Анализ кадровой документации в ЗАО «Роспечать-Алтай»

Функционирование и формирование документопотока РА имеет свои особенности, обусловленные факторами деятельности организации, сложившимися традициями организационной структуры, специфическими чертами закрытого акционерного общества. Однако деятельность службы персонала РА регламентируется и регулируется нормативными актами РФ, кадровая документация также оформляется в соответствии с рекомендациями нормативно-методических указаний, утвержденных и действующих на всей территории нашей страны, а также согласно собственному положению об организации документооборота РА: Положение об организации документооборота и делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 02.2010 г. (Приложение 2).

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в службе персонала РА используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе которых:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» ;

№ Т-2 «Личная карточка работника» ;

№ Т-3 «Штатное расписание» ;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» ;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» ;

№ Т-7 «График отпусков» ;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» ;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» .

В перечень документов, функционирующих в системе службы персонала РА, входят такие, как:

• 1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• 2. Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)
• 3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• 4. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
• 5. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186 478/#text (дата обращения: 20.04.2013))
• 6. Положение об оплате труда
• 7. Положение об аттестации работников
• 8. График отпусков
• 9. Трудовой договор
• 10. Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
• 11. Приказы о приеме на работу
• 12. Приказы о переводе на другую работу
• 13. Приказы об увольнении
• 14. Приказы о предоставлении отпусков
• 15. Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
• 16. Личная карточка работника (форма Т-2)
• 17. Трудовая книжка
• 18. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
• 19. Договор о полной коллективной материальной ответственности
• 20. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу
• 21. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении
• 22. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков
• 23. Журнал регистрации командировочных удостоверений
• 24. Табель учета рабочего времени
• 25. График сменности
• 26. Журнал учета проверок инспектирующих органов
• 27. Порядок действий в случае кражи
• 28. Порядок действий при несчастном случае
• 29. Отчетность в Службу занятости о вакантных местах.

Из представленного перечня кадровых документов, входящих в систему документации службы персонала РА видно, что документы, представленные в нем, являются, во-первых, минимально необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, во-вторых, обусловлены спецификой деятельности РА, в-третьих, связаны с текучестью кадров в организации.

Так, актуальным для РА является взаимодействие со Службой занятости в связи с постоянным наличием вакантных мест.

Немаловажными являются и документы, связанные с материальной ответственностью индивидуального и коллективного типа, а также с действиями при кражах и несчастных случаях (Приложение 3). Наличие их в перечне обязательных документов обусловлено спецификой торговой деятельности РА: работа в торговых киосках и отделах.

В данном перечне не представлены некоторые документы, которые оформляются рядом других организаций и, в частности, являются обязательными на данном этапе развития российского общества. Так, например, в РА нет положения о защите персональных данных О персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля 2013 г.) [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186 478/#text (дата обращения: 20.04.2013) (сотрудники службы персонала также не проходят обучение или повышение квалификации в области работы с персональными данными); не представлено положение и премировании и материальном стимулировании сотрудников, об их обучении (это связано с текучестью кадров в системе должностей рабочего и обслуживающего характера); нет документов, связанных с медицинским освидетельствованием, вредным производством (что подтверждает отсутствие данных факторов в РА).

Отсутствие утвержденной номенклатуры дел службы персонала, на наш взгляд, определяется тенденцией минимизации документопотока, стремлением руководства организации и директора по персоналу в том числе сократить до минимально необходимого перечень оформляемых и хранящихся в отделе документов.

Остановимся на более подробном рассмотрении представленных в перечне документов.

Правила внутреннего трудового распорядка в РА соответствует типизированной форме Правил для закрытого акционерного общества. Они определяют:

• — внутренний трудовой распорядок в ЗАО,
• — порядок приема и увольнения работников,
• — основные обязанности работников и администрации,
• — режим рабочего времени и его использование,
• — меры поощрения за успехи в работе,
• — ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Оно определяется унифицированной формой Т-3, является документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, оформляет штатный состав РА, численность работников, перечень структурных подразделений, названий должностей, включает информацию об окладах работников.

