Организация работы с кайдзен-предложениями

Отвечает за организацию работы с кайдзен-идеями сотрудников в отдельно взятом подразделении его начальник, основные обязанности которого — общее управление данным процессом (планирование и распределение ресурсов, выполнение функций лидера), рассмотрение, внедрение предложений на производстве. Отметим, что прямой материальной ответственности руководитель, как правило, не несет, однако в рамках общей оценки линейного менеджера вышестоящим начальством отслеживается показатель «Эффективность кайдзен» (ЭК), выявляющий способность качественно использовать внутренние резервы компании для достижения плановых нормативов. Сам факт наложения на него соответствующих обязанностей реализует принцип лидерства руководства в компании.

Непосредственную работу с кайдзен-предложениями — сбор, регистрацию и передачу начальству, внесение информации в базу данных, оформление кайдзен-нарядов, помощь сотрудникам (в основном, рабочим) в правильном оформлении и представлении идеи, подготовку мероприятий по внедрению кайдзен-предложений, контроль выплаты премий за них, информирование руководства и персонал цеха об изменениях в производственной системе, анализ работы с кайдзен-предложениями в подразделении — выполняют менеджеры по развитию производственной системы (на основном производстве) или лица, официально назначенные ответственными по работе с предложениями (на вспомогательном производстве).

Методологическую работу (подготовку положений, инструкций, стандартов, регламентирующих действие системы, создание обучающих программ и учебных курсов, анализ функционирования внедренных элементов и их совершенствование, определение показателей эффективности системы), контроль, в том числе проверку работы всех участников системы «кайдзен» на соответствие требованиям положения «Порядок подачи, рассмотрения и внедрения кайдзен-предложений», осуществляет отдел совершенствования производственной системы.

Внедрением новых идей на предприятии занимается служба внедрения кайдзен-предложений совместно с подразделением, на улучшение деятельности которого направлено нововведение.

Организационная структура подразделений основного производства, участвующих в системе кайдзен-предложений, представлена на рис. 2.

Деятельность по разработке и внедрению предложений включает несколько этапов.

Этап 1. Инициирование и оформление кайдзен-предложений. Свою идею по улучшению производственного процесса автор оформляет в письменном виде на специальном бланке «Кайдзен-предложения» (см. Приложение 2). Описательная часть должна содержать суть проблемы, предлагаемое решение и ожидаемый эффект. Приветствуется использование схем, эскизов, фото.

Бланк передается менеджеру по развитию производственной системы, который в тот же день регистрирует идею в специальном «Журнале учета кайдзен-предложений» и указывает ее принадлежность к одной из шести категорий (см. рис. 1), после чего возвращает отрывную часть бланка автору, что является подтверждением того, что именно этот человек внес данное предложение и может отследить его «судьбу».

Для повышения вовлеченности персонала в процесс улучшения производства менеджер ежемесячно актуализирует визуальную информацию о кайдзен-предложениях на бригадной доске или на информационном стенде подразделения, который включает два блока: один посвящен динамике и структуре кайдзен-предложений; на другом — в разделе «Лучший кайдзен» — размещается материал о выдающихся предложениях, приводится описание идеи с иллюстрациями «до» и «после» внедрения. На информационном стенде для удобства сотрудников прикреплены чистые бланки.

Предложение, содержащее расчет экономического эффекта, может рассматриваться еще и как рационализаторское или как мероприятие по снижению издержек. В этом случае, в соответствии с установленными процедурами, оформляются другие документы («Заявление на рационализаторское предложение», «Предложение для включения в „Комплексный план снижения издержек“»), а работник получает единовременное дополнительное вознаграждение, составляющее до 10% от фактически полученной экономии за год.

Этап 2. Рассмотрение кайдзен-предложений. Для принятия решения о перспективности поданных идей письменным распоряжением главы цеха создается комитет по внедрению кайдзен-предложений. В его состав входят: начальник цеха (возглавляет комитет), его заместители, руководители бюро по персоналу и технологического бюро, ведущий экономист, уполномоченный по рационализации, менеджер по развитию производственной системы (или лица, назначенные ответственными по работе с предложениями), сотрудник отдела совершенствования производственной системы и начальник ремонтного участка в цехе.

Заседания комитета проводятся по инициативе менеджера по мере накопления предложений. По итогам заседания оформляется протокол, в который заносятся все решения, принятые по повестке дня. Он ведется с целью контроля реализации решений.

На заседании комитета рассматриваются зарегистрированные предложения, вопросы, связанные с выполнением решений предыдущих заседаний, а также обсуждается и утверждается список работников, содействовавших внедрению предложений. Отметим, что данный список ежемесячно составляет менеджер по развитию производственной системы, а затем выносит его на обсуждение заседания комиссии.

В итоге, по каждому из представленных предложений принимается одно из трех решений:

• * отклонить (с указанием причины);
• * признать перспективным;
• * признать условно перспективным (если предложение требует уточнения или дополнительного согласования).

Условно перспективными предложениями менеджер занимается в течение 15 рабочих дней, при необходимости согласовывает с заинтересованными подразделениями, после чего вновь выносит на рассмотрение комитета.

Автор идеи, отклоненной по решению комитета, в течение трех рабочих дней вправе подать письменное заявление в свободной форме о повторном рассмотрении данного предложения вышестоящему руководителю.

Этап 3. Поощрение участников. Всю информацию о принятых к внедрению идеях менеджер по развитию производственной системы заносит в единую электронную базу регистрации предложений (см. Приложение 3) до 20 числа текущего месяца. В эти же сроки менеджер предоставляет в отдел совершенствования производственной системы оформленный кайдзен-наряд на работников (см. Приложение 4), чьи идеи признаны перспективными на основании протоколов заседаний за период с 21 числа предыдущего месяца по 20 число текущего. Отрывная часть кайдзен-наряда хранится у менеджера весь год. Это необходимо для контроля выплат сотрудникам вознаграждения за одобренные руководством предложения.

Аналогичная работа проводится в отношении кайдзен-наряда на мастера, который оформляется также менеджером и передается в отдел совершенствования производственной системы. Этот документ аналогичен обычному кайдзен-наряду, но вместо количества перспективных предложений и суммы к выплате содержит значение показателя «Уровень кайдзен» (УК). Такой наряд выдается с целью поощрения мастера, который сам не выдвигал предложение, но помогал внедрять его в производство.

На основании предоставленных кайдзен-нарядов начальник отдела совершенствования производственной системы в срок до 25 числа текущего месяца оформляет «Распоряжение о премировании работников предприятия».

Этап 4. Внедрение кайдзен-предложений в производство. Менеджер по развитию производственной системы составляет график внедрения перспективных предложений (см. Приложение 5) с учетом важности и возможности их реализации. Приоритет получают идеи, не требующие инвестиций. График рассматривается и утверждается на очередном заседании комитета. Если предложение не может быть внедрено работниками самого подразделения (необходимо изготовление или модернизация специальной организационной оснастки или выполнение определенных операций), то соответствующая заявка подается в службу внедрения кайдзен-предложений, которая располагает всеми ресурсами для претворения улучшений в жизнь. Срок внедрения предложения составляет не более двух месяцев от даты утверждения графика.