышестоящих органов управления;
• • необходимость разработки планов деятельности на предстоящий период;
• • принятие ответственных управленческих решений, вызванных изменениями деловой обстановки;
• • поиск новых форм и методов деятельности и т. д.

Соответственно различают цели и задачи такого рода оценок и предполагаемую область их применения.

Этап 2. Создание информационной базы. Осуществляется исходя из целей и задач оценки, путем определения информационных потребностей субъекта управления (характера и объема необходимой информации) и способов ее удовлетворения; сбора исходной информации из всех доступных и достоверных источников (создание базы данных); оценки ее качества по установленным критериям; проверки (при необходимости); организации накопления и систематизации.

При создании информационной базы важно избегать дублирования первичных данных (однократность их ввода), а также минимизировать число базовых показателей, на основе которых рассчитываются остальные.

Необходимо также учитывать следующие особенности экономической информации:

неоднородность;

сложность взаимосвязей отдельных ее видов;

тенденцию к усложнению взаимосвязей видов информации;

рост объема информации, сопровождающийся накоплением избыточных данных.

Для анализа используют имеющиеся в организации учетные и внеучетные источники экономической информации. К числу учетных источников относят бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность; выборочные учетные данные.

Бухгалтерский учет и отчетность содержит наиболее полную информацию о хозяйственных средствах и хозяйственных операциях. Используются методы сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе, в других отчетных таблицах.

Статистические учет и отчетность отражают массовые явления и процессы, характеризуют их количественно; опираются на данные бухгалтерского учета, специфические статистические методы.

Оперативный учет и отчетность применяют на отдельных участках производственной деятельности. Они позволяют обеспечивать более быстрое по сравнению с бухгалтерским учетом и статистикой получение информации, что необходимо для текущего анализа. Так, при текущем анализе товарооборота нужны оперативные данные о ежедневной (иногда ежесменной) выручке за проданные товары. Директора предприятий в записных книжках («карманная бухгалтерия») иногда ведут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия.

Выборочные учетные данные черпают из бухгалтерского учета и первичной документации. Их значение возрастает в условиях сокращения обязательной отчетности (экономятся общие трудозатраты на получение информации).

К числу внеучетных источников относят материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии; внешнего и внутреннего аудита; врачебного и врачебно-санитарного контроля; проверок налоговой службы; постоянно действующих производственных совещаний; собраний трудовых коллективов; печати; объяснительные и докладные записки; переписку с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными органами и организациями; материалы, получаемые руководителем в результате личных контактов с исполнителями, обследований предприятия (например, в целях внедрения средств автоматизации).

Информация, имеющая значение для деятельности организации, накапливается в различного рода автоматизированных информационных системах и банках данных.

Важные источники информации для анализа и оценки внешней среды — средства массовой информации, информационные системы сторонних организаций, в том числе государственных органов, официальные документы других организаций, заключения экспертов в различных областях знания, результаты собственных наблюдений руководителя.

Этап 3. Анализ исходной информации и ее синтез (обобщение). Предполагает познание и объяснение фактов, событий, процессов, их взаимообусловленности, выявление элементов случайности или закономерности.

В процессе анализа деловая обстановка расчленяется на составляющие с целью познания и объяснения их сущности и содержания, условий и факторов, оказывающих на них существенное влияние, определения тенденций развития, выявления новых фактов, событий, явлений, их регулярности или случайности, причин возникновения, характера воздействия на развитие деловой обстановки и т. д. На этом этапе производится группировка исходной информации и ее обобщение.

Этап 4. Формулирование оценочных суждений и выводов. Производится в соответствии с указанными выше принципами и заранее разработанными критериями оценки. При аргументации оценочных суждений необходимо использовать только факты, имеющие существенное значение для решения задач, ради которых оценка проводилась, а формулировка оценочных суждений (выводов) должна со всей очевидностью приводить к необходимости принятия соответствующих решений.

Выводы по результатам оценки деловой обстановки могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер. Обязательны выводы, представленные в нормативно-правовых актах (приказах, указаниях), которые предписывают принимать соответствующие решения, составлять планы их реализации, учитывать в процессе работы конкретные события, факты, процессы, совершать иные необходимые действия, вытекающие из этих оценок.

Рекомендательными являются выводы, зафиксированные в обзорах, бюллетенях, справках о результатах аналитических исследований, прогнозах, которые должны учитываться, приниматься во внимание при организации работы на том или ином направлении (участке) деятельности, и прежде всего в процессе выработки и принятия решений.