Анализ документационного обеспечения управления персоналом ООО «Джинсоман»

В общем виде информационные потоки можно схематично отразить в виде документооборота.

Документооборот на предприятии осуществляется в соответствии с функциями и целями организации, а также су четом требования законодательства РФ, В исследуемой организации информация состоит из следующих основных блоков:

1. Информация о финансовом компоненте управления.

Для анализа работы и учета на предприятии используются формы бухгалтерской отчетности: Баланс предприятия (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (Форма № 2), Отчет об изменениях капитал (Форма № 3), Отчет о движении денежных средств (Форма № 4), Приложения к бухгалтерскому балансу (Форма № 5).

Управление информацией на предприятии проводится на базе 1С-Предприятие «Торговля-Склад» 8.0. В системе «1С: Предприятие» существуют три основных компонента: «Оперативный учет», «Расчет» и «Бухгалтерский учет», в которых реализуются соответственно три основных механизма обработки информации. Надо заметить, что компонентная модель «1С: Предприятие» строится не по разделам учета (таким как касса, банк, оборудования, товары и т. д.), что обычно имеет место в так называемых комплексах АРМ, а по сути механизмов обработки информации. «Бухгалтерский учет», как и любой другой компонент системы «1С: Предприятие», может работать автономно или совместно с другими компонентами. «1С: Бухгалтерия» предоставляет пользователям весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С: Предприятие».

Данная система позволяет собирать информацию о финансовых и торговых операциях, формировать отчетные документы в соответствии с законодательством РФ. На основе данной программы формируются отчеты о продажах.

Программа позволяет осуществлять обеспечение управленческого персонала компании информацией не только о фактических, но и о планируемых показателях деятельности, в конфигурации предусмотрена подсистема планирования продаж. Планирование производится как по отдельным видам, так и по группам товаров; конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности ит.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп.

Планирование производится как по отдельным видам, так и по группам товаров; конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности ит.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп.

Планы составляются с различной временной детализацией (от дня до года); таким образом, конфигурация дает возможность разрабатывать как стратегические (квартальные, годовые), так и рабочие планы на один и тот же период. Например, в начале года можно составить годовой план, и затем в соответствии с ним утверждать помесячные.

Предусмотрено планирование продаж как по всей компании в целом, так и по подразделениям или группам подразделений. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по компании.

В дальнейшем планы продаж можно сравнить с фактическими продажами, провести анализ отклонений.

При необходимости можно провести коррекцию планов в соответствии с выявленными отклонениями.

Для контроля выполнения разработанных планов предусмотрены развитые средства сравнительного анализа информации о планах и фактических продажах.

С помощью них решаются следующие задачи:

• — план-фактный анализ продаж за определенный период;
• — сравнительный анализ продаж за различные периоды, например за текущий период и аналогичный прошлого года;
• — сравнение планов продажи с одинаковой детализацией за различные периоды времени, например, помесячные планы на декабрь текущего и прошлого года;
• — сравнение планов с различной детализацией за один и тот же период, например, поквартальные и помесячные планы на первое полугодие текущего года.

При этом данные могут быть представлены в разрезе подразделений, сгруппированы для сравнения по отличительным признакам (свойствам) номенклатуры и покупателей. Например, можно провести сравнительный анализ объемов продаж номенклатуры с заданными характеристиками в определенном регионе за различные периоды времени, чтобы выявить сезонные колебания.

Управление заказами покупателей.

Подсистема «Управления заказами покупателей» позволяет:

• — реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранной стратегией и схемами работы, используемыми на предприятии (работа со склада, под заказ);
• — оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
• — обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
• — удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой.

Размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика).

«Работа под заказ», то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя по заказам поставщикам и по свободному остатку товара на складах.

Провести анализ текущего состояния заказов можно с помощью отчета «Анализ заказов».

В конфигурации имеется возможность анализа планируемой прибыльности счета (заказа покупателя) в момент его оформления.

Данная возможность поможет менеджеру при оформлении документа «Заказ покупателя» получать оперативную информацию о планируемой наценке (прибыльности) по каждой номенклатурной позиции и в целом по документу. Это поможет исключить те ситуации, когда установка скидок контрагенту снижает цену товара ниже предельно допустимой величины.

В данном контексте под прибыльностью понимается разность между продажной ценой (с учетом скидки) и предварительно установленной ценой для каждого товара — плановой себестоимостью.

Информация о плановой себестоимости товаров вводится в справочник «Тип цен». Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет «Продажи по оплате за период». В качестве показателей в этом отчете можно вывести плановую себестоимость, которая рассчитывается в соответствии с заданным значением цены для типа цен плановой себестоимости. Плановая прибыль рассчитывается как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.

На основании данных, полученных посредством учета и анализа в программе 1С, руководство ООО «Домашний Климат НСК» принимает финансовые решения, формирует данные о продажах и финансовых результатах, часть данных представлена в виде аналитических таблиц относительно продаж и финансов в п.п. 2.1.

Соответственно, следует отметить, что в области учета торговли, склада в организации наблюдается эффективный сбор информации, формируемые аналитические отчеты служат базой для принятия решений как работников отдела продаж, так и руководства. В данной области организация располагает всеми необходимыми документами, как для собственных нужд (планирование продаж, вознаграждение менеджеров, формирование отчетов для управленцев), так и для внешних пользователей (налоговые органы, статистика и т. д.).

