Личное дело.
Порядок оформления документов при приеме на работу
Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные… Читать ещё >
Личное дело. Порядок оформления документов при приеме на работу (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
работодатель трудовой договор документация Личное дело — совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.
Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.
Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).
Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение составляют личные дела государственных служащих.
Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» .
Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» .
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.
На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:
- 1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- 2) анкета или личный листок по учету кадров;
- 3) автобиография или резюме;
- 4) копии документов об образовании;
- 5) копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
- 6) характеристики или рекомендательные письма;
- 7) трудовой договор;
- 8) дополнение к личному листку по учету кадров;
- 9) копии приказов и приеме на работу, переводу, увольнении (или выписки из них);
- 10) справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.
Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года № 1411).
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.