Документация, связанная с движением кадров, оформляется частично в системе бумажного документопотока, но в основном — систематизируется в автоматическом режиме.

Так, «ручному» оформлению подлежат трудовая книжка, заявления работников и соискателей. Автоматизированная система оформляет личную карточку работника, приказы по личному составу различных типов.

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: заявление о приеме на работу с подписью генерального директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка работника. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается генеральным директором РА. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией генерального директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

Трудовые книжки работников РА заполняются в соответствии с утвержденной Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. С их оформлением также связаны Книга учета движения рудовых книжек и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Книга учета движения трудовых книжек является унифицированной бланковой формой и включает в себя такие сведения, как регистрационный номер, дата регистрации, структурное подразделение РА, должность, Ф.И.О. работника, расписка работника в получении. Приходно-расходная книга также имеет унифицированную форму и является документарной формой учета (строгой отчетности).

Говоря о документации оформления работника, следует отметить о такие документы юридически значимого характера, как трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в РА. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся в службе персонала РА. Трудовой договор подписывается со стороны РА генеральным директором, согласуется с юрисконсультом организации.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника оформляется в соответствии с занимаемой должностью (например, киоскер, продавец канцелярских товаров) и на основании типизированной автоматизированной формы. Так же, как и трудовой договор, договор о материальной ответственности согласуется с юрисконсультом.

В числе других документов службы персонала представлены документы, связанные с дальнейшей деятельностью работника: отпуск, командировка, перевод на другую работу.

В отношении отпуска оформляются такие документы, как график отпусков, приказ о предоставлении отпусков, заявления работников на отпуск без сохранения заработной платы.

График отпусков составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска предоставляются в соответствии с пожеланиями работников и по российскому трудовому законодательству в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации. График отпусков составляется один раз в год, изменения в него не вносятся (указываются только изменения в сроках предоставления отпусков). Отдельно от графика предоставляется отпуск без сохранения заработной платы (по заявлению работника, подписанного генеральным директором и согласованного с начальником подразделения).

Профессиональная деятельность работников РА определяется и такими документами системы кадровой документации, как табель учета рабочего времени и график сменности.

Табель учета рабочего времени является еще одним документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, он создается в автоматизированной системе и применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником РА, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. В табеле учета рабочего времени делаются обязательные отметки о неявках на работу, причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

График сменности является необходимым для РА документом, так как в данной организации существуют отдельные виды работ сменного характера (например, дневные/ночные смены, упаковщицы, фасовщицы).

График сменности составляется исходя из установленной нормы рабочего времени за учетный период для каждой конкретной категории работников, и включает информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.

В РА, согласно графику сменности, устанавливается прямой порядок чередования работников по сменам (отработав первую/дневную смену, работник после отдыха включается во вторую/ночную и т. д.).

Перечень документов службы персонала РА, как мы уже отмечали ранее, включает в себя минимальный состав кадровой документации. В данный минимальный состав входят два основных положения: Положение об оплате труда РА: Положение об оплате труда (нов.ред.) 01.01.2009 г. и Положение об аттестации работников РА: Положение об аттестации работников (нов.ред.) 01.01.2009 г.

Следует обратить внимание на то, что Положение об оплате труда не включает в себя традиционные для данного вида документа положения о премировании и материальном вознаграждении. Как и все остальные документы, Положение об оплате труда в РА отличается особой лаконичностью и отражает только наиболее важные моменты в сфере оплаты труда работников. Вопрос о премировании и вознаграждении освещается только в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Немаловажным документом является положение об аттестации работников. В Положении перечислены должности, профессии и квалификации работников, определено, какие договоры с ними заключены, не относятся ли они к категории лиц, для которых законодательством предусмотрены особенности регулирования труда (например, беременные женщины), учитывается опыт предыдущих аттестаций. В Положении также представлены основные понятия, связанные с аттестацией, порядком формирования аттестационной комиссии, приведен порядок прохождения и проведения аттестации. Проведение аттестации в РА обусловлено сферой деятельности этой организации — торговля. Работники торговой сферы подлежат обязательной аттестации, результаты ее прохождения отражаются на дальнейшем материальном стимулировании, переводе на другую работу/должность и т. п.