Далее рассмотрим информационные потоки по сбору и анализу маркетинговой информации.

2. Маркетинговая информационная система ООО «Джинсоман».

Маркетинговая информация поступает в ООО «Джинсоман» по нескольким каналам, проведем анализ этих каналов для организации:

• 1. Личные беседы менеджеров компании (позволяет выявить предпочтения, собрать информацию об основных клиентах) минусы данного источника в том, что информация, поступающая к менеджерам компании неструктурированна и затруднено её использование для маркетинговых целей компании.
• 2. Периодические издания данные издания поступают на предприятие постоянно, информация о рынке, о его динамике, о новинках рынка, содержащихся в них, используется руководителем предприятия для разработки стратегии развития фирмы.
• 3. Internet — данный источник информации позволяет накопить большое количество данных, однако его использование связано со слишком большим количеством информации, обработка которой требует дополнительных затрат времени и сил.
• 4. Данные отчетности предприятия — использование их затруднено тем, что отчетность не направлена изначально на маркетинговое использование. Требуется дополнительная структуризация и оформление.

В организации практически не используются источники маркетинговой информации, полученные посредством анализа материалов сети Internet, газет и журналов.

В маркетинговой информационной системе предприятия имеется ряд недостатков:

• 1. Отсутствие форм для маркетинговой отчетности.
• 2. Отсутствие структуры для накопления информации.
• 3. Нет программного обеспечения для обработки маркетинговой информации и её сбора.

Необходимо отметить, что в ООО «Джинсоман» практически не проводится градации получаемой информации по надежности, степени достоверности, как указано в теории к данной работе. Информация не подвергается статистической обработке, и систематизации. На предприятии нет системы маркетинговых исследований, которые могли бы помочь в работе организации.

Далее рассмотрим особенности сбора и анализ кадровой информации в ООО «Джинсоман».

Анализ системы профессиональной информации будет целесообразно проводить по двум направлениям:

• 1. Анализ системы сбора и анализа информации, содержания информации.
• 2. Анализ систем хранения и обработки профессиональной информации.
• 3. Анализ кадрового обеспечения, ответственности за профессиональную информацию.

Можно сделать вывод о том, что сбор информации осуществляется в организации на трех основных этапах:

• 1. При приеме на работу (сбор документальной и эмпирической информации).
• 2. При аттестации.
• 3. В процессе трудовой деятельности (результаты работы, отчеты и т. д.).

При этом важно отметить, что хранение информации осуществляется лишь на этапе отбора при собеседовании. То есть, по сути дела сбор информации осуществляется лишь в области кадровых документов, регламентированных законом. Недостатком в данном случае является то, что отсутствует комплексность в системе формирования, хранения и обработке кадровой информации.

Предприятие пользуется регламентируемым законодательством набором документов:

• 1. Трудовая книжка,
• 2. Трудовой договор,
• 3. Должностная инструкция,
• 4. Табель учета рабочего времени,
• 5. Отчет по кадрам (ф. № 5).
• 6. Штатное расписание.

Хранение информации в ООО «Джинсоман» осуществляется в бумажном виде в архиве, а ПК агрегируется информация об оплате труда (бухгалтерия) и о прогулах (табель учета рабочего времени ведется в офисной программе).

К недостаткам можно отнести отсутствие регистров для хранения информации и методов для сбора информации:

• — о переподготовке работников;
• — о результатах труда;
• — о личностных данных.

Важно отметить, что затруднен доступ к информации, отсутствуют алгоритмы сбора и анализа информации.

Далее рассмотрим ответственность работников в области управления персоналом за кадровую информацию.

Руководитель ООО «Джинсоман», осуществляя деятельность по управлению. Персоналом, по сути, выполняет следующие действия:

• — организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников;
• — обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации;
• — определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами;
• — осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников;
• — организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры;
• — доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников;
• — организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей;
• — совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников;
• — разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста;
• — консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом;
• — принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов;
• — составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию;
• — осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

То есть можно сделать вывод о том, что для руководителя работа с кадровой информацией обязательна для выполнения его функций, но система кадровой информации, которая существует на предприятии не позволяет должным образом повысить эффективность работы.

Одним из основных информационных ресурсов, которыми руководствуется организация при принятии решений, является нормативно-правовая база, то есть те нормы, которые необходимы для деятельности. Нормативно-правовая база ООО «Джинсоман».

Основной проблемой, связанной с текучестью, является потеря клиентов вследствие потери информации. Подобная ситуация характерна для многих торговых организаций и требует решения.

Далее был проведен опрос работников ООО «Домашний Климат НСК» на предмет их удовлетворённости информационной политикой организации, результаты приведены ниже.

Далее нами был проведен небольшой опрос работников, в котором участвовали 19 сотрудников организации различных категорий персонала. Опрос показал следующие результаты.

Большинство работников удовлетворены средствами сбора и обработки информации на рабочих местах.

Важно отметить, что работники не получают достаточно информации ни о деятельности организации и испытывают недостаток информации. Подобная ситуация может негативно отразиться на деятельности ООО «Джинсоман».

Таким образом, проведенный анализ документационного обеспечения управления в ООО «Джинсоман» позволил сделать вывод о том, что в организации используются эффективные программные средства для сбора и анализа информации по продажам и финансам, но не уделяет внимания документационному и кадровому обеспечению управления персоналом.

управление менеджер кадровый профессиональный.