Этапы подготовки выставки

выставка концептуальный стенд каталог При проведении выставки можно выделить пять этапов: подготовка выставки; доставка экспонатов и их размещение на стенде, проведение выставки; демонтаж стенда и вывоз экспонатов; анализ полученных результатов [5, с. 123].

Прежде всего, осуществляются сбор, анализ и систематизация информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям подобного рода.

Затем специалист, отвечающий за данное направление деятельности, на основе имеющегося банка информации проводит опрос всех заинтересованных служб предприятия в целях выяснения мнений по поводу необходимости и широты участия в конкретных выставках и ярмарках.

После этого руководством принимается решение, на основе которого разрабатывается годовой план-график подготовки и участия в выставках и ярмарках. На основе годового плана могут разрабатываться квартальные или месячные планы. Затем конкретное задание по подготовке и участию в выставке или ярмарке доводится до ответственных подразделений и персонала.

Параллельно ведутся работы по определению затрат, а в дальнейшем — и составлению смет на конкретные экспозиции. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору требуемых материалов.

Затем, на основе предложенных дизайнерскими группами макетов, изготавливаются необходимые стенды, сопутствующее оборудование и упаковка.

Затем подбираются и готовятся штаты для работы на стендах, осуществляется руководство и контроль за работой вспомогательного персонала.

В случае если выставка или ярмарка проводится за рубежом, необходимо особенно тщательно изучить следующие вопросы: требования принимающей стороны к организации экспозиции; график работы; формы расчетов; налоговое, торговое, трудовое и экономическое законодательство; транспорт и транспортные расходы; виды и условия страховки; проезд и размещение сотрудников; таможенное и специальные правила и нормы; рекламное и информационное обеспечение [5, с. 127].

Рекламное обеспечение выставок и ярмарок должно органически входить в фирменный стиль, являться элементом маркетинговой и рекламной программы предприятия или фирмы.

Необходимо заготовить материалы для пресс-релизов, прайс-листы и каталоги.

Желательно еще до размещения экспозиции выяснить или уточнить вопросы, связанные с подготовкой помещений, стоимостью площадей и арендой специального оборудования, уборкой, наличием и стоимостью средств коммуникаций, охраной, освещением, энергои водоснабжением, штрафными санкциями, наличием потенциальных посетителей.

Необходимо позаботиться об удобном и престижном месте расположения экспозиции, наличии и условиях оплаты помещений складских и под временный офис, условиях сбора информации на данной выставке (что запрещено и что разрешено).

Заранее надо позаботиться о получении разрешения организаторов выставки на использование нетрадиционных форм рекламы, устройств, производящих шум, вибрацию и другие неудобства при их демонстрации. Определить, нет ли резкого диссонанса стилей, нежелательного контраста с соседними экспозициями [2, с. 78].

Необходимо самим или с помощью работников торгового представительства организовать посещение экспозиции важными гостями, нужными клиентами, представителями прессы, радио или телевидения. В случае если принято решение об освящении экспозиции служителями культа, надо заранее договориться с ними об этой процедуре, постараться придать положительный общественный резонанс с помощью средств массовой информации.

Необходимо тщательно, с учетом местного ландшафта, экстерьера и интерьера, продумать схему размещения всех наружных и внутренних экспонатов, не оставляя без внимания расположение вытяжек, вентиляторов, шкафов, панелей, обогревателей, розеток, вешалок, светильников и прочего оборудования [1, с. 89].

С организаторами выставки необходимо согласовать условия проживания, питания и отдыха персонала, пользование средствами транспорта и коммуникации, рассмотреть варианты проезда до гостиницы, наличие культурной программы, официальных встреч, приемов, пресс-конференций, проведение церемоний открытия и закрытия выставки или ярмарки.

Стенды на выставке. Стенды должны состоять из трех зон: зоны переговоров, хозяйственной зоны и зоны размещения экспонатов.

Оформить стенд помогут планшеты, диаграммы, плакаты и фотографии. Однако нельзя перегружать посетителей излишней текстовой информацией. Поэтому на выставочном стенде для концентрации внимания посетителей должны преобладать экспонаты по возможности в действующем виде. Если это невозможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстрационное табло, видеофильмы.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из светильников, зелени и цветов.

На некоторых выставках организаторы предоставляют готовые модули или блоки для компоновки стенда, однако не всегда они могут подойти по стилю к конкретной экспозиции. Поэтому лучше иметь наготове собственные неоднократно проверенные в деле (желательно компактные и удобные при транспортировке и эксплуатации) модули.

Экспонаты, требующие осторожного обращения или представляющие большую материальную ценность, должны быть ограждены с помощью стеклянных плоскостей, пластиковых барьеров, насыпанной на пол гальки или керамзита и т. п. Однако следует стремиться, чтобы подобные ограждения составляли со всей композицией органическое целое и не создавали диссонанс в восприятии.

Стенд должен быть художественно оформленным, но не пестрым. При большом скоплении посетителей в среднем внимание одного из них задерживается на стенде не более 5−10 секунд [4, с. 167].

Сотрудников должно быть достаточно для нормальной работы. Рекомендуется иметь двух стендистов на стенде длиной 2 м, на каждые дополнительные 3 м — еще одного, на каждые 12 кв. м общей площади — еще одного. При высокой плотности потока (например, при плотности потока четыре человека на 10 кв. м экспозиционной площади) лишь 3,5% посетителей из них смогут полноценно пообщаться с представителями фирмы. Документы к выставке. Чтобы на деле оценить все аспекты деятельности при подготовке к выставке, полезно составить следующие документы: тематический план экспозиции, с определением перечня экспонатов и их основных технических характеристик; тематико-экспозиционный план, представляющий собой своеобразный детально проработанный сценарий деятельности на стенде.

Эти планы служат основой для художественного проектирования стенда и тщательной разработки его художественного оформления. Генеральная компоновка стенда может основываться на индивидуальном, групповом или комплексном методах экспонирования предметов.