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности службы персонала РА, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

— Книга учета приказов:

О приеме на работу;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т. д.);

Об увольнении;

• — Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• — Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• — Журнал регистрации командировочных удостоверений и т. п.

Данные формы учета документов (путем их сплошной регистрации) являются в РА еще одним примером бумажного делопроизводства, они фиксируют результаты действия автоматизированной системы, позволяют установить регулируемый документопоток. Вместе с тем стоит отметить, что журналы учета и регистрации ведутся и хранятся непосредственно в структуре службы персонала.

Хранению также непосредственно в структуре службы персонала РА и под ответственность ее сотрудников подлежат личные дела сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы. Все документы, хранящиеся в службе персонала РА, подлежат ежегодной описи и архивному оформлению.

Все документы автоматизированной системы хранятся в электронном виде в системном архиве.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников РА, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности менеджеров службы персонала входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников, уволенных с работы.

Личные дела хранятся в помещении, относящемся к службе персонала, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Личные дела хранятся и архивируются в службе персонала, что обусловлено отсутствием в РА отдельного помещения и службы архивного хранения.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является перечень необходимых документов.

Обратим особое внимание на документы кадровой службы, входящие в перечень согласно специфике деятельности РА.

Наличие данных документов (Порядок действий в случае кражи РА: Порядок действий в случае кражи (нов.ред.) 01.01.2009 г. и Порядок действий при несчастном случае РА: Порядок действий при несчастном случае (нов.ред.) 01.01.2009 г.) в перечне документов службы персонала РА обусловлено тем, что основная масса работников РА занята в торговой и обслуживающей сфере (киоскеры, продавцы канцелярских товаров, водители-экпедиторы, фасовщицы и т. п.), подлежит материальной ответственности и находится в зоне риска (например, нападение с целью ограбления).

Правильный порядок действий при обнаружении кражи, в том числе, служит начальной точкой судебного решения: необходимо законодательно установленное поведение обнаружившего кражу, вызов сотрудников полиции, проведение ревизии товара, определение размера ущерба, оформление необходимых документов, в том числе заявления и т. п.

При несчастном случае, который также может возникнуть на месте у работника РА, порядок действий определен следующим образом:

• — незамедлительное оказание первой помощи,
• — привлечение очевидцев,
• — вызов скорой помощи,
• — в случае если несчастный случай произошел с работником: при травме, даже незначительной, необходимо немедленно сообщить работодателю, и в этот же день обратиться в лечебное учреждение (травмпункт),
• — приказ о расследовании несчастного случая.

Отчетность в Службу занятости предоставляется РА в связи с текучестью кадров в организации. Она включает в себя все необходимые сведения об имеющихся у РА вакансиях, о высвобождении работников, о составе и перспективной потребности кадров, о планах на привлечение иностранных работников. Данная отчетность предоставляется в электронной форме.

В соответствии с Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 12.11.2012) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального ко…, глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) в службе персонала РА ведется Журнал учета проверок инспектирующих органов, который заполняется в соответствии с результатами проверки инспектирующими лицами/органами.

Таким образом, перечень кадровых документов службы персонала РА представлен минимально необходимым набором документов, обусловленным особенностями функционирования самой организации:

• — РА является торговой организацией. В связи с этим основной объем документации, создаваемой в организации, относится к отделам бухгалтерии и планирования, коммерческим структурам. Кадровая документация в РА имеет минимально необходимый состав, при этом часть документов оформляется в автоматизированном режиме, что приводит к постоянному взаимодействию службы персонала как источника кадровой документации с бухгалтерией.
• — Кадровая служба в РА является лаконично структурированной, состава службы персонала достаточно для оптимального функционирования кадрового делопроизводства — при условии наличия четких должностных инструкций для каждого сотрудника отдела.
• — Численный состав сотрудников РА — около 80 человек. Данный состав нестабилен, в РА наблюдается постоянная текучесть кадров, что, с одной стороны, обуславливает «отработанный» стабильный документный поток в системе персонала, с другой стороны, способствует переходу работы службы персонала в стадию более автоматизированного функционирования.