Составление заверительной надписи и внутренней описи документов

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________.

В деле подшито (вложено) и пронумеровано.

(цифрами и прописью) листа (ов) в том числе: литерные листы.

пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________.

Наименование должности лица, рас шифровка составившего заверительную надпись Подпись Дата Формат А4 (210×297 мм) В заверительной надписи указывают:

• — номер дела, к которому составлена надпись;
• — количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
• — количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак «+» ;
• — номера литерных листов и пропущенные номера;
• — номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т. п.;
• — номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т. п.;
• — номера листов-чертежей, фото и т. п.;
• — номера конвертов с вложениями и количество вложений;
• — номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
• — должность составителя с расшифровкой подписи;
• — дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т. п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т. п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. п. составляют внутреннюю опись документов дела.

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Внутренняя опись содержит:

• — номер дела, документы которого внесены в данную опись;
• — номера документов дела;
• — индексы документов;
• — даты документов;
• — вид документа и краткое содержание документа;
• — номера листов, на которых расположен документ;
• — примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______________.

Итого _____________________________________ документов.

(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________.

(цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись.

Расшифровка документов дела.

Подпись подписи Дата.

Формат А4 (210×297 мм) В